TEV, burslarla ilgili tüm süreçleri dijital ortama taşıdı
TEV Bursiyer Yolculuğu projesi ile bursiyerler ile ilgili tüm başvuru ve değerlendirme süreçleri dijital ortama taşındı. Zaman ve emek tasarrufunun yanı sıra kağıt harcamaları da ortadan kalktı.
Ayhan Sevgi
Türk Eğitim Vakfı (TEV), burs ve bursiyerler ile ilgili burs başvurusundan mezun oluncaya kadar tüm süreçlerin uçtan uca sistem üzerinden takip edildiği yeni bir sistemi hayata geçirdi. TEV Bursiyer Yolculuğu adı verilen bu proje ile bursiyerlerin tüm başvuru süreçlerinde harcanan zaman ve emekten tasarruf edildi hem de istenen evrakların sayısı azaltılarak kağıt harcaması asgari düzeye indirildi.
TEV Bursiyer Yolculuğu kapsamında teknoloji altyapımız üç temel unsurdan oluşuyor. Başvuruları aldığımız web sitesi, gerekli tüm kontrol ve değerlendirilmelerin yapıldığı ERP sistemi ve mülakat yapacağımız kişiler için hazırladığımız Mülakat Platformu. Bizim bu üç yapıyı birbirleri ile entegre etmemiz gerekiyordu” diyen TEV Bilgi İşlem Müdürü Mustafa Meral, şunları kaydetti:
“Önceki yıl TEV’e yaklaşık 45 bin öğrenci burs için başvurdu. Normalde yılda bir sefer Eylül ayında başvuru alıyoruz. Fakat yaşadığımız deprem felaketi nedeni 2023 yılında Şubat ayının sonunda sadece deprem bölgesi için açtığımız başvuru için 94.000 öğrenci, Eylül ayındaki normal sürecimizde ise 107.000 öğrenci başvuruyu tamamladı. Bu kadar yoğun bir başvurunun çok kısa bir sürede çalışanlar tarafından değerlendirilmesi her geçen gün bizleri zorlamaya başlamıltı. Yeni başvuranlar arasından mülakata katılmaya hak kazananlardan öğrenci başına yaklaşık 20 farklı evrak isteniyor ve bu evraklar tek tek inceleniyordu. Yoğun bir emek isteyen, başvuru ve değerlendirme süreçlerinin otomotize edilmesi ihtiyacını duyduk. Üç ana uygulamamızı birbirine entegre ederek TEV Bursiyer Yolculuğu projesini hayata geçirdik.
Teknik değerlendirme sistemini oluşturduk ve başvuru sırasında öğrencilerin sorulara verdikleri cevapları değerlendirip okul/fakülte bazında sıralama yapılması sağladık. Bu sayede mülakata çağrılacak öğrenciler daha şeffaf belirlenmiş oldu.
Mülakata katılmaya hak kazanan öğrencilerden istenen belgelerin hazırlanan e-devlet entegrasyonu ile e-devletten indirilerek yüklenebileceği bir sistem oluşturuldu. Bunlardan e devletten barkodlu alınabilen Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği, Adli Sicil Kaydı, Tarihçeli Yerleşim Yeri Belgesi, Öğrenci belgesi ve Transkript için web sitesi üzerinde barkod girilebilecek alanlar oluşturuldu. Tapu, araç kaydı, maaş bordrosu gibi belgeler için dosya yükleme alanları oluşturuldu. Barkodu girilen belgeler e devlet sistemi ile entegre olunarak indirilerek OCR dan geçirildi. Buradaki bilgiler veri tabanına yazıldı ve öğrencinin başvuru formunda verdiği bilgiler ile karşılaştırılarak tutarlı olup olmadığı belirlendi.
Mülakata katılacak öğrencilerin başvuru formunda verdikleri bilgiler ile e-devlet entegrasyonu ile bizim aldığımız veriler ile Mülakat Platformuna aktarıldı Mülakat Platformunu Outlook ve Teams ile tam entegre hale getirerek mülakat linkinin sistemden oluşturulması ve öğrencilerin web sitesindeki ekranlarına, komisyon üyelerinin ise maillerine takvim olarak gönderilmesi sağlandı. Aynı zamanda öğrencilere sms olarak da bildirimler gönderildi. Bu otomatizasyon sayesinde mülakatlara katılım sayısında önemli ölçülerde artış sağlandı. Mülakatın sonunda asil ve yedek üyeler mülakat platformu üzerinde belirlenerek mülakat sonuç tutanağının sistem üzerinden otomatik oluşması sağlandı.
Manuel yürütülen bu süreçler tamamı ile sisteme alınarak tüm süreci sayılabilir, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirdik. Birçok parametreye bağlı olarak raporlamaların yapılabilmesi, şeffaflık ilkesine bağlı olarak hesap verilebilirliğimiz artmış oldu. Ayrıca tüm başvurular ve belgeler incelenebildiği için kontenjan belirlemede de önemli kazanımlar elde etmemizi sağladı.
Dijitalleşme süreci ile birlikte TEV’in yıllık yaklaşık 500 bin kağıt belgeden tasarruf ettiğini belirten Mustafa Meral, açıklamaların şöyle sürdürdü:
“Hayata geçirdiğimiz yeni robot sistemimiz de bu platformun önemli bir unsuru haline geldi. Çünkü kontrollerin büyük bir kısmı da bu robotlar tarafından yapılmaya başlandı. Eğitim birimi çalışanlarımızın önceki dönemlerde öğrencilerden aldıkları bu evrakları inceleyip başarı durumlarını çıkarması 3 ay gibi bir süre alıyordu. Şimdi RPA teknolojileri ile bu belgeleri e-devletten indiriyor, OCR teknolojileri ile de okuyup başarı durumunun ise sistem tarafından çıkarılmasını sağlıyoruz. Bu sayede yıllık yaklaşık 400 adam/gün tasarrufumuz oldu ve 500 binin üzerinde kağıt baskıdan kurtulduk. Bu gelişme çevre adına da önemli katkılar sağladı. Ayrıca değerlendirme sürecinin uzun olması dolayısıyla öğrencilere verilen bursun ödemeleri de üç ay öncesine çekilmiş oldu.”
Mustafa Meral, oluşturdukları teknoloji altyapısının, burs veren pek çok vakıf ve kurumun da kullanımına açılabileceğini belirterek, sözlerini şöyle sürdürdü:
“Geçtiğimiz günlerde bir vakıf yöneticisi aradı ve ‘Bizim 600 tane bursiyerimiz var, tek tek transkrip okumayla uğraşamıyoruz, ne yapabiliriz?’ diye sordu. Biz de kendisine bu konuda yaptıklarımız hakkında bilgi verdik. Onlarda bizim sistemi kullanmak isteklerini dile getirdiler. Bu istek bizde sistemi bir genel bir platform haline dönüştürme düşüncesini doğurdu. Yalnız çok net söyleyebilirim ki buradaki asıl amacımız bu platformdan para kazanmak değil. Kısıtlı gelirleri ile öğrencilere destek olmayı amaçlayan STK’lara biz de destek olmak ve bu sayede daha fazla öğrenciye destek verilmesini sağlamak istiyoruz.”
