Yeni nesil ofislerin mottosu; basitlik ve işlevsellik
Ürün ve çözümlerin geldiği nokta ofis ortamlarını çok daha verimli çalışabilir hale getiriyor. Bu teknolojilerin çıkış noktası ise kolay kullanım ve işlevsellik.Yeni nesil ofis donanımlarının iş süreçlerine başlıca etkisinin verimlilik artışı olduğunun altını çizen Bircom CEO’su Burçin Bircanoğlu, “Müşterileriniz ya da iş ortaklarınız ile iletişiminizdeki kalite ve erişilebilirliğin artması, bu konudaki yatırımların çok hızlı geri dönüşü ile de doğrulanabiliyor. Daha kaliteli bir hizmete daha düşük maliyetlerle sahip olmak da önemli bir avantaj tabii ki. Bu açıdan bakınca ben bir dezavantaj göremiyorum, bu ürünler bir lüks değil, tam anlamıyla konfor sunuyor. Bildiğiniz gibi konfor varlığı değil yokluğu hissedilen bir katkıdır” derken Canon Eurasia Fotokopi Makineleri Ürün Müdürü Onur Yörükoğlu, geleceğin ofislerinde çok işlevli donanım ürünlerinin tercih edildiğini söyledi. Yörükoğlu, “Kopyalama, yazdırma, fakslama ve tarama özelliklerini yapan her cihaz çok işlevsel olabilir ama kendisi işlevsel değilse bu özellikler kullanıcıların ofis ihtiyaçlarını karşılamalarında büyük engeller oluşmasına sebep olabilir. Donanımlar geliştikçe donanımların
gerek kullanım panelleri gerekse menüleri günden güne daha karmaşık bir hal almaya başladı. Ofis donanımlarının renkli ekranlı ve kullanıcı bazında özelleştirilebilir olmaları kullanıcılara özel çözümler sağlamalarına, böylece
ofisi donanıma uydurmaktansa donanımı ofise uydurma olanak
sağlıyor diyebiliriz” dedi.
Mobiliteyle gelen iletişim gücü
daha.net Genel Müdürü Timur Çataklı’ya göre yeni ofis donanımlarının iş süreçlerine en güçlü etkisi, yazılı iletişim için bilgisayarlara olan gereksinimi ortadan kaldırması. Önce cep telefonlarının, ardından da tablet bilgisayarların sağladığı mobilite ve iletişim gücü, çok ufak ekiplerin bile çok verimli çalışabilmesini sağlıyor. Modern ofislerin en büyük probleminin zaman planlaması olduğunu kaydeden Çataklı, “Exchange ve IP telefonların yadsınamaz en büyük faydası ise çalışanları muhtemel zaman kayıplarından kurtarması. Yukarıda sözünü ettiğimiz çok büyük avantajlar ile karşılaştırıldığında, muhtemel tek dezavantaj çalışma yönteminin iş saatlerinin dışına da taşması nedeniyle iş ve özel yaşantının birbirine girmesi. Yoğun iş yaşantısında kaçınılmaz olan bu durumu mobil ofis gibi sistemler oldukça kolay kılıyor” şeklinde görüş bildirdi.
İşnet Genel Müdürü Selim Selvi de bu paralelde şunları aktardı: “Mobil uygulamalar sayesinde daha etkili bir iletişim süreci yaşanacağı için iş süreçleri hızlanmaktadır. Mobil ofisler sayesinde, süre gelen ofis giderlerinin azalması ile maliyetler de azalmaktadır. Ancak geleneksel yapıdan yeni nesil yapıya geçiş süreci mevcut personelin süre gelen alışkanlıkları nedeniyle zor olabilmektedir.”
İş süreçleri hızlanıyor
IBM Türk Bina İdari İşler ve Güvenlik Müdürü Mustafa Kızılay, “Onay süreçleri kolaylaşıp kısalıyor. Geriye dönüp kim, ne zaman, ne yapmış, ne karar vermiş, ne koşullarla onaylamış gibi bilgilere ulaşmak kolay hale geliyor. Yeni eleman girişlerinde yer ve çalışma ortamı sağlamakta esneklik artıyor ve hızlanıyor. Yetkilendirme ve sorumluluk vermekte hız ve esneklik artıyor. Yeni nesil ofis donanımında, klasik masa, telefon, bilgisayar donanımına oranla kullanılması gereken sistemler arttığından, verimli bir çalışma için eğitim ve öğretim süreci gerekiyor. Çalışanlardan, yeniliklere açıklık ve hızlı uyum sağlama becerileri bekleniyor” dedi.
Verimli iletişim başarıyı beraberinde getiriyor
Karel Genel Müdür Yardımcısı Osman Duman’a göre verimli iletişim, iş süreçlerinin başarısına katalizör olarak katkıda bulunan bir konumda. Bu çerçevede, şirketlerin iletişim teknolojisi seçimleri yaşamsal önem taşıyor. İşletmelerin müşteri gereksinimlerine hızlı tepki vermesini gerektiriyor. Bu noktada şirketler, mevcut sesli iletişim çözümlerini, tümleşik iletişim ve yakınsama çözümleriyle pekiştirerek, rekabet ortamındaki güçlü konumlarını koruyabilirler. Çünkü yeni nesil iletişim çözümleri, çalışanların verimliliğini artırdığı gibi, tüketicilere de ürün ve hizmete ulaşma veya ihtiyaçlarının uyarılması noktasında çoklu ve zengin erişim kanalları açıyor. Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk ise avantajlar konusunda şunları söyledi: “Yeni nesil ofis donanımları ile iş süreçleri daha verimli olacaktır. Kullanılan ileri teknoloji ürünlerle, hem zaman kaybının önüne geçilecek hem de maliyet en aza indirilecektir. Yapılan işlerin etkisi daha güçlü olurken, geri dönüşümü de daha hızlı olacaktır.”
Hızlı ve etkin çözüm
Turkcell İdari İşler Bölüm Başkanı Kadriye Gencel, yeni nesil ofis çözümleri hakkında, “Yere ve zamana bağlılığı ortadan kaldırdığı için şirketler için hızlı ve etkin çözümler sunarken, çalışanlar için de kişisel zaman yaratma konusunda avantajlar sağlayacaktır. Ayrıca günümüzde sosyalleşmenin yeni boyutu Facebook, Twitter, bloglar gibi alternatif platformlar ile hayatımız zenginleşiyor” şeklinde değerlendirme yaptı.
Tümleşik yapıyı kullanıyoruz
Microsoft Türkiye Bilgi Çalışanı Ürün Grubu Pazarlama Müdürü Onur Görür, yeni nesil ofis sistemlerinin sağladığı avantajları kendilerinden örneklerle açıkladı: “Microsoft, tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de birleşik iletişim çözümlerinin tüm olanaklarını kullanıyor. Bu açıdan BT altyapımız Microsoft çalışanlarının evden çalışmasını kolaylaştıran zengin teknik olanaklar içeriyor. İşyerindeki sistemlerimiz ve Microsoft’un Birleşik İletişim Çözümleri ile çalışanlarımız ofiste sahip oldukları tüm araçlara evlerinden ulaşabiliyorlar.”
