Evyap’ta bilgi sistemleri ve süreç yönetimi kol kola

Bilgi sistemlerinin süreç yönetimi ile güçlendirildiği Evyap’ta yenilikçi BT yaklaşımı, başarılı projeler yaratıyor.

Evyap’ın 1927 yılında Erzurum’da sabun üretimiyle başlayan öyküsü bugün sabundan duş jeline, şampuandan kozmetiğe kadar birçok kategoriyle 100’ü aşkın ülkede devam ediyor. Bugün dünyanın önde gelen sabun ve kişisel bakım ürünleri üreticilerinden biri olarak konumlanan şirketin bilgi sistemleri yönetimi de, süreçleri odağına taşıyan yaklaşımıyla benzer bir başarı hikayesinin sahibi. Evyap bünyesinde yürütülen bilgi sistemleri ve süreç yönetimi çalışmaları, 2010 yılında yeniden yapılandırılarak aynı çatı altına toplanmış durumda. Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetim (BSSY) Müdürlüğü olarak faaliyet gösteren BT biriminin başında ise “Süreç Yönetimi Temelli Bilgi Teknolojileri Yönetimi” yaklaşımıyla hem ulusal hem de uluslararası arenada ödül almış bir CIO olan Fulya Bıçak Muştu var.
Biz de Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetim Müdürü Fulya Bıçak Muştu ile Evyap’taki bilgi sistemleri yaklaşımını, başarılı bir proje olan Polen sürecini ve önümüzdeki dönem projelerini konuştuk.

n Evyap’ta neden bilgi sistemleri ve süreç yönetimi tek bir çatı altında toplanmış durumda? Bu müdürlüğün oluşum sürecinden bahseder misiniz?
Geldiğimiz noktada başında bulunduğum Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetim (BSSY) Müdürlüğü altında 4 ana faaliyet alanı bulunuyor. Bunlar; Bilgi Sistemleri Yönetimi, Süreç Yönetimi, Operasyonel Malzeme Ana Veri Yönetimi ve Proje Yönetimi. Evyap Finans ve Yönetim Sistemleri Grup Başkanlığı’na bağlı çalışıyoruz. Evyap Şirketler Topluluğu’na bağlı yurtiçi ve yurtdışında faaliyet gösteren tüm şirketlere de bu dört başlıkta hizmet veriyoruz. Evyap İcra Kurulu Başkanı Mehmet Evyap’ın “Evyap 2.0” tanımlamasına paralel olarak da 2013 başında “BSSY 2.0” tanımlamasını yapmış bir grubuz.
Müdürlüğümüzün oluşum sürecine dönersek, ben Evyap’a 2010 yılının Ocak ayında tam SAP ERP sistemine geçiş sırasında danışman olarak katıldım. O noktada ilk hedefim; “SAP Bakım ve Destek” dönemine geçebilmekti. Bunun için de anahtar kullanıcılar, bunu yapacak kadro gibi birçok nokta önemliydi. SAP ERP 14 modülüyle devreye alındı ve sistemin oturmuş duruma getirilebilmesi için çok yoğun bir çalışma yürütüldü. Sonrasında “SAP Bakım ve Destek” planını oluşturduk. Bu süreçte ben de bölümümü bilgi sistemleri ve süreç yönetim grubu olarak konumlandırmayı düşündüm. Birimimizin de bilgi sistemleri ve süreç yönetimi olarak karmaşıklığı azaltan iş çözümleri oluşturulmasında departmanların ilk aklına gelen çözüm ortağı olmasını hedefledim. Evyap’ın değişen ihtiyaçlarına, üzerinde uzlaşılan sürede ve kalitede cevap verebilmek, doğru teknoloji ve süreci şirket için doğru zamanda konumlandırabilmek amacıyla bir yol haritası hazırladık ve İş ve Bilgi Sistemleri Grubu, “Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetim Müdürlüğü” olarak yeniden yapılandırıldı.

n Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetimi Müdürlüğü kaç kişiden oluşuyor?
Toplamda farklı şirketlerde olmak kaydı ile BSSY’ye bağlı 6 yönetici var. Toplam kadro 38 kişi. Şirketimizin yazılım ve donanım süreçlerini merkezi olarak yönetiyoruz. Şirketimizin kritik süreçlerinin yürütüldüğü sistemleri kadromuzla destekliyor, ileri seviye uzmanlık alanları için danışmanlık hizmeti alıyoruz.
n Bir yönetici olarak size ödül de kazandıran Polen Projesi’nden bahseder misiniz?
Biz Polen Projesini süreçleri içine adresleyen yeniden yapılanmanın bir parçası olarak gördük. Proje kapsamında önce değer zinciri denilen süreç ağacımızı çıkardık. Sonuçta da Evyap’ın 360 süreci olacağını ortaya koyduk ve bunu bir yıllık proje olarak yürütmeye karar verdik. Adını da “Polen”koyduk. Süreçler söz konusu olduğunda birbirine hesap soran ve geri bildirim alan bir yapı bulunduğu için biz de farklı birimlerle proje çalıştayları yapmaya başladık. Bu çalıştaylarda süreci belirlemenin yanı sıra iyileştirme alanlarını belirleme şansımız oldu. 360 tane çalıştay bittiğinde şirketimizde 800 civarı iyileştirme alanı ortaya çıktı. Bu iyileştirme alanları gruplandırıldı ve oldukça büyük projelere dönüştürüldü. Proje olarak bakıldığında şirketin bir senede kaldıracağından çok daha fazla proje sayısı ortaya çıktı. Onu da fazlar haline getirdik ve şimdi süreç yürüyor. Proje kapsamında aynı anda da BT’nin süreçlerini biz Polen projesinde çalıştık. ITIL uyarlamasına başladık. BT’nin mutfağında kendi içinde daha detaylandırdığımız bir yapı oluştu. Her seviyede yoğun destek verilen Polen projesi sonrası bu yaklaşım “Pruva” Projesi” adı altında Evyapport’a uygulandı.

