Kağıt takipleri ile yaşanan hantal ve maliyetli dönemler kapanıyor
Doküman ve içerik yönetim sistemleri, fiziksel doküman akışının yavaş ve kayıplarla sonuçlanabilecek hayat döngülerini kontrol altına almakta, iş akışları ile desteklenen tüm işlemler, doğru ve kurallı bir şekilde hareket etmektedir.
Softay Satış Müdürü Oğuz Öztürk’ün verdiği bilgilere göre, sayısallaştırılmış arşivlere web destekli uygulamalar ile cep telefonlarından dahi ulaşılabilmekte, dolayısıyla mekan bağımlılığı ortadan kaldırılmaktadır. Hangi belgenin hangi onay sürecinde ne kadar zaman harcaması gerektiği belirlenebilmekte, dolayısıyla iş ve işlemlerin çok daha kontrollü ve yüksek performans ile tamamlanması sağlanmaktadır. Evrakların aslı kurum içerisinde dolaşmadığından kaybı ve değiştirilmesi gibi sorunlar ortadan kaldırılmakta, kurumsal arşivleme bilincinin oturması sağlanmaktadır. Örneğin fiziksel faturaların ERP sistemleri ile doğrudan bütünleşmesi sağlanarak işgücünden kazanç sağlanmakta, dokümanlar vasıtasıyla hareket eden tüm süreçlerde performans değerlendirilmesi mümkün olmaktadır.
Arşivist & Dizayn Bilgi Teknolojileri Müdürü Hakan Kaçar da şunları aktardı: “Tüm kurumsal hafızanın tek noktadan yönetilmesine olanak sağlaması, bilginin doğru şekilde işlenip değerlendirilebilmesi, iş süreçlerinin kısaltılarak iş verimliliğinin artırılması, kağıt kullanımının en aza indirgenmesi, kullanıcılara yetkileri çerçevesinde belgelere erişim izninin verilebilmesi, dokümanların kaybolma riskinin ortadan kaldırılıp arşivlenmesi ve hızlı geri dönüşler sağlanarak müşteri memnuniyetinin artırılması gibi özelliklerle kurumsal verimliliğin en üst düzeyde artışı hedeflenmektedir.”
Bicom Türkiye Kanal Müdürü Serdar Yücel de “İşletmelerin gerekli olan dokümanı fiziksel ortamda aramak, bulmak ve tekrar yerine ulaştırmak konusunda sarfettiği zaman ve işgücü kriterlerinde oluşan istatistikler, maliyet kaybının çapını gözler önüne sermektedir. Elektronik ortamın sağladığı maliyet kazancı ve kullanım kolaylığı, kurumların önceliği haline gelmektedir” dedi.
Kağıt takipleri ile yaşanan hantal ve maliyetli dönemin kapanacağını kaydeden Bimsa Çözüm Yöneticisi Yeliz Korkmaz ise şu açıklamada bulundu: “Zamanın daha hızlı ve daha verimli kullanımı sonucunda maliyetlerde azalma olacak. Bunun yanı sıra Yeşil BT küresel anlamda önem kazanan bir kavram. Doküman yönetiminin en önemli katkısı bu noktada. Kağıt israfını azaltan uygulamalar neticesinde çevrenin korunmasına katkıda bulunuluyor. Doküman ve içerik yönetim sistemleri mevcut durumunda büyük bir talebe sahip değil. 2011 yılı içinde bu alana olan ilginin daha üst seviyelerde olacağını ve daha sonraki dönemde bu alandaki projelerin artacağını düşünüyoruz. Kağıt belgelerin sayısal okuma yapan araçlar ile bilgisayar ortamına aktarılması bu açıdan çok önemli bir eğilim. Ayrıca bu okumalar sırasında belge ortamındaki bilgilerin ne anlama geldiğini algılayabilecek yazılımlar da önem kazanıyor.”
Doküman ve süreç yönetimi tek çatı altında toplanıyor
Dijital Yazılım Kurumsal İletişim Yöneticisi Sezai Bilge şu bilgileri verdi:
“Doküman ve süreç yönetimin tek çatı altında kullanılması, SAP, Microsoft Office SharePoint, Lotus Notes gibi uluslararası ürünlerle tam bütünleşme, web tabanlı ürünler, kolay kurulum, kolay kullanım, dinamik uygulamalar, elektronik imza, birlikte çalışabilirlik prensiplerine uygunluk, kısa ancak hızlı ve verimli proje süresi gibi teknolojik eğilimler ile birlikte inovasyon, kurumların küreselleşme sürecinde gerek kurumsallaşma gerekse ticari gelişim açısından olmazsa olmaz etkenler haline gelmiştir.”
Güvenlik konusu göz ardı edilmemeli
“Doküman ve içerik yönetim sistemi başlığı ile söze başlanınca, yanında güvenlik muhakkak ele alınması gereken bir konu olmaktadır” diyen Mitasan Büro Makineleri Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, şunları kaydetti: “Doküman yönetiminde artık kullanıcıların talepleri doğrultusunda yazılımsal olarak çözümlenen otomatik tanımlama ve yönlendirme, barkod ile takip gibi özellikler yanında dokümanların güvenliği için ssl veri trafiği, şifreli pdf ve veri güvenlik kitleri kullanıcılar tarafından talep edilmektedir. Ülkemizde hızla benimsenen ve gün geçtikçe artan dışkaynak kullanımı bu alanda da kullanıcılar tarafından talep edilmektedir. Bu talep sadece donanım kısmını kapsamakla beraber bazen özel yazılımları da içine almaktadır. Yaptığımız fizibilite çalışması ve müşteri talepleri göz önüne alınarak proje oluşturulmakta ve sunulmaktadır.”
Web tabanlı sistemler yaygınlaşıyor
Doküman yönetim sistemlerinde kolay kuruluş ve kullanım sağlayan web tabanlı sistemler yaygınlaşıyor. Bilgitaş Pazarlama ve İş Geliştirme Koordinatörü Türkay Terzigil konuyla ilgili olarak şu bilgileri verdi:
“Özellikle Web 2.0 ve Ajax gibi teknolojiler web uygulamalarında daha önce mümkün olmayan bir esneklik ve kullanıcı deneyimi sağlıyor. Donanım üreticileri ofislerin ayrılmaz parçası olan çok işlevli cihazların (MFP) yeteneklerini daha da geliştiriyor. Gelişen yazılım yetenekleri sayesinde bu cihazlar doküman yönetim sistemlerine önemli katkı sağlıyor. Örneğin HyPAS uygulama geliştirme platformu, web ve Java teknolojileri sayesinde doküman yönetim sistemlerine MFP’nin kullanım panelinden doğrudan ve zengin erişim sağlayabiliyor.”
