E-defter, kapsamlı faydaların ilk adımı olacak
E-defter uygulaması, gerek kamunun takibi, gerek şirketlerin muhasebe süreçlerinde tasarruf ve fayda elde etmesi, gerekse kayıtdışına karşı yürütülen mücadelede büyük önem taşıyor.
E-defter üretilmesi süreci; standart alanları içeren XBRL dosyaların ve beratlarının oluşturulmasını, imzalanmasını ve bunların GİB Portalı’na yüklenmesini içeriyor. Dolayısıyla sektör bazında bir farklılaştırma şu an için söz konusu değil. Ancak Digital Planet Genel Müdür Yardımcısı Murat Pekmezyan, ilerleyen süreçte sektör bazında farklılaştırmaya gidilmesi ihtimalini göz önünde bulundurduklarını ifade etti. E-defter uygulamasına geçen şirketlerin basım, kâğıt, arşivleme, işgücü ve noter masrafları önemli ölçüde azalacak. Uygulamanın sağlayacağı bu maliyet avantajı da şirketlerin kârlılığını artıracak ve Pekmezyan’ın da belirttiği gibi, piyasayı olumlu etkileyecek. Pekmezyan’a göre, vergi denetçilerinin elektronik ortamda ve -muhtemelen yakın bir gelecekte- mükelleflerin bulunduğu yere gitmeksizin uzaktan erişim ile denetim yapabilecek olmaları vergi denetimi açısından bir devrim niteliğinde olacak. Login Bilgisayar Projeler Müdürü Zeynep Gürdal’a göre bu tabloda, e-defter uygulaması kurumların daha da disiplinli olmasını sağlayacak. Bunun sonucunda, kısa dönemde olmasa bile uzun dönemde daha sağlıklı ve istikrarlı mali tablolar ortaya çıkacak.
Sonuçta, Netsis Başkan Yardımcısı Medi Ventura’nın da dikkat çektiği gibi, defterlerin kâğıtlara basılarak saklanması gibi zaman ve maliyet gerektiren işlemler, bu uygulamalar sayesinde artık elektronik ortamda yapılabiliyor. E-fatura, e-arşiv ve e-defter uygulamaları, şirketleri daha hızlı ve tasarruflu kılmanın yanı sıra doğa dostu olmalarına da katkıda bulunuyor. Aynı zamanda kayıt dışı ekonominin kayıt altına alınmasını da kolaylaştırıyor. Soft Yazılım Müdürü Birol Umay ise şu bilgiyi paylaştı:
“Soft E-Defter Uygulaması, şirketimizin Softtrans ve Softfinans Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımları ile bütünleşik çalışıyor. Bu nedenle lojistik, taşımacılık, tedarik zinciri yönetimi, operasyonel araç ve filo kiralama sektörleri için özel modülleri de içinde barındırmakta, sektör bağımsız olarak da kullanılabilmekte. E-fatura ve e-defter uygulamaları iş süreçlerinin iyileştirilmesi ve verimliliğin artmasına destek verecek, kurumların teknolojik altyapılarının iyileştirilmesi, iş sürekliliği ve kurumsallığın gelişmesinde itici bir güç oluşturacak.”
