Hesaplar adım adım elektronik ortama taşınıyor
E-defter; muhasebe yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik ortamda saklanmasını içeriyor. E-defter yazılım uyumluluk süreci de belli adımları içeriyor. Yazılım geliştiriciler, şirketlere bu konuda rehberlik yapıyor.
E-defter, e-fatura (e-invoice) ve e-arşiv (e-bill) uygulamaları birbirinden bağımsız olarak tasarlanan; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) tanımladığı standartlar doğrultusunda faaliyet gösteren uygulamalar. E-defter, Vergi Usul Kanunu’na ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlardan oluşuyor. Bu sistemde, defterler elektronik ortamda oluşturuluyor, kaydediliyor, saklanıyor ve ibraz ediliyor. Bugün itibariyle, Yevmiye Defteri ve Büyük Defter’in (Defter-i Kebir) e-defter uygulaması için standartları belirlenmiş durumda. E-defter uygulaması şu anda bu iki defteri kapsıyor. İlerleyen dönemlerde diğer defterlerin de dahil edilmesi söz konusu olacak. İnnova Finansal İşlem Çözümleri Direktörü Murat Kayıhan’ın belirttiği gibi, yazılım uygunluğunun nasıl yapılacağına dair bilgiler e-defter portalında yer alan “E-Defter Yazılım Uyumluluk Onay Kılavuzu”nda belirtilen senaryolara uygun olarak, Yevmiye Defteri ve Büyük Defter’in ve bunlarla ilgili berat dosyalarının sisteme yüklenmesi ile yapılıyor.
Standartlara tam uyum
E-arşiv; saklama ve yedekleme çözümü gibi algılanabilse de, aslında son kullanıcıya kesilen elektronik faturaların düzenlemesiyle ilgili tanımlamayı ifade ediyor. Bugüne kadar sadece 6 kurumun, Avea, Türk Telekom, TTNET, Vodafone, Turkcell ve Bursagaz’ın özel izinle son kullanıcılara e-fatura gönderebildiğine dikkat çeken Kayıhan, şu bilgileri paylaştı:
“Artık e-arşiv olarak adlandırılan yeni sistem ile birlikte son kullanıcıya fatura kesen şirket ve kuruluşların da faturalandırma işlemlerini elektronik ortamda yapmaları amaçlanıyor. GİB tarafından e-arşiv uygulaması ile ilgili standartlarla ilgili kılavuz henüz yayınlanmadığı için, şirketlerin bu alanda çözüm geliştirmeye başlamadığını söyleyebiliriz. E-fatura, e-defter ve e-arşiv ile ilgili olarak geliştirilen her uygulamanın GİB tarafından yayınlanan standartlara tam olarak uyumlu olması gerek. Standartlara uyumluluk, farklı paket programlar kullanan şirketlerce üretilen elektronik faturaların her şirketin sistemi tarafından sorunsuz olarak kullanılabilmesine imkân sağlıyor.”
Son ana kadar beklemeyin
e-Defter yazılım uyumluluk süreci belli adımları içeriyor. İlk adım yazılımı geliştiren şirketlerin gerekli evraklar ve “Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu” ile GİB’e başvuru yapması. İkinci adımda, raporun kabul edilmesini takiben GİB Test Aracı’nda 6 adet standart test senaryosunun başarıyla tamamlanması gündeme geliyor. Üçüncü adımda GİB’de yapılacak bir demo yazılımın tanıtımının yapılmasının ardından, demonun olumlu sonuçlanmasıyla yazılım uyumluluğunun verilmesi ve yazılımın adının ‘GİB E-Defter Portalında Uyumlu Yazılımlar’ listesine eklenmesi söz konusu oluyor. Gerek Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu’nun kontrolü, gerekse Test Aracı’na yüklenen e-defter test senaryolarının değerlendirilmesi GİB Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı tarafından yapılıyor. Digital Planet Genel Müdür Yardımcısı Murat Pekmezyan, şirketlerin e-deftere geçiş için ERP sistemlerinde yapmaları gereken geliştirmeler olup olmadığını belirleyip kendilerini bu konuda bilgilendirdiklerine işaret ederek, şunları ekledi: “Gerçek ortamda kusursuz bir şekilde e-defter üretilebilmesi için test sürecinde dikkat edilmesi gereken noktalar ile ilgili görüşlerimizi paylaşıyoruz. Toplantı ve sunumlarda e-defter kullanımının maliyet ve diğer avantajlarını belirtip e-deftere geçiş için 01.01.2015 tarihini beklemelerine gerek olmadığını ifade ediyoruz.”
