e-posta bütçenizi oluşturun
Bir iş günümüzün ne kadarını e-posta yazarak geçiriyoruz hiç hesapladınız mı? Eğer bu süre günde iki saati geçiyorsa lütfen tekrar düşünün. Eğer müşteri temsilcisi gibi sürekli müşterilerden gelen e-postaları okumak ve yönlendirmek gibi bir işiniz yoksa ve gününüzün yarısına yakını e-posta okumak ve yazmak ile geçiyorsa ciddi bir verimsizlik içinde olabilirsiniz…
Bu verimsizlikten kurtulmak için ise çeşitli öneriler, yorumlar var. Bunların içinde en çok beğendiğim olan yöntemi sizlerle paylaşmak istiyorum. Günlük e-posta bütçemizi oluşturuyoruz. Kulağa biraz garip gelse de sonunda söz konusu kaynak bizim zamanımız olduğu için ve onun bir kısmını e-posta okumak ve yazmak için kullandığımızdan buna da bir bütçe hazırlamak doğru bir yaklaşım. Sonuç olarak zaman da kısıtlı bir kaynak ve onu da en doğru şekilde kullanmak gerekiyor. E-postaya ayıracağımız bütçeye örnek olarak günde 2 saat diyelim. Bu 2 saat dışında kesinlikle e-posta uygulamasını açmıyoruz ve e-posta ile bilgi vermemiz gereken konular oluyorsa bunu not defterimize kısa kısa not alıyoruz. Telefon ile veya yüz yüze görüşerek halledebileceğimiz bir konu ise not almaya gerek yok, konuşarak daha doğru ve etkili bir iletişim kurmuş oluruz. Eğer biraz paranoyaklık varsa bu iki saati yarımşar saatlik dört bölüme veya on beşer dakikalık sekiz bölüme ayırabiliriz. E-posta uygulamanızı açtığınızda okumamız gereken mesajları okuyoruz sadece. Bunun ayrımını yapabilmek için doğru bir sınıflandırma yapmamız gerekiyor. Bugün kullandığımız birçok e-posta uygulaması tanımlanabilen kural setleri ile bu sınıflandırmaları yapabilir durumda. Kural setlerinizi doğru bir şekilde ayarladı iseniz bu e-postaları okumak ve bazıları için cevap yazmak on dakikanızı almayacaktır. Bu süre içinde e-posta olarak yazmak zorunda olduğunuz ve not defterinizde yer alan konuları da yazabilirsiniz.
Bazı kişilerin onay gibi durumlar nedeniyle anlık olarak maillerine bakmaları gerekiyor, bu arkadaşlar için ise önerim kural seti ile cep telefonlarından ayrı ses tonu ile uyarı alabilmeleri mümkün, bunu yapmaları.. Diğer bir yöntem ise sık sık iletişimde bulunduğunuz kişilere yönteminiz hakkında bilgi vermeniz ve beklentilerini bu şekilde oluşturmanız. Acil bir durum ise zaten erişilebilirsiniz.
Sonuç olarak eğer işimiz e-posta okumak değil ise, işimizi en doğru şekilde yapabilmek, işimize ve iş arkadaşlarımıza daha fazla vakit ayırabilmek için zamanı etkili kullanmamız gerekiyor. Günümüzün ofis hayatında en büyük zaman ve iletişim problemlerine neden olan e-posta yöntemi doğru bir şekilde kullanılmadıkça sadece yazanın değil, okuyanlarında vaktini alıyor… Bununla birlikte duruma göre doğru iletişim ve doğru iletişim kanalı birçok problemin de önüne geçebiliyor.
