Tümleşik yapıyla gelen kesintisiz iş süreçleri
Yeni nesil ofisleri şekillendiren teknolojiler, bütünleşik mimari platformuna oturtuluyor. Bu yaklaşım çalışanlara yer ve zaman bağımsız, iş süreçlerini yürütme olanağı sunuyor. Bu anlamda yeni nesil ofis kavramıyla gelen pek çok teknolojiyi görüyoruz ve hatta kullanıyoruz.
Yakınsama çözümlerinin bu kavram içinde ilk akla gelenler olduğunu belirten Bircom CEO’su Burçin Bircanoğlu, şunları aktardı: “Örneğin, bugün artık kurumsal haberleşmede, karasal hat, GSM ve VoIP birbirinden ayrı düşünülen şebekeler değil. Bunların birbirleri ile iç içe geçmesini ve birbirlerini yedeklemesini sağlayan ürünler öne çıkıyor. Örnek olarak VoIP, PRI ya da analog bağlantı sunan GSM ağ geçitlerini verebiliriz. Bir adım daha ileri giderek bu tür yakınsama çözümleri sunan ürünler sayesinde artık masamızdaki telefonumuz ile cep telefonumuz arasında fark olmayan bir çalışma ortamı artık mümkün.”
GSM’in iş dünyasına katkılarının yeni olmadığını vurgulayan Bircanoğlu, “Ancak ofis dışında iken sizi masa telefonunuzdan arayıp ulaşamayan bir müşterinizin sizi bir de cep telefonunuzdan aramasını sağlamanız gerekli idi. ‘Seni aradım ama ulaşamadım, cep numaran bende kayıtlı değildi,’ diye başlayan cümleler artık iş hayatından çıkıyor. Yine benzer şekilde, ‘Ben şu anda dışarıdayım, bizim ofisten, Ahmet Bey’i arayabilir misin’ gibi müşterilerimize bilgi ve destek verme süreçlerini uzatan cümleler de artık yok” dedi.
Ayrılmaz ikili; donanım ve yazılım
Canon Eurasia Fotokopi Makineleri Ürün Müdürü Onur Yörükoğlu’na göre yazılım ve donanım eskiden birbirinden ayrı birer teknoloji kolu gibi gözüküyordu. Ancak günümüzde yazılımla desteklenmeyen donanımların ofislere iş akış çözümleri sunduğunu söylemek mümkün değil. Yörükoğlu şunları ifade etti: “Artık yeni nesil ofisler daha güvenli, daha üretken ve daha az maliyet oluşturan cihazları tercih ediyorlar. Bu özellikleri de donanımlardan elde ettiğimiz gibi zaman içerisinde geliştirilebilir yönü olmasından dolayı yazılımlarla takip etmek, ofisleri iş akış şemalarında değişikliğe gitmeleri durumunda bir tek donanıma bağlı kalma zorunluluğundan kurtarıyor.”
Yeni nesil ofis kavramıyla öne çıkan başlıca kavramların mobil ofis ve Exchange e-posta sistemi olduğunu belirten daha.net Genel Müdürü Timur Çataklı, bu sistemlerin çalışanlara sağladığı özgürlüğün ofis ve iş yapma kavramlarını kökten değiştirdiğini vurguladı. Çataklı şöyle devam etti: “Ancak bu sistemlere ait yazılım ve donanımları satın almak; sürdürmek oldukça maliyetli. Bu noktada Hosted (Barındırılan) Exchange çözümleri, sahada çalışan bir ekibe sahip şirketlere ilaç gibi geliyor. Pahalı sistemler almak ve bu sistemlerin sürdürülebilir halde kullanılması için bir teknik eleman barındırmak yerine ‘kullandığın kadar öde’ modeli ile çalışan Barındırılan Exchange sistemine geçmek çok daha verimli ve ekonomik oluyor. Her geçen gün birçok şirket barındırılan Exchange’in gücünü keşfediyor ve sistemlerini bu altyapıya taşıyor. Kullanıcı sayısına göre ücretlendirilen bu sistem ile her şeyin ölçeklendirilebilir olması, sahadaki ekibin ofisini yanında taşımasını sağlıyor.”
