İş dünyası dijitalleşiyor
Xerox Türkiye Kurumsal Satış ve Operasyondan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Gökhan Gençtürk
İnternet ve mobil teknolojilerin gelişimi ve iş dünyasında da yaygınlaşması kurumsal içerik yönetimi alanında bir dijitalleşme süreci başlattı. Dijitalleşen iş süreçleri içinde bilgi, kağıt ortamında da olsa, bilgisayar içinde de bulunsa, her ortama kolayca transfer edilebilir, kolayca biçim ve format değiştirebilir hale geldi. Yeni nesil çok fonksiyonlu ofis araçları, üzerlerinde bulundurdukları teknolojik özelliklerle bilgisayarlara ihtiyaç duymadan, istenilen her belgenin istenilen formatta başkaları ile paylaşılmasına imkan vermeye başladı. Bulut ortamlarına entegre çok fonksiyonlu ofis araçları üzerinden yapılan bilgi ve doküman yönetim süreçleri artık ofisten bağımsız çalışmayı sağlıyor, çalışanlar kurumsal dokümanlara istenilen her yerden ulaşabiliyor. Bilgi ve dokümanların dijitalleşmesi, kağıt dokümanlar için ayrılan özel depo ve arşiv alanlarının da başka amaçlar için kullanılmasını sağlıyor.
İnternet teknolojilerinin de etkisiyle günümüzde kurumların ve işletmelerin yönetmesi gereken bilgi miktarı çok büyük boyutlara ulaştı. Big Data -başka bir deyişle Büyük Veri- olarak adlandırılan bu boyutlardaki anlamlı bilgiye hızlıca erişmek ve onları doğru analiz edebilmek ise artık şirketler için hayati önem taşıyor. Artık çoğu işletme bunun bilincinde ve bilgi ve doküman yönetimi ile ilgili tüm cihazlarının yönetim ve bakım hizmetlerini bu işin uzmanı firmalara bırakıyor. Böylece iş süreçlerini daha hızlı ve verimli yöneterek, esas faaliyet gösterdikleri alana yoğunlaşabiliyorlar.
Hizmetleri kullananlar rekabet ortamında öne geçiyor
Kurumsal içerik yönetimi hizmeti alan şirketler, maliyet tasarrufundan iş verimliliğine ve mobil çalışma imkanına kadar çok sayıda avantaj elde edebiliyor.
Örneğin Xerox olarak hem doğrudan kendimiz hem de iş ortaklarımız aracılığı ile verdiğimiz Yönetilen Baskı Hizmetleri ile müşterilerimizin bu alanda yaptıkları harcama maliyetlerini yüzde 30’lara varan oranda düşürebiliyoruz. Gereksiz kağıt kullanımını önleyerek ofis içinde yapılan baskı sayısını azaltıyor, dokümanın dijital iş akışı içinde paylaşılmasını sağlıyoruz. Geliştirdiğimiz şifreli/kartlı baskı uygulamalarıyla da gayri ihtiyari olarak basılan ya da basılıp daha sonra yazıcıda unutulan baskı emirlerini kontrol altında tutabiliyor, aynı zamanda gizli dokümanların da güvenliğini sağlıyor ve yetkisiz kişilerce görülmesini önlüyoruz.
Yönetilen Baskı Hizmetlerimizden faydalanan iş ortaklarımız çalışan verimliliğini ve iş akışını geliştirmede de önemli kazanımlar elde ediyor. Şirketler, kağıt ortamında bulunan doküman arşivlerini kolayca dijital ortama aktarabiliyor. Dijital olarak arşivlenen kağıt dokümanlar sınıflandırılarak indeksleniyor, üzerinde arama yapılabilir ve saniyeler mertebesinde bulunabilir dokümanlara dönüşüyor.
Uzman şirketlerden yardım alınmalı
Az önce de bahsettiğim gibi şirketlerin kurumsal içeriklerini yönetmek ve bu içeriklerden en iyi şekilde yararlanmak için kendini bu alanda konumlamış uzman firmalardan yardım alması gerekiyor. Bu firmaların şirketleri için yapacağı analizler ile en doğru yöntemler elde edilecektir. Örneğin Xerox olarak, içerik yönetim hizmeti almak isteyen bir işletmede ilk aşamada kullanılan ofis cihazlarının sayısını azaltmak, her masa üstüne bir baskı cihazı konumlamak yerine merkezi noktalardan çok fonksiyonlu daha az sayıdaki cihazla bu ihtiyacı giderme yoluna gidiyoruz. Analizler sonucunda ofis cihazlarını şirketin daha verimli çalışmasını sağlayacak biçimde konumlarken kağıt ve sarf malzeme tüketimini de azaltacak tanımlamalar yapıyoruz. Son teknoloji Xerox ürün ve çözümlerinin sunduğu özellikleri de kurumların ofis verimliliklerini artıracak, iş akışlarını hızlandıracak şekilde kullanımlarına sunuyoruz. Kurumsal ihtiyaçlar ve kullanım alışkanlıklarına uygun modellemeler oluşturarak maliyetlerini azaltıyor ve her şeyden önemlisi şirketleri asıl iş alanlarına odaklıyoruz.
Güvenlik göz ardı edilmemeli
Günümüzde şirketler, ağlarına bağlı yazıcı ve çok fonksiyonlu ofis cihazları üzerinden de siber saldırılara karşı açık durumdalar. Bu tehlikeye karşı BT yöneticilerinin güvenli bir doküman yönetim hizmeti için, güvenlik önlemlerini ön planda tutan hizmet sağlayıcıları ile iş birliği yapması büyük önem taşıyor. Kullandıkları ofis cihazlarının ne derece güvenli olduğunu ve hangi güvenlik seviyesine kadar koruma sağladığını iyi bilmeliler. Xerox olarak konusunda uzman, dünyanın lider şirketleri Cisco ve McAfee gibi şirketlerle güvenlik konusunda iş birliği yapıyoruz. Cisco ve McAfee’nin Xerox ürünlerine özel geliştirdiği çözümlerle artan yüksek güvenlik standartlarımız, üçüncü kişilerin şirket sistemlerine sızmasını önlüyor, şirket bilgilerinin zararlı yazılım ve virüslerden korunmasını sağlıyor. Ayrıca Cisco ile olan iş birliğimiz, cihazlarımızı Cisco Energywise çözümleri ile tasarruflu, çabuk tepki veren, hızla devreye giren bas-çalıştır prensibi çalışan cihazlar haline getiriyor.