Kurum kültürü de değişecek, gelişecek
Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre e-defter standardı mükellef grupları bazında farklılaştırılabilir. Ancak Link Bilgisayar ERP Danışmanı Hazal Gümüş’ün de dikkat çektiği gibi, henüz herhangi bir sektör için özelleştirme yapılmadı. E-defter uygulamasından önce de, gerek TTK gerek VUK’a göre tutulması gereken Defter-i Kebir ve Yevmiye için sektörel bazda bir özelleştirme yoktu. Diğer taraftan, e-devlet uygulamaları kapsamında hayatımıza giren e-fatura ve e-defter genelde mevzuat değişikliği olarak algılanıyor. Oysa, Hazal Gümüş’ün belirttiği gibi, defterler ister kağıt ortamında ister elektronik olarak hazırlansın, içerikleri için geçerli olan mevzuat aynı. Buradaki temel fark hazırlanacak elektronik verinin GİB’in belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanması ve gerçek kişiler için elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişilerin ise mali mühürleri ile onaylaması. E-defter tutacaklar için bir diğer kriter de defterlerin GİB’den uyumluluk onayı almış bir yazılım ile veya kendilerinin geliştirdiği ve GİB’den uyumluluk onayı alacakları bir yazılım ile hazırlanacak olması. Hazal Gümüş bu yapının birçok başlıkta faydalarını da şöyle anlattı:
“e-Defterin ve diğer tüm elektronik ortamda düzenlenen evrakların genel olarak kurum kültürünün değişmesinde olumlu olması bekleniyor. Bu uygulamaların kâğıt israfını en aza indiren çevreci politikalar olduğu göz ardı edilmemeli. Özellikle e-defter uygulamasının iç ve dış denetimi çok kolaylaştıracağı aşikâr. Ortak bir raporlama sistemi kullanıldığından kullanılan muhasebe programından bağımsız olarak denetimin tek bir araçla herkes tarafından yapılmasına olanak sağlanmakta. Böylece vergi denetimi açısından ciddi avantajlar ortaya çıkmakta.”
Tüm taraflar için kolaylık sağlayacak
Şu aşamada sektör ya da farklı alanlara yönelik olarak farklı modüller söz konusu değil, tamamen yasal düzenlemelere göre geliştirilen e-defter uygulaması tüm sektörlere hitap ediyor. Ancak, KoçSistem Ar-Ge ve İş Uygulamaları Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu’nun da belirttiği gibi, önümüzdeki dönemde GİB farklı sektörler için farklı e-defter format ve zorunluluğu getirebilir. Dolayısıyla, ilerleyen dönemlerde mükellef grupları itibariyle farklı içeriklerde e-defter tutulması mümkün olabilir.
E-defter, hem mükelleflerin hem de birçok kamu ve özel sektör kurumunun birçok amacına katkıda bulunacak olan bir uygulama. Bilgi teknolojilerinin iş dünyasının stratejik kararlarını etkilediği günümüz dünyasında diğer e-devlet uygulamaları gibi e-defter uygulamasının da hayata geçmesini kaçınılmaz bir durum olarak gördüklerinin altını çizen Çetinoğlu’na göre, e-defter uygulaması en başta mükelleflerin maliyetlerine ciddi katkı sağlayacak. Çünkü kurumlar; baskı, kâğıt, toner tasarrufunun yanı sıra arşivlemeden ve noter tasdiklerinde doğan maliyetler ile işgücü ve zamandan da önemli oranda tasarruf sağlayacaklar. E-defter uygulamasına geçen kurumlar defter kayıtlarının oluşturulması ile ilgili yükümlülüklerini değişen teknolojik ve idari ihtiyaçlara uygun biçimde revize edebilecekler ve elektronik denetim için de uygun altyapıyı oluşturabilecekler.
Ayrıca Çetinoğlu’nun da belirttiği gibi, e-defter uygulamasının, ibraz yükümlülüğünün gerektirdiği pek çok durumda belgelerin hazırlanması, işgücü sağlanması ve denetimcilerin incelmelerini mükellefin işyerinde yapmasına gerek bırakmaması gibi çeşitli faydaları da olacak. “Bununla birlikte, e-defter ibrazının sadece vergi denetimi işlemleri ile sınırlı olmadığını da belirtmek isteriz” eklemesini yapan Çetinoğlu, şu örneği paylaştı:
“Mahkemeler veya kredi incelemeleri gibi çeşitli durumlarda bankalarca da istenen birtakım bilgilerin standart bir formatta hazırlanması ve bu bilgilerin ilgililerce daha çabuk analiz edilmesi de e-defter uygulaması ile mümkün olacak. E-defter, sadece mükellefler için değil, bundan yararlanacak olan farklı taraflar için de farklı kolaylıklar sağlayacak. Sonuç olarak, e-defter uygulamasının hem kurumsal hayata hem de e-devlet politikalarına önümüzdeki dönemde hız, kolaylık ve maliyet avantajı olarak yansıyacağını söyleyebiliriz.”