Veriban Genel Müdürü Nükhet Kocameşe de şu bilgileri paylaştı:
“GİB’in e-defter yazılımı konusunda yapmış olduğu çalışmalar neticesinde, defterlerin elektronik ortamda hazırlanması için XML formatında bir standart olan ve uluslararası kullanıma sahip XBRL yani Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili esas alındı. Hazırladığımız e-defter uygulamasının getirdiği kolaylıklar arasında Veriban e-fatura, e-arşiv uygulamaları ile tamamen uyumlu olarak bütünleşik çalışacak.”
6 test senaryosunda 4 adım
Yazılımların GİB’in yayınladığı e-Defter Teknik Kılavuzu’na göre geliştirilmesi gerek. Yapılan geliştirmeler sonrasında uygulamaların GİB’in ilgili birimi tarafından test edilebilmesi için “Başvuru” süreçleri başlıyor. eFinans Satış Müdürü Aysel Bilay Kahya, yazılımların uyumluluk onayı başvurularının bir dilekçe ile ‘Gelir İdaresi Başkanlığı, İlkadım Cad. 06450 Dikmen Ankara’ adresine yapılacağını, başvuruda bulunulan yazılımın müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilen ticari amaçlı bir yazılım veya mükellefin kendi kullanımı için geliştirilen bir yazılım olduğu hususunun dilekçede açıkça belirtileceğini hatırlattı. Uyumluluk testleri 6 test senaryosu ve her senaryo için 4 test adımından oluşurken, test sürecinin başarılı olarak tamamlanması için her test senaryosunda test adımlarının ayrı ayrı ve sırası ile gerçekleştirilmesi gerekiyor. Oluşturulan test planında otomatik yönergeler takip edilerek, önce yevmiye defteri, daha sonra yüklenen yevmiye defterine ilişkin berat dosyası, daha sonra bir önceki adımda yüklenen yevmiye defterine ait büyük defter ve buna ilişkin berat dosyası yüklenecek. e-Defter ürününü kullanan müşterileri için başvuru sürecinden başlayarak kullanım ve bakım süresi kapsamınca danışmanlık verdiklerini vurgulayan Kahya’nın belirttiği gibi, e-arşiv ve e-fatura şu an e-defter ürününden bağımsız çalışan uygulamalar. En azından GİB’in hazırlamış olduğu yapı bu şekilde. Fakat gelecekte e-defter, e-fatura ve e-arşivin Türkiye’de kullanımı yüzde 90’ların üzerine çıktığında, bu uygulamalar da bütünleşik çalışabilecek.
Tutarlılık kontrolü GİB’de
E-defter formatı temelde muhasebe yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik ortamda saklanması. Bugüne kadar şirketler, bu defterleri muhasebe sistemleri üzerinden bir dosya çıktısı olarak belgeliyorlardı. Bu sebeple çıkan dosyaların formatlarında şirketten şirkete değişiklikler ortaya çıkıyordu. Mebitech Bilişim Yazılım Geliştiricisi Sinan Selimoğlu’nun dikkat çektiği gibi, yeni gelen e-defter sistemi ile beraber tüm defterler GİB’in belirlediği defter formatına uyum sağlamak zorunda kalacak. Bu uyum sürecinde ilk görev, şirketlerin muhasebe sistemlerini sağlayan yazılım şirketlerine düşüyor. Oluşturulan e-defterler, dünya genelinde bir standart olan ‘Genel Ana Defter XBRL Taksonomisi’ne uyumlu olmak zorunda. Bu aşamada, yazılım şirketlerinin bu XBRL yapısını iyi bilmeleri ve analiz etmeleri gerek. Çünkü oluşturulacak e-defterlerin bu taksonomiye uyumluluğunu kontrol edecek birim de yine yazılım şirketleri. Selimoğlu, uyumluluk testinin 3 ana başlıkta incelenebileceğini söyledi. Birincisi mükellef şirketten defter için gerekli veriler alındıktan sonra yapılan, veri doğrulama testi. İkinci aşamada, e-imza veya mali mühür ile imzalanmış e-defter dokümanı GİB’in verdiği kurallar doğrultusunda şematron testine sokuluyor. Bu aşamadan da geçen dokümanın, GİB’in e-Defter portalına gönderilmek üzere, berat dosyası oluşturulabilir. GİB sadece berat dosyasının tutarlılığını kontrol etmekle yükümlü. Selimoğlu’na göre, birçok e-fatura mükellefi, önümüzdeki sene yürürlüğe girecek e-defter sistemine uyumda zorluk çekmemek için hazırlıklara başladı.
