İK süreç yönetimi ile kurumsal fayda yayılacak
Autoland Otomotiv, kurumsal İK süreçlerinde sistemli ve takip edilebilir bir yapıyı İntesasoft işbirliği ile konumlandırdı. Bu yatırımla kurgulanan IBM Control Desk mimarisi, İntesasoft’un yazılım geliştirme yetkinliği ile birleşerek Autoland için farklı departmanlarda farklı ve fayda sunan yeni uygulamalar için fırsat noktası.
Otomobil filo kiralama şirketi Autoland Otomotiv, kurumsal insan kaynakları (İK) süreçlerini uçtan uca dijital bir yapıya kavuşturma hedefiyle İntesasoft ile önemli ve kapsamlı bir çalışmaya imza attı. Bu yatırım öncesinde Autoland bünyesinde İK odaklı bir yazılım veya uygulama yoktu ve geleneksel yöntemlerle süreç takibi yapılıyordu. Farklı illerde farklı noktalarda filo kiralamanın yanında günlük araç kiralama hizmetini de sunan Autoland için şubelerde istihdam ve bunun takibi, işe alınan kişinin eğitiminden sigorta süreci ve maaş ödemesine kadar tüm İK adımlarında otomatik bir yapıyı hakim kılmak yatırımda öncelik oldu. Daha önce görev yaptığı şirkette IBM Control Desk’i İK süreç yönetiminde kullandıklarını, elde edilen kurumsal faydalar ışığında Autoland’de de aynı çözümü konumlandırmayı hedeflediğini vurgulayan Autoland İK Müdürü Gizem Medine Küçük, şöyle devam etti:
“2022 Eylül’ünde Autoland’de göreve başladım ve gördüğüm bu önemli ihtiyaç için adımlar attım. IBM ve birkaç başka bilişim şirketiyle İK yönetimi uygulamaları odaklı görüştük. Bizim PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) yapısını da değiştirmemiz gerekiyordu. Fazla şubemiz ve fazla mesaimiz söz konusu olduğu için tüm bunların puantajını yapmamız önemliydi. Bu nedenle önce kurumsal bilişim yapısında bu değişimi yaptık, ardından da İK yazılımına sıra geldi. 2022 Ekim’i itibariyle bir yandan PDKS değişimine odaklanırken bir taraftan da İK uygulaması arayışına girdik. 2022 Kasım itibariyle İntesasoft ile el sıkıştık. İK uygulaması odaklı analiz sürecimiz ve İntesasoft ile bağlantımız planlı biçimde ilerledi. Çünkü İK gibi kritik bir konuda vakit kaybetmek istemedik. Kendi tarafımızda verileri düzenli biçimde toplamaya odaklandık, ki bu yatırımda esas vakit alan çalışma da bu oldu. Tüm verileri bir araya getirip tekilleştirdik, her birinin kontrolünü yaptık, eksikleri tespit edip gerekli düzenlemeleri yaparak İntesasoft’a ulaştırdık. Bu temeli düzgün atmak, bizim için çok önemli oldu.”
İK süreçleri ilk adım olacak
Autoland, İntesasoft desteği ile İK süreçlerini düzenlemek için IBM Control Desk yapısını hayata geçirdi ve kısa bir süre önce de kullanımına geçti. “Bu yapının her departman için bir düzen anlamını taşıdığını herkes biliyor” vurgusunu yapan Gizem Medine Küçük, bu kurumsal farkındalığın kritik önemine dikkat çekti. Konu İK süreçlerinin yönetimi olduğunda, tüm departmanların kendilerine has sorumlulukları var ve İntesasoft’un hayata geçirdiği IBM Control Desk yatırımı tüm departmanlar için hız, pratiklik ve fayda anlamını taşıyor. Bu vurguyu yapan Gizem Medine Küçük, detayları şöyle anlattı:
“Çalışanlarımız için bu yapının kullanımı konusunda eğitimler verilecek. Bu uygulamaya ‘puantaj’ bölümü ekleteceğiz. Bordrolar personellere gidiyor, ama o ay kesintisi var mı yok mu, prim alıyor mu almıyor mu, bunların hepsi maaş günü belli olan şeyler. Oysa biz bunları sisteme yükleyeceğiz ve çalışanlarımız, kendi puantajlarını geçmiş aylar için de rapora çekip görebilecek. Performans değerlendirmesi de çok kritik. Bundan önce sadece yönetici, çalışanı değerlendirirdi, yani süreç tek taraflıydı. Şimdi biz bunu 360 derece tam kapsama getireceğiz. Tüm çalışanlar sistem üzerinde rahatlıkla bütün puanlamalarını ve hedeflemelerini görebilecekler. Yılda iki defa çalışan bağlılık anketi yapılıyor ve bunu da Excel’de ya da Google Form’da yapmaktansa sistem üzerinde yapacaklar ve geçmişe dönük verdikleri cevapları da kolayca görebilecekler, tüm İK süreçlerinin takibini bizzat yapabilecekler. İlerleyen süreçte İntesasoft ile farklı yatırımları da hayata geçireceğiz. Bu yönde planlarımız var. IBM Control Desk’in kullanıcı dostu yapısı, İK süreçleri için ilk adımı attığımız bu köklü değişim adımlarında ekiplerimizin de desteğini alacaktır.”