Yapı giderek şeffaflaşacak
GİB’in belirttiği standart uygulamada sektör bazlı değişiklikler yok. Fakat GİB sektörler tarafından talep edilen değişiklikleri değerlendirerek e-defter ürününün genelinde bu kuralları uygulamaya çalışıyor. “Mevcutta e-defter kullanan firmalarda bu durum bir sıkıntıya neden olmadı” diyen eFinans Satış Müdürü Aysel Bilay Kahya, gelecek dönem yapılacak güncellemelerin bu şekilde genele uygulanıp uygulanmayacağı kararının GİB’in yetkisinde olduğu bilgisini paylaştı. Geliştirdikleri üründe gelecek dönemde sektör bazlı şirketlerin işine yarayacak ek çalışmaların yapılacağının öngörüldüğüne dikkat çeken Kahya, bu çalışmaların standart e-defter yapısını bozmayacağını, sadece ürüne ek özellikler katacağını hatırlattı. Daha şeffaf bir yapıya işaret eden Kahya, şirketlerin etkin kullanımın sağlayacağı faydalara dair öngörülerini şöyle sıraladı:
• Denetim süreleri kısalacak.
• Yıllık raporlamalar ve denetimler artık aylık yapılabilecek.
• Şirketin anlık mizanı görülebilecek.
• Kredi değerlemesi daha sağlıklı yapılabilecek.
• Anlık bilanço çıkartılabilecek.
• Veriler daha sağlıklı veriler olduğu için Türkiye’nin kredibilitesi artacak.
• Uluslararası ortak denetime imkân sağlanacak.
• Farklı yasal ortamlarda faaliyet gösteren uluslararası şirketlerin hem yönetsel hem de iç/dış denetimleri ortak bir standartta toplanacak.
Şüphesiz piyasada bulunan birçok şirket farklı ERP yazılımları kullanıyor. E-defterin her şirkette aynı formatta yayınlaması gereksinimi, her yazılım için bir ayrı modül olması gerekliliğini doğurdu. Bu noktada “Yazılıma özel e-defter modülleri bir zorunluluk haline geldi” tespitini yapan Mebitech Bilişim Yazılım Geliştiricisi Sinan Selimoğlu’nun da dikkat çektiği gibi, her modül aynı e-defter dosya standardını yakalamak zorunda. Devlet ve şirketler arasında geçen bütün süreçlerin elektronik ortamda gerçekleşmesi ise hem oluşacak hataların hem de kayıtdışı ekonominin engellenmesindeki ilk aşamayı oluşturacak. Sonuçta elektronik ortama aktarılan her süreç; zaman kaybını ve kâğıt israfını da engelleyecek.
Giderler kâr halini alacak
Sektörel eğilimden çok, Workcube içerisinde sunulan modüllerin yarattığı verilerden defter verisi olabileceklerin hepsini kapsayacak şekilde bir çalışma yaptıklarını, sektörel yönelimden bağımsız bir şekilde tümleşik çözüm sunduklarının altını çizen Workcube Başkan Yardımcısı Oğuz Demirkapı eklemeden geçmedi: “E-defter uygulaması ile şirketler özellikle resmi onay ve kâğıt gibi masraflardan kurtulup bu gideri kâra dönüştürecekler. İşlemlerin daha hızlı ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesi de genel olarak süreçleri hızlandıracak.”
ŞEFFAF VE HIZLI SÜREÇLER
E-defter uygulaması, tüm mükellefler için standart bir şekilde uygulanacak. GİB, uygulama birliği olması açısından çıkardığı tebliğlerde bunu açıkça belirtiyor. “E-defter, e-fatura, e-arşiv gibi ticari hayata getirilen kolaylıklar şirketlere en fazla tasarruf imkânı sağlayacak” yorumunu yapan Veriban Genel Müdürü Nükhet Kocameşe’nin de dikkat çektiği gibi, bunlar da giderlerin azalması şeklinde şirketlere yansıyacak. Yani iş gücü, kırtasiye giderleri gibi kalemlerde ciddi bir düşüş yaşanacak. Kocameşe’ye göre, firmalar arası işlemler hızlı bir şekilde yapılacak, satış, tahsilat gibi işlemler kolaylıkla gerçekleşecek. Diğer yandan, vergi idaresinin kontrol görevi daha şeffaf ve hızlı olacak. Bu tabloda Kocameşe, ekonomik açıdan karar verici kurumlara bilginin hızlı ve güvenilir bir şekilde ulaşmasının, alınacak kararlara yön verici olacağı kanısında.