n Biriminizde bugüne değin yapılan çalışmaları özetler misiniz? 2013 yılı gündeminizde yer alan projeler neler?
2012’nin ortalarında Evyap Malezya konusunda yatırımlarını hızlandırmaya başladı. Biz de odağımızı Malezya’ya çevirdik. Bu noktada bizim ülkelerdeki operasyon bağımsız mı merkezi mi olmalı karar vermemiz gerekiyordu. Biz üst yönetim desteği ile bunun merkezi olması kararını aldırdık. Malezya’ya SAP kurmaya karar verdik. Malezya’nın SAP’sini farklı bir şekilde konumlandırdık. Daha önce Türkiye’deki uygulama sırasında çalışmış danışmanlarımız ve anahtar kullanıcılarımızla bu projeyi üç ayda ayağa kaldırdık. Temel lojistik ve finans modüllerini geçici üretim tesisi için devreye aldık. Diğer taraftan ITIL bazlı çalışmalarımız kapsamında altı ayda bir planlama taleplerinin toplanması adı altında departmanların düşündüğü geliştirme noktalarını aldık. Birimlerle hizalanma çalışması yaptık. Tüm bu çalışmalar sonrasında ortaya çıkan proje portföyünü de daha profesyonel yönetmek adına proje yönetim birimi kurduk. 3 yıl için önümüze 65 proje geldi. İçinde yurtdışı yapılanması da barındıran bu farklı boyuttaki projeler için içerdeki iş kaynağının da gücünü tahmin ederek kaynak planlaması yaptık. Üst yönetime sunduk, onayını aldık. Proje yönetimi temellerimizi oturttuk, raporlama sistemlerimizi kurduk.
Biz şirketlerin bilgi sistemleri süreç yönetimi gruplarını kendi hedeflerinden sorumlu birimler olarak yönetmeye çalışıyoruz. Örneğin planlama taleplerinin toplanmasını önce şirketler bazında yapıyoruz. Daha sonra merkezde bütçeyi bir araya topluyoruz. Geçen sene Evyap’ın BT bütçesi 6 milyon dolardı. 2013 için 7 milyon dolar oldu. Yeni, yapılanmalarla 2014 yılı için çok daha büyük bir bütçe söz konusu olacak.

n Önümüzdeki süreç için projeleriniz ve planlamalarınız neler?
Önümüzdeki süreçte mevcutta yürüttüğümüz projeler arasında Rusya ve Ukrayna’nın altyapısının kurulması var. ERP sistemlerinin oturtulması, kadronun geliştirilmesi, Malezya’nın kalıcı üretim tesisinde SAP kurulması da diğer başlıklarımız. Mısır’ı da SAP omurgamıza dahil edeceğiz. Tüm donanım altyapımızı merkezi bir veri merkezi taşıma projemiz var. Projemiz “Plug and Play” adını taşıyor. Bu projede tüm sistemlerimizin merkezi bir veri merkezinde olağanüstü durum hizmeti ile konumlandırılmasını planlıyoruz. Yine küreselleşme adına SAP ileri planlama optimizasyon projesini başlattık. Bunu diğer ülkelere 2014’ten itibaren yaygınlaştırmaya başlıyoruz. Mobilite bizim için önemli bir başka başlık.

Polen Projesi uluslararası ödül

Evyap Bilgi Sistemleri ve Süreç Yönetim Müdürü Fulya Bıçak Muştu, göreve geldiği 2010 yılında Evyap’ta başlatılan Polen Projesi adını taşıyan “Süreç Yönetimi Temelli Bilgi Teknolojileri Yönetimi” yaklaşımıyla uluslararası arenada da başarısı taçlanmış bir BT yöneticisi.
Her yıl dünyadaki 100 bilgi teknolojileri liderinin seçildiği “CIO 100 Awards” yarışmasında ödül kazanan Muştu, yarışmada ödüllendirilen bilişim teknolojilerini en yenilikçi şekilde kullanarak fark yaratan 100 şirket arasına da bu projeyle Evyap’ı taşımış. Evyap, projeyle 2007’den bu yana Türkiye’den ödül alan ikinci şirket olmuş.