Doküman yönetim sistemleri diğer sistemler ile bütünleşebilmeli
Dokümanların geleneksel yöntemlerle muhafaza edilmesi, işlemlerin yavaş yürümesine, dosyalama sürecinde hata yapılmasına ve dolayısıyla erişim sorunlarının yaşanmasına neden olabilmektedir. Doküman yönetimi sistemleri, dokümanlara daha kısa sürede erişim sağlamakta, uyarı sistemi aracılığıyla hata riskini azaltmakta, iş gücü performansını artırmakta ve dolayısıyla kurumsal verimliliğe katkı sağlamaktadır.
Kısaca teknolojinin doğru, etkin ve yoğun kullanımı sayesinde daha az emek ile kaynakların daha etkin kullanılması, maliyetlerin düşürülmesi ile bilginin kuruma ait olması sağlanmaktadır.
Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk’ün verdiği bilgilere göre, teknolojik gelişmeler ile birlikte, doküman yönetiminde öncelikli eğilim, eskiden kağıt ortamında yürütülen tüm iş süreçlerinin artık sayısal ortama taşınmasıdır. Bu şekilde iş süreçlerinin yürütülmesi daha kolay ve hatasız olarak, daha kısa sürelerde tamamlanabilmektedir. Önemli eğilimlerden biri de, doküman yönetim sistemlerinin kurumun diğer sistemleri ile bütünleştirilmesidir. Doküman yönetiminin kurumlarda kullanılmakta olan ERP ve CRM sistemleri ile bütünleştirilmesi sonucunda, kurum çalışanları milyonlarca bilgi ve belge içinden doğru bilgi ve belgeye hızlıca ulaşabilmektedir.
Dijital Yazılım Kurumsal İletişim Yöneticisi Sezai Bilge’nin verdiği bilgilere göre de, rekabet ortamının artması, verimliliği artırma, en az maliyetle maksimum verimin elde edilmesi düşüncesi, tüm kurum bilgi ve süreçlerinin, erişim yetkileri ile birlikte kontrol altında tutulması, müşteri memnuniyetinin ön plana çıkarılması ilkesi ile teknolojinin en üst düzeyde kullanımının kaçınılmaz hale gelmesi gibi etkenler, doküman, içerik yönetim sistemi ve süreç yönetimi gibi yazılımlara kurumların eğiliminin artmasında temel rol oynadı.
Özel sektör, yapısal ve işlevsel
açıdan hızlı karar verme ve uygulama özellikleri nedeniyle teknolojik gelişime en açık kurumlardır. Bu özelliklerinden dolayı şu an gelişmiş teknolojiyi kullanım en yoğun şekilde özel sektörde görülmektedir. Kamu kurum ve kuruluşları, gerek kalite ve gerekse
en kısa sürede en hızlı şekilde
hizmet vererek üst düzeyde halkın memnuniyetini ve desteğini elde etme felsefesiyle çalışmalarını yürütürken, teknolojik gelişmeleri üst düzeyde kullanma zorunluluğu hissettiklerinden kısa vadede çok hızlı bir gelişim ve dönüşüm süreci yaşanacaktır. KOBİ’lerde ise zaman içinde ticari koşulların gereği olarak bir anlamda ticari rekabet ortamı şartlarının da sonucu teknolojik ürünlere yöneliş ivme kazanacaktır.
Bilgi ve belgenin teknolojik gelişmelere uygun olarak değerlendirilmesiyle kurumların tek merkezden yönetiminin sağlanması, yetki sınırlandırması ile kullanıcılara yalnızca ilgili oldukları belgelere erişim hakkının verilmesi, kâğıt kullanımında tasarruf, belgelerin elden ele dolaşımının veya geçici kullanım amacıyla yeni kopyalarının alınmasının önlenmesi, arşivlenmesiyle de kaybolma riskinin sıfırlanması, görünmeyen iş gücünün minimize edilmesi, ek maliyetlerin ortadan kaldırılması, hedeflenen kurum verimliliğinin maksimum düzeye çıkarılması, müşteri memnuniyetinin üst düzeyde sağlanması gibi etkenler kurumsal verimliliğin temel faktörlerini oluşturmaktadır.