KAYITDIŞI EKONOMİYİ AZALTACAK
“Elektronik defter tutma koşulları yasal yönetmelikler çerçevesinde belirlendiği için, uygulama sektör bazında ayrışmıyor” bilgisini veren Vega Bilgisayar Genel Müdürü Okan Emir, dolayısıyla tüm elektronik defter geliştiricilerin, yasal otoritenin yayımladığı kılavuzlarda belirtilen formatlara uymak zorunda olduğuna dikkat çekti. Mevcut itibariyle Yevmiye ve Defter-i Kebir gibi defterleri kapsayan elektronik defter uygulamasının, önümüzdeki dönemlerde diğer tüm yasal defterler için de geçerli olması bekleniyor. “Elektronik defter uygulamasında beklenen şube senaryolarının da devreye girmesiyle birlikte, çok şubeli işletmelere büyük kolaylıklar sağlayacağını tahmin ediyoruz” beklentisini dile getiren Okan Emir, ekledi: “E-devlet politikalarında yansıması ise, kayıtdışı ekonominin azaltılması açısından e-defter uygulamasının büyük etkilerinin olacağını öngörebiliriz.”
ŞİRKETLERE VE KAMUYA FAYDA SAĞLAYACAK
E-defterin standartları GİB tarafından açık bir şekilde tanımlanmış durumda. Madeni yağ, tütün, alkol ve kolalı gazozlar sektörleri 2014 yılı içerisinde e-defter kullanımına geçmekle yükümlüler. Bunların dışındaki sektörlerde ise şu an için e-deftere geçiş isteğe bağlı. Ancak, İnnova Finansal İşlem Çözümleri Direktörü Murat Kayıhan’ın da belirttiği gibi, önümüzdeki yıllarda başka sektörlerde de e-defter kullanımının zorunlu hale getirileceği düşünüldüğünde, e-fatura altyapısına geçen şirketlerin şimdiden e-defter planlamalarını da yapmalarında büyük fayda var. Kayıhan’a göre, e-defter uygulamasının getirdiği birçok avantaj var. Şirketlerin gelir-gider, tahsilat-ödeme takiplerini daha rahat ve kolayca yapmaları gibi basit faydaların yanında, raporlama ve analiz gibi yöntemler de gelecek planlamaları açısından kurumlara fayda sağlıyor. “Uygulamanın, kurumsal hayatta hız ve verimlilik kazandıracağını düşünüyoruz” yorumunu yapan Kayıhan, uygulama e-devlet politikaları açısından değerlendirildiğinde ise resmi tüm süreçlerin elektronik ortama taşınması hedefinin önemli ayaklarından birisinin hayata geçeceğine dikkat çekti. Vergi denetimi ve tahsilatı açısından da verimliliğin artacağı ortada.
YÜZDE 50-90 ARASI TASARRUF
E-defter uygulaması, e-defter mükellefin bulunduğu yerde çalışan, burada gerekli işlemi yapıp aktarılması gereken dosyayı GİB’e aktaran bir uygulama. E-fatura uygulamasına da dayanak olarak kabul edilen kanun ve mevzuat değişiklikleri ile Maliye Bakanlığı, her türlü defter, kayıt ve belgelerin elektronik ortamda tutulması, iletilmesi, saklanması konusunda yetkilendirildi. “E-defter, VUK ve TTK hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin, duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkân tanımayı hedefleyen, hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü” tanımlamasını yapan TÜRKKEP Genel Müdürü Yüksel Samast’ın da belirttiği gibi, başlangıç aşamasında yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik defter kapsamında tutulması öngörülüyor. İlerleyen dönemlerde diğer yasal defterlerle ilgili de e-Defter uygulamasının kullanılması da öngörülüyor. Samast eklemeden geçmedi: “Türkiye’de bir şirketin defter maliyeti ortalama 800 TL’den başlamakta ve 500 bine TL’ye kadar ulaşmakta. E-defter maliyeti ile bu masraftan yüzde 50 ila yüzde 90 arası tasarruf sağlanacak. Bu tasarrufa işçilik, arşiv, noter onayı veya düzenleme dâhil değil.”
