Kurumsal bilgi stratejisi oluşturulmalı

Günümüzde hızla artan bilginin etkin bir şekilde yönetilmesi ve değerlendirilmesi için, dokümanların sayısal ortamda arşivlenmesinin önemi her geçen gün biraz daha artıyor. Bunun dışında dokümanların daha etkin ve eş güdümlü paylaşımı açısından kurumlarına özgü süreçlerin, iş akışlarının oluşturulması, gelişmiş arama özellikleri ve internet ile 7/24 tüm dokümanlara her yerden erişim ve bunu yaparken yüksek güvenliğin sağlanması doküman yönetim sistemlerine ilişkin beklentilerin başında gelmektedir.
Kurumlar, kurumsal bilgi yönetimi kavramının bilgiyi daha da işe yarar bir değer haline getirerek diğer birimlerin başarısında önemli bir rol oynayacağı bilincine bir an önce kavuşmalılar. Veri kalitesinin ve erişiminin artmasına bağlı olarak operasyonel süreçlerde hızlanma, iş zekâsı benzeri veri analizi yöntemleriyle veri üzerinde farklı bakış açıları geliştirerek rekabet avantajını artırma, organizasyonel bilgi akışını kontrol altında tutup şeffaflaştırarak iç süreçleri iyileştirme ve hızlandırma, bu alanda sağlanabilecek faydalardan sadece birkaçı. Bilgi hacimlerini fazlasıyla genişleten, fikri sermayelerinin üretimi ve korunmasını sağlayıp kendilerini farklılaştırma yolunda ilerleyen kurumlar için kurumsal içerik yönetimi artık stratejik bir zorunluluk haline geldi. Ancak, kurumsal içerik yönetiminin uygulanabilir bir çözüm olabilmesi için öncelikli beklenti kullanımın ve kullanıcı adaptasyonunun kolay olmasıdır.
Bilginin şirket içindeki merkezi ve stratejik rolünün daha iyi bir konuma getirilmesi için, şirketlerin bir an önce bilgi ve doküman yönetimi kavramına yönelik strateji oluşturması gerekiyor. Bilgi, şirketlerin karar verme süreçlerinde ve operasyonel verimliliğinin sağlanmasında kilit bir rol oynuyor. Çoğu şirket bilginin önemli bir varlık olduğunu biliyor, fakat bunu nasıl stratejik bir avantaj haline getireceğini tam olarak ortaya koyamıyor. Çoğu teknoloji yöneticisi şirkette ne kadar büyüklükte veri saklandığını bilse de bunun değerinin ne olduğu, nasıl ortaya çıkarılacağı, şirket için tam olarak ne ifade ettiği veya bununla nasıl bir rekabet avantajı oluşturulacağı konusunda açık bir görüş ortaya koyabilecek durumda değil. Teknoloji yöneticileri de bilgiyi kullanarak şirket için bir değer yaratma peşinde. Fakat finans liderinin ortaya koyduğu değeri ölçmek için kullanabileceği yöntemler oldukça açık ve iyi kavranmış olmasına karşın, teknoloji liderinin ortaya koyduğu değeri tanımlanmasını sağlayacak somut yaklaşımlar bulmak ve bunları ölçümlemek konusunda ciddi sıkıntısı var. Bu ölçüm, genellikle teknoloji liderinin ortaya koyduğu yaklaşımların organizasyonun diğer birimlerine olan katkısıyla değerlendiriliyor.
Bu nedenle şirketler, kurumsal bilgi yönetimi kavramının bilgiyi daha da işe yarar bir değer haline getirerek diğer birimlerin başarısında önemli bir rol oynayacağı bilincine bir an önce kavuşmalılar. Veri kalitesinin ve erişiminin artmasına bağlı olarak operasyonel süreçlerde hızlanma, iş zekâsı benzeri veri analizi yöntemleriyle veri üzerinde farklı bakış açıları geliştirerek rekabet avantajını artırma, organizasyonel bilgi akışını kontrol altında tutup şeffaflaştırarak iç süreçleri iyileştirme ve hızlandırma, bu alanda sağlanabilecek faydalardan sadece birkaçı.