Dışkaynak kullanımı servis büro hizmetlerinde yoğunlaşıyor
Doküman ve içerik yönetim sistemlerinde özellikle doküman tarama, saklama ve hizmet yönünde dışkaynak kullanımın öne çıkıyor. Bicom Türkiye Kanal Müdürü Serdar Yücel, bu hizmetleri almak niyetinde olan kurumların çok fazla fiyat odaklı yaklaşıma yönlenmekten ziyade, kurumun evrak yapısına, sirkülasyonuna ve ihtiyaçlarına yönelik, gerektiğinde butik hizmet alabileceği çözümlere önem vermesi gerektiğinin altını çiziyor.
“Olaya doküman yönetim ve içerik yönetimi olarak baktığımızda, en önemli bileşenlerden birisi dokümanlar ve bunlarla ilgili içeriğin merkezi bir ortama aktarılmasını sağlayan sayısal sistemlerdir” diyen EMC Intelligence Information Group Satış Müdürü Duygu Yantaç, eğer bilgi farklı noktalarda fiziki dokümanlar üzerinde yer alıyorsa ve elektronik ortama aktarılmamış durumdaysa bu bilginin yönetilmesinden ve kolaylıkla erişiminden bahsetmenin mümkün olmadığını söylüyor. Bu bazda özellikle Türkiye’de son yıllarda en önemli dışkaynak kullanım alanlarından biri olarak servis büro hizmetlerine ciddi bir talep oluştuğunu söyleyen Yantaç, “Servis büro hizmeti dediğimizde dokümanların faks, e-posta veya kağıt gibi bulundukları farklı ortamlardan alınması veya tarama yöntemiyle sayısallaştırılması, ICR/OCR gibi otomatik tanıma yöntemleriyle istenilen bilgilerin otomatik olarak alınması, indekslenmesi ve ilgili içerik ve doküman yönetim uygulamalarına aktarımını içeren dışkaynak kullanım hizmetleri aklımıza geliyor. Bu hizmet teknoloji, operasyon ve uzmanlık bileşenlerinden oluşur” diyor.
Bu anlamda gerek özel sektörde, gerekse kamuda birikmiş arşivlerin aktarımı ve günlük yeni gelen dokümanların işlenmesi olmak üzere iki farklı hizmet talebinin söz konusu olduğunu söyleyen Yantaç, “Özellikle, kurumlar kendi bünyelerinde mevcut arşivlerinin sayısallaştırılması amacıyla geçici bir teknoloji yatırım yapmak ve personel almak yerine bu hizmetleri servis büro hizmetleri denilen dışkaynak kullanım yöntemiyle temin etmeyi tercih ediyorlar. Servis büro hizmetlerinde kurumların temel beklentisi; belgelerin zarar görmeden, kaliteli bir şekilde sayısallaştırması, bilginin eksiksiz ve doğru şekilde yakalanması ve yoğun miktarda belgeyi hedeflenen zamanda işleyebilen güvenli platformların kullanılması olup, burada uygun teknoloji kullanımı da en önemli seçim kriterleri arasında yer alıyor” diyor.
GGSoft Yazılım Hizmetleri Genel Müdürü Tolga Eşiz, “Doküman ve içerik yönetim sistemlerinde dışkaynak kullanımları, şirketlerin belirledikleri içeriğin miladının belirlenmesi, sonra da bu yığın halindeki belgelerin doküman yönetim sistemine dahil edilmesi tarafında çok ciddi kolaylık sağlamaktadır. Bu da DYS sistemlerine geçiş süresini kısaltmaktadır” sözleriyle görüşlerini paylaşıyor.
Softay Satış Müdürü Oğuz Öztürk, bu sistemlere veri oluşturulması için iki yol olduğunu söylüyor. Öztürk, bu iki yolu şöyle açıklıyor: “Çeşitli aygıtlar ve yazılımlar yardımıyla zaten sayısal olarak oluşan dokümanlar haricinde bir diğer yöntem, fiziksel dokümanların taranarak sayısal ortama aktarılması olarak tanımlanabilir. Sayısallaştırma olarak tanımlanabilecek bu yöntem, kendi içinde uzmanlık ve deneyim gerektirmektedir. Gelişen teknolojiyle beraber, taranan belgelerin hangi standartlarda taranması gerektiği, tasnif, indeksleme, niteleme ve etiketleme gibi işlemlerin nasıl yapılması gerektiği iyi belirlenmelidir. Arşivlerin sayısallaştırılması esnasında fiziksel arşiv düzenlemesinin içeriği, standart dosya planının hazırlanması ve kullanılır olması, ayıklama ve imha yönergelerinin hazırlanması gibi unsurlar kendi başlarına birer uzmanlık alanı olup, bu konularda dışkaynak kullanımı, tercih edilebilecek en doğru yöntemdir.”
Öztürk, tamamı servis büro hizmetleri olarak nitelenen bu kavramın, doküman ve içerik yönetim sistemlerinin yakalama kabiliyetleriyle desteklenerek, yoğun derecede insan gücü ihtiyacının minimize edilmesini sağladığını vurguluyor.
“Kurum ve kuruluşlar, geçmiş dönemlere ait matbu evrakların doküman ve içerik yönetimi sistemlerine aktarılmasını isterse genelde servis büro hizmeti de talep ediyorlar” diyen Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu, “Dolayısıyla en büyük dışkaynak kullanımı servis büro hizmetlerinde görülmektedir. Ancak doküman ve içerik yönetimi sistemlerinin kullanımın artmasıyla beraber her ölçekteki şirketin ihtiyacını karşılayabilecek olan kiralama modellerini de yakında görmeye başlayacağız. Özellikle BT departmanları üzerindeki iş yükünü hafifletecek bu model de gelecekte şirketlerin ana çalışma şekli olacaktır” diyor.
Dışkaynak maliyet avantajı getiriyor
Kurumlar, ihtiyaçları doğrultusunda doküman ve içerik yönetimine uygun zemin hazırlayacak çalışmaları genellikle dışkaynak yoluyla temin ediyorlar.
Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk, “Doküman ve içerik yönetimi öncesi bu tür projelerin dışkaynak yoluyla temin edilmesi hem kurumlara maliyet avantajı getirmekte, hem de geçiş sürecinin çok daha hızlı olmasını sağlamaktadır. Dışkaynak kullanımında başarıyı belirleyen ana faktör seçilen iş ortağıdır. Her şirketin kendine has parametreleri vardır. İş ortağının bu parametreleri değerlendirip, buna göre şirkete özel hizmet vermesi gerekmektedir” diyor.