Birçok başlıkta tasarruf olanağı
1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 3.2’nci bölümüne göre Tebliğ’de belirtilen esaslara uygun elektronik defter oluşturan, kaydeden, onaylayan, muhafaza eden yazılımlar GİB tarafından test edilmekte. Testi başarılı biçimde tamamlayan ticari yazılımlar www.edefter.gov.tr internet adresinden ilan ediliyor. Netsis Başkan Yardımcısı Medi Ventura, e-defter bütünleştirmesi sağlayan uygulamalarının kolay kullanımına işaret ederken, tüm kamu uygulamalarının birbirini desteklediğine dikkat çekti. Ventura’nın belirttiği gibi, süreçlerin birbirine bütünleştirilmesi mükerrer iş yapımının doğuracağı zaman kaybı, hata payı, iş gücü kaybı, düşük verimlilik gibi sonuçları da ortadan kaldıracak.
Vega E-Defter çözümünün, işletmeleri ERP sistemlerine bağımlılıktan kurtardığını, dolayısıyla işletmelerin yüklü ERP maliyetlerine katlanmadığını vurgulayan Vega Bilgisayar Genel Müdürü Okan Emir’e, Login Bilgisayar Projeler Müdürü Zeynep Gürdal şu bilgileri ekledi:
“e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin GİB tarafından duyurulan format ve standartlara uygun olarak elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü. Login ERP e-Defter Modülünü kullanma kararı veren şirketlere tüm aşamalarda rehberlik yapıyoruz. Çözüm tüm yasal mevzuatlara uygun geliştirildiği için tüm yeni kavramlara uyumluluğu var.”
DOĞRU YÖNTEMİ SEÇMEK GEREK
e-Defter uygulaması öncesinde şirketlerin muhasebe birimlerinde mutlaka kültür değişikliği yapılması gerek. e-Defter uygulamasının amaçlarından biri de kolay denetime olanak sağlaması olduğundan kağıt ortamında basılan defterlerden iki yönüyle farklılaşıyor. Link Bilgisayar ERP Danışmanı Hazal Gümüş, bunlardan birinin işlemlerin toplu olarak değil detaylı kaydedilmesi, diğerinin ise e-defterin, kâğıt ortamındakine göre daha fazla veriyi içermesi olarak gösterdi. Örneğin, defterdeki kayda esas bir belge varsa belgenin türünün, seri sıra numarasının ve tarihinin de e-defterde yer alması gerek. Gümüş’ün de belirttiği gibi, bugün de çoğu faturalama süreçlerinin yönetildiği yazılımlar, deftere kaynak verinin yer aldığı muhasebe sistemleri ile bütünleşik çalışıyor. e-Fatura’ya geçişte seçilen yöntem ve yazılım, kullanılan faturalama yazılımı ile tam bütünleşik ise e-Defter ile de bütünleşik olur. Ama aksi halde Gümüş, operatörlerin iş yükünün biraz daha artacağı kanısında.