İntesasoft yazılımları katma değeri pekiştiriyor
Yatırım başlığında atılan adımlar hakkında İntesasoft Kurucu Ortağı Buğrahan Kavukçu da değerlendirmelerini paylaştı. Control Desk ve Maximo’nun aynı altyapıdan çıkan iki ürün olduğu bilgisini paylaşan Buğrahan Kavukçu, “Autoland’in kullandığı Control Desk ürünü ITIL süreçlerini yani servis yönetimi, olay yönetimi, problem ve değişiklik yönetimi gibi çözümleri de içeren bir ürün” dedi. Kavukçu detayları şöyle anlattı:
“Autoland için özel olarak geliştirdiğimiz bir mobil uygulama var. Son kullanıcılar izin, masraf ve avans taleplerini mobil uygulamadan da girebiliyorlar. Bu kapsamlı ve zengin mimariyi sadece İK tarafı için konumlandırmanın eksik bir karar olacağını konuşmuştuk. Çünkü bu uygulama ile bir ürünün satın alımından hurdaya ayrımına kadarki tüm yaşam döngüsünü takip edebiliyoruz. Autoland’de ‘yardım masası’ tarafında da bu yönde bir ihtiyaç olduğunu konuşmuştuk, ama ilk hedefimiz İK süreçleri oldu. Bundan sonra ise şirket içerisinde bütüne yayılmak yönünde planlar var. Bu konuda iki taraf arasında görüşmelerimiz olacak. Çünkü IBM Control Desk çok esnek bir uygulama ve farklı amaçlar için de geliştirilebilir. İkincisi; biz İntesasoft olarak bir IBM partneri olduğumuz gibi, yetkin bir yazılım şirketiyiz. Müşterilerimizin uçtan uca tüm ihtiyaçlarını yazılım konusunda karşılamaya çalışıyoruz. Buna mobil uygulama, web uygulama gibi başlıklar dahil. Bu arada, Control Desk ile birebir entegre uygulamalar da yapabiliyoruz.”
Entegre mimari, kurumsal faydayı artıracak
Autoland Otomotiv, İntesasoft uzmanlığı ile ilk etapta İK süreçlerinin takibi için IBM Control Desk uygulamasını konumlandırdı. Temelde işe giriş ve çıkış süreçleri tamamen buradan izlenebilecek. Bir kişinin işe girerken nelere sahip olacağı, uygulamadaki checkbox’lar işaretlenerek belirlenecek. Orta, alt ve yönetici konumunda atamalarda süreç için gereklilikler, sahip olunan haklar, özlük hakları, maaş bilgileri ve zimmetleme kısımları, iş süreçleri, masraf süreçleri, avans süreçleri sistemde net biçimde görülecek. İntesasoft, Autoland Otomotiv ekiplerine eğitim verirken, bunu destekleyecek bir videoyu da çekti. Atılan bu adımların ardından, gelecek bir yıl içinde performans ve eğitim tarafında yeni çalışmalar yürütmeyi hedefleyen İntesasoft, performans yönetimi ile ilgili istekleri alıp uygulayacak. Böylece uzun soluklu, birbiri ile entegre ve birbirini tamamlayan başka başlıkları içeren bir yatırım hayata geçmiş olacak. Burada İK yönetim formu hayata geçerken, İntesasoft’un bunu çok daha farklı katma değerli hizmetlerle zenginleştirme yetkinliği söz konusu. Özellikle İK’nın dışında IT tarafını ilgilendiren IT varlıklarını de buradan takip etmek mümkün. Öyle ki, Autoland’in faaliyet gösterdiği bir havaalanındaki yangın söndürücülere kadar her şey zimmete eklendi. Autoland bünyesinde bu ürünün yetkinliği paralelinde yayılım bekleniyor. Bu yapıda süreçlere hakim ve IT-dışı envanteri de takip imkanı sunan bir süreç söz konusu. Satın alma süreçlerinin tamamı da bu yapıda. Autoland içinde bu ürünün kullanımının artması, olumlu geri dönüşler paralelinde şirket içinde kullanım yaygınlığını beraberinde getirecek, farklı departmanların da bu yönde talepleri güç kazanacak.
