Şirketler buluta bakış açılarını değiştirmeli
Tüm dünyanın hızla geçtiği bulut bilişim, ülkemizde hala tam manasıyla kavranamamış durumda. Herkesin farklı bir şekilde yorumladığı bulut bilişim, tam manasıyla anlaşıldığı ve doğru kullanıldığı takdirde şirketlerin ve kurumların iş süreçlerine önemli ölçüde katkı sağlıyor.
Şirketlerin bulut bilişimden faydalanabilecekleri alanlardan biri de doküman yönetimi. Doküman yönetim sistemleri büyük belgelerinde saklanabileceği sistemler olduğu için Türkiye’deki bağlantı hızlarının yavaşlığı ve kurumların dışarı veri çıkarma endişelerinden dolayı doküman ve bilgi yönetimi tarafında bulut çözümler çok fazla tercih edilmese de bu su götürmez bir gerçek.
Konuyu biraz derinleştirirsek; şirketler bulut çözümleriyle beraber altyapı yatırımı, işletme maliyeti, yetiştirilmiş personel bulundurma maliyetine katlanmadan ana faaliyet alanına odaklanabiliyor. Doküman hazırlama, arşivleme ve erişim maliyeti de azalıyor. İşletmelerin, zaman ve mekândan bağımsız olarak ihtiyaç duyulan bilgilere erişim sağlayabilmesi ve işletme genelinde herkes için bilgiye erişimin kolay olması, iletişim maliyetini düşürürken iş verimliliğini de artırıyor.
Yeni nesille birlikte anlayışlar değişmeye başlıyor
Doğal olarak yeni kuşak belge ve doküman yönetimi çözümleri de bu doğrultuda gelişiyor. Özellikle perakende, telekomünikasyon gibi bazı sektörler çok hızlı veri üretiyorlar ve bu verinin yönetimi de kurum performansı açısından oldukça kritik. Belge ve doküman yönetimi çözümlerinin bu doğrultuda farklı tiplerde ve sürekli oluşan belge ve dokümanları yönetmesi ve bu hız ihtiyacına karşılık verebilmesi gerekiyor. Bulut bilişim ise özellikle büyük yatırım yapamayan, küçük ve orta boy işletmelerin belge ve doküman yönetimi sistemlerini kullanmaya başlayabilmelerine imkân verecektir.
Daha araştırmacı ve teknolojiye daha aşina olan yeni kuşaklar, veri analizine önem verirken bu noktada buluttan faydalanmayı ihmal etmiyorlar. Yapılacak bu analizler ihtiyaçların şirketlerin işleyiş biçimlerine göre çözüm üretilebilmesini sağlıyor. Şirketleri atıl yatırımlardan da korumuş oluyor. Bu şekilde daha rasyonel kararlar verilerek verimlilikler artırılırken masraflar da düşürülmüş oluyor. Ekipmanlar, çözüm yazılımları ile daha da anlam kazanmış oluyor. Doküman yönetimi de bu sürecin sonuç alınan, kayıt yaratılan, ihtiyaç kadar evrak yaratılan ve erişimi yetki çerçevesinde kolaylaştıran bir süreci ifade ediyor. Kısa ifade ile doküman yönetimi işletmenin tüm bilgilerinin birbiriyle bütünleşip depolandığı, tanımlandığı, değerlendirilebilir hale getirildiği, bilgiye hızlı ve kolay ulaşım imkânı sağlayan hizmet biçimine dönüşüyor.
Bulutta saklama sürecine ilgi artıyor
Bilgilerin bulutta saklanması, uygulamaların bulut üzerinde kullanılması şirketlerin altyapı ve operasyonel maliyetlerini en aza indirmek istemesinin sonucu olarak çıkmış yeni teknolojiler olup günümüzde giderek yaygınlaşan eğilimlerden biridir. Bu doğrultuda evrakların sayısallaşma sürecinin artmasıyla dokümanların bulut üzerinde saklanması süreci de giderek artacaktır. Herhangi bir şirketin dış kaynak hizmeti yoluyla doküman arşivleme sistemini bulut bilişim çözümüyle sağlamasına yönelik süreç önümüzdeki yıllarda daha fazla talep gören bir sistem olmaya doğru gidecektir.
Günümüzde şirketlerdeki her bir birim işleri gereği çok yüksek hacimli verilerle çalışma durumunda özellikle çok daha yüksek hacimli veri toplanmakta ve işlenmekte. Toplanmış olan bilgiyi işlemenin en önemli yöntemi veriye ulaşabilir olmak doküman ve bilgi yönetim sistemi bir şirketin etkileşimde olduğu tüm alanlardan veriyi toplayabilecek saklayabilecek ve bu veriyi analiz edebilecek yazılımlara sahip olmalıdır. Bu miktarda hacimli veriyi ise işletme içinde geniş saklayabilmek için işletmenin asıl faaliyet alanı olmayan bir alanda maliyetli bir operasyon yürütmesi demek olacaktır. Bu operasyonu bu hizmette uzman bir işletmeye devretmekse en akılcı çözümlerden biri olarak karşımıza çıkıyor. İşte bu noktada kritik bilgilerin buluta tutulması bulut tabanlı yazılımlarla analiz edilmesi ve kararların desteklenmesi en maliyet etkin çözümdür.