Birleşik altyapı anlayışı
HP Türkiye Kişisel Sistemler Grubu Ülke Müdürü Ertuğ Ayık, birleşik altyapı yaklaşımıyla hem işletmelerin teknolojideki yatırımlarının hayat eğrisinin uzatıldığını hem de sürdürülebilir bu yapılarla enerji ve donanım kaynaklarında tasarruf sağlayarak çevreye duyarlı bir hizmet sunulduğunu belirtti. Birleşik altyapılar aynı zamanda sanallaştırma ve bulut bilişim ile yazılım ve donanım kaynaklarının ihtiyaç kadarıyla esnek bir şekilde kullanılmasını sağlayarak veri merkezlerini ve operasyonlarını basitleştiriyor. Uygulama sayısının azaltılması, uygulamaların standartlaştırılması ve tüm bu veri merkezi sisteminin tek bir platformda birleştirilmesiyle birleşik veri merkezleri, iş riskinin azalmasını, bakım ve onarım maliyetlerinin düşmesini sağlıyor. Diğer yandan bakım süresi kısaltılıyor. Dolayısıyla BT departmanlarının değişen ve artan iş ihtiyaçlarını karşılamak üzere ekiplerini inovasyona kaydırmasını sağlıyor.
Geleceğin çalışma ortamı: Mobil ofisler
Mobil ofis çözümlerinde ön plana çıkan uygulamalardan birinin IP telefon hizmetleri olduğuna işaret eden İşnet Genel Müdürü Selim Selvi, geleneksel telefon santral yapısından farklı olarak geliştirilen yapıda, IP telefon cihazlarının yanı sıra dizüstü ve avuç içi bilgisayarlara yüklenebilecek yazılımlar ya da akıllı telefonlar üzerinden de kişilere aynı telefon numarası üzerinden erişim sağlanabildiğini kaydetti. Selvi şöyle devam etti: “Ayrıca sesli mesaj özelliği kullanılarak, gelen mesajlar telefon cihazından dinlenebildiği gibi, mesaj e-posta olarak da kişinin gelen kutusuna gönderilebilir. IP telefon hizmetlerinin yanı sıra ön plana çıkan diğer bir hizmet de video konferans ve görüntülü görüşme hizmetleridir. Bu hizmetler ile de fiziksel olarak toplantı yerinde bulunulmasa da görüntülü telefonlar üzerinden video konferans yaparak toplantılara katılım sağlanabilmektedir. Ayrıca toplantı sırasında katılımcılara gösterilen bir sunumu, web üzerinden aynı anda görüntüleme imkanı da sağlanabilmektedir. Ayrıca bilgisayarlarına yüklenecek bir ara yüz ile tüm kullanıcılar birbirlerinin anlık durumlarını görebilmektedir. Bu sayede erişmek istediği kullanıcının telefonda ya da toplantıda mı olduğu, uygun mu olduğu bilgisine erişerek isterse bu ara yüz üzerinde sesli ya da görüntü görüşme yapabilmektedir. Bu hizmetlere ek olarak kurulacak bir faks sunucusu ile faksların tamamen sayısal ortamdan alınıp gönderilmesi sağlanabilmektedir. Gelen bir faks kişinin e-posta kutusuna gönderilebileceği gibi hazırlanmış bir doküman bilgisayar üzerinden karşı tarafa gönderilebilmektedir. Tüm bahsi geçen hizmetler sayesinde yer bağımsız olarak sadece bir bilgisayar ve internet erişimi ile tüm ofis olanakları sağlanabilmektedir. Bu nedenle geleceğin ofisleri mobil ofisler olacaktır diyebiliriz.”