e-Defter şeffaflık getirecek
“Uygulama çerçevesinde e-Defter için yine uyumlulukta istenen şartlardan biri e-Defter tebliğine uygun arşivleme yapılmasıdır” diyerek sözlerine başlayan Detaysoft Ürün Müdürü Onur Pekerten, “Yine e-Arşiv ve e-Faturadaki kritik nokta verinin tutulma zorunluluğudur. Buda mükelleflerce kanuni süreler dahilinde (TTK 10 yıl, VUK 5 yıl) saklanmalıdır. Bununla birlikte oluşan e-Defter kayıtlarının bir belgeye istinaden olması durumunda bu kayıtların e-Defterde görülebilir olması gereklidir” dedi.
Pekerten’e göre, e-Defter uygulaması öncelikle şirketleri ciddi maliyetten kurtaran bir uygulama ve mevcut kağıt defter basan şirketlerin noter maliyeti, saklama (depolama) maliyeti, taşıma maliyetlerini yok ediyor. Pekerten sistemin faydalarını şu şekilde anlatmayı sürdürüyor:
“Sistem; mali raporları güçlü bir altyapı ile destekliyor ve hızlı bir erişim hizmeti sağlıyor. Şeffaflığı benimseyen ve kurumsal kültüründe bu yetkinliği barındıran şirketler için e-Defter uygulaması çok önemli bir yer tutuyor. Bu uygulama şirketlerin finansal süreçlerini düzene sokması açısından da bir fırsat olarak algılanmalı.”
KAPSAMLI DÖNÜŞÜMDE İLK BÜYÜK ADIM
“Biz Nebim olarak e-defter, e-fatura ve e-arşiv gibi e-devlet uygulamalarını, kapsamlı bir “e-dönüşüm” projesinin safhaları olarak görüyoruz” diyen Nebim Yönetim Kurulu Üyesi ve Genel Müdür Yardımcısı Murat Demiroğlu, tüm bu projelerin ortak noktalarını, ‘şirketin ticari işlemlerinin kamu kurumları ve diğer şirketler ile hızlı ve kolay bir şekilde bütünleştirilmesi’ olarak özetledi. Bu sayede, otoritenin belirlediği standartlarda ve elektronik ortamda uzaktan denetime uygun bir altyapı hedefleniyor. Demiroğlu’nun da belirttiği gibi, e-dönüşüm projeleri sayesinde şirketler hem kayıtlarının güvenliğini ve değiştirilemezliğini sağlayacaklar, hem de baskı, kağıt, kartuş, arşivleme, noter onay masrafı, işgücü ve zamandan tasarruf edecekler.
“Mükelleflerin kendi yazılımlarını geliştirip GİB tarafından e-Defter Uygulaması Yazılım Uyumluluk Onayını almaları teorik olarak mümkün olsa da uzun vadede bunun ideal bir yaklaşım olmayacağını düşünüyoruz” yorumunu yapan Demiroğlu’na göre, bunun en önemli nedeni, e-defterin bağımsız bir proje olmayıp, uzmanlık gerektiren, kapsamlı bir “e-dönüşüm” projesinin safhalarından sadece birisi olması. Otoritenin e-defter için belirlediği standartlar ve gereksinimler zaman içerisinde gelişmeye devam edebileceğinden, başka e-devlet projeleri ile ilişkilendirilebileceklerinden, yazılım geliştirme faaliyetlerinin de uzman ekipler tarafından yürütülmesi ise en doğrusu.