YENİ BİR ‘E-MÜKELLEF’ MODELİ ORTAYA ÇIKACAK
e-Defter tutmak isteyen anonim veya limited şirket statüsündeki mükelleflerin öncelikle e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı kullanıcı haline gelmeleri gerek. KoçSistem Ar-Ge ve İş Uygulamaları Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu burada ekledi: “e-Fatura uygulamasını fiilen kullanma şartı bulunmamakta, kullanma izni almış olmak yeterli.”
e-Fatura’yı bütünleştirme yöntemi ile kullanan mükelleflerin e-Defter’i de mevcut bütünleştirmelerine dahil etmesi mümkün. e-Defter’in XBRL-GL teknolojisi, e-Fatura’nın e-Defter içinden referanslanmasını mümkün kılıyor. Çetinoğlu’nun dikkat çektiği gibi, bununla birlikte e-Defter’in e-Arşiv uygulaması kapsamında saklanması ve gerekli olduğunda ibrazı mümkün.
Şu ana kadarki e-Devlet uygulamalarının uyumluluklarının yanında, Çetinoğlu’nun belirttiği gibi, genel resme bakacak olursak; GİB’in bilgi teknolojilerini etkili şekilde kullanmaya devam etmesi ve diğer çözümlerle tam uyumlu yeni e-Devlet çözümlerini yürürlüğe sokmasıyla yakın gelecekte yeni bir e-mükellef modelinin ortaya çıkacağı görülüyor. Bu da mükelleflere sunulan hizmetlerin hızını ve kalitesini daha da artırabilecek.
BİR UYUM SORUNU YAŞANMADI
E-defter uygulamaları; defter yaratım sürecinin GİB tarafından belirlenen standartlar doğrultusunda gerçekleştirilmesi, kontrollerden geçerek verinin doğruluğunun sağlanması ve sonrasında GİB tarafına iletilen bilgilere onay alınıp defter bilgisinin elektronik olarak arşivlenmesini sağlıyor. “İhtiyacı olan tüm müşterilerimize zaten uygulamamız içerisinden defter bilgisi üretilmesini sağlayıp gerekli destekleri sunuyorduk. Şimdi bu işlemin elektronik olarak nasıl yapılacağını uygulamalı eğitimlerimizle paylaşıyoruz” diyen Workcube Başkan Yardımcısı Oğuz Demirkapı, bütünleşik yapı ile ilgili şu ‘uyum’ vurgusunu yaptı:
“e-Dönüşüm şeklinde adlandırılan bu süreçte standartları GİB bizzat kendisi yönlendirmekte. E-fatura gibi uygulamalarla yaratılmış verilerin e-defter içerisinde kullanılıyor olması zaten planlanmış ve uygulanan adımlar. Denetim ve yöntemler bizzat GİB tarafından yönlendirildiği için şu ana kadar herhangi bir uyum sorunu yaşandığını düşünmüyorum.”
BÜTÜNLEŞİK YAPI, VERİMLİLİK SAĞLIYOR
E-defter yazılımlarının uyumluluğu, bir Kurumsal Kaynak Planlaması veya bütünleşik ticari yazılım ile birlikte değerlendirilmekte ve hesap açma, hesaba kayıt yapma, değişiklik yapma, kaydetme, dönem sonu işlemleri, kontrolleri içeren iş akışları ve 19 Aralık 2012 tarihli Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e uygun içerikte yevmiye kayıtları oluşturma aşamalarını içermekte. Yazılımların E-Defter Yazılım Uyumluluk Kılavuzu’nda açıklandığı şekilde XBRL standartlarında e-defter ve berat oluşturma, mühürleme, zaman damgası ve saklama ile ilgili gereklilikleri yerine getirmeleri gerekiyor. E-fatura, e-defter ve kayıtlı elektronik posta kullanımında şirketlere rehberlik, danışmanlık ve anahtar teslimi çözüm hizmetleri verdiklerini söyleyen Soft Yazılım Müdürü Birol Umay, bütünleşik yapıyı şöyle anlattı:
“Soft E-Belge Çözümü, E-Fatura, E-Defter, KEP, E-Arşiv ve benzeri tüm uygulamalar ile uyumlu ve yeni uygulamalar için de bir platform. Tüm yazılım çözümleri ile bütünleşik olabilecek yapısı sayesinde, tüm e-belge uygulamalarını, saklama ve arşiv gereksinimlerini karşılıyor. Gelen fatura ve belgelerin iş süreçleri ile ilişkilendirilmesi ile verimlilik yaratılıyor.”
