Dışkaynak seçimi ve püf noktaları

Dışkaynak kullanımının temelde iki amacı bulunuyor. Birincisi, rekabet avantajı sağlayan temel yeteneklere odaklanmak, ikincisi ise temel yeteneklerin dışında kalan faaliyetlerde bu konularda uzmanlaşmış diğer işletmeler aracılığıyla gerekli kalite standartlarına uygun bir biçimde malzeme ya da hizmet girdisi sağlamak. Elsys Genel Müdürü Savaş Komban, dolayısıyla, dışkaynak kullanımına gidilirken bu iki hedef göz önüne alınarak bir servis sağlayıcı seçilmesi gerektiğini vurguladı.
Fujitsu Türkiye Genel Müdürü Halit Zaim, kurumların dışkaynak seçerken ihtiyaçlarını iyi değerlendirmeleri ve bu ihtiyaçları en iyi şekilde karşılayacak hizmetleri seçmelerinin büyük önem taşıdığı görüşünde. Bulut bilişim çözümleriyle ihtiyaçlarına uygun BT hizmetlerini satın alabiliyorlar. Böylece donanım ve altyapı hizmetlerine büyük yatırımlar yapmalarına gerek kalmıyor. Hizmetlerin uygun maliyetli olmasının yanı sıra endüstri standartlarıyla uyumlu ve güvenilir ve kalite garantili sunucu altyapısı sunması, bütünleştirme ortamının test edilmiş olması, altyapının sorun çıkarmadan ölçeklenebilmesi büyük önem taşıyor.
“Dışkaynak yönetimi iki şirket arasında en az 4-5 seneye yayılacak bir işbirliğini getirmektedir. Bu nedenle dışkaynak sağlayıcıları yalnızca sözleşmenin şartlarını yerine getirme yeteneğiyle değerlendirilmemeli” diyen IBM Stratejik Dışkaynak Yöneticisi Didem Duru, “Günümüzde bu konudaki yetenek ile birlikte iş yapabilmenin yalnızca giriş adımı. Artık şirketler dışkaynak sağlayıcısını seçerken kanıtlanmış hizmet sunum yetenekleri, teknik becerileri, bu alandaki yerel ve uluslararası tecrübe, müşteri gereksinimlerini karşılamada güvenilirlik, finansal güç, saygınlık ve elbette fiyat gibi çeşitli faktörleri değerlendirmekteler. Buna karşın etkin bir şekilde işbirliği yapabilme yeteneği dışkaynak sağlayıcısı seçiminde giderek önem kazanıyor. İnovasyon açısından katma değer de gereksinimler listesine eklendiğinde şirketler kendilerini yeni fikirlere yönlendirebilecek derin bir araştırma, geliştirme ve danışmanlık uzmanlığına sahip dışkaynak sağlayıcılarını tercih etmekteler” dedi.
KoçSistem Müşteri İlişkileri Grup Yöneticisi Aslıhan Güreşcier, “Dışkaynak hizmeti almak üzere araştırma yapılırken, kurumun ihtiyaç duyduğu hizmetin hangi bileşenlerden oluşacağı mutlaka düşünülmeli” diyor. Güreşçier, yapılmaması gerekenleri ise şu şekilde sıralıyor: “İhtiyaç duyulan hizmet katmanlarını belirsiz bırakmak, hizmet düzeyi beklentisini tanımlamamak ve hizmet vermeye aday şirketlere bırakmak, hizmet almaya başlarken, mevcut kurum BT personelini proje dışında düşünmek, hizmetin odağına sadece maliyet avantajını yerleştirmek, mevcut durumda gerçek maliyet hesabını yapmamak, mevcut durum ile dışkaynak hizmeti kıyas çalışmasını yapmamak, kurumun büyüme stratejilerini gözardı ederek hizmet veren seçimine çalışmak. Bunlara ek, hizmet sağlayıcıyı seçmek isteyen kurumların, büyüme stratejileri, hangi pazarlarda faaliyet göstermeyi planladıkları son derece önemli.”
Dışkaynak seçimi
yapılırken, dışkaynak sağlayıcısından tam olarak hangi hizmetin alınacağını iyi belirlemek şart. Proje ölçeğinin ve takviminin netleştirilmesi ilk adımı oluşturuyor. Procat CEO’su Tarkan Ersubaşı, dışkaynak sağlayıcısını seçerken de önceki çalışmalarının ve portföyünün gözden geçirilmesi, ayrıca ilgili sektörde tecrübesi olup olmadığının denetlenmesi gerektiğini vurgularken, “İlk sefer için daha küçük ölçekte ve basit hedefli bir projede çalışmak, her iki taraf için de güven ortamı oluşması açısından faydalı oluyor. Dışkaynak sağlayıcısını sadece maliyet bazlı değerlendirmek yerine kabul edilebilir bir bütçe ile kaliteli hizmeti birlikte sunan şirketleri tercih etmek daha başarılı sonuçlar ortaya çıkarıyor” dedi.
Siemens IT Çözümleri ve Hizmetleri Genel Müdürü Orhan Akbulut’a göre, dışkaynak seçiminde ve yönetiminde başarıya ulaşmak için öncelikle şirketlerin hangi iş alanlarını kendi içlerinde, hangi fonksiyonların ise dışkaynak servis sağlayıcı şirketlerden temin edilebileceğine karar vermeleri gerekli. Şirketin kendi kuruluş amacına hizmet eden her türlü fonksiyon o şirketin ana işi ve şirketin bu konuda uzmanlık geliştirerek, işleyişi kendi içindeki yapı ile yönetmesi öneriliyor. Servis sağlayıcının tecrübeli insan kaynağı yapısı, verimliliği artırıcı teknolojik yapısı ve bunu kullanma kabiliyeti, kendini kanıtlamış süreçleri ve servis sağlayıcının geleceğe yönelik stratejileri, müşteri referansları ve sektörde yarattığı algı dışkaynak servis sağlayıcı şirket seçiminde kritik konular. Dışkaynak servis sağlayıcı şirket seçiminde çoğu kez en temel yanılgı birim fiyat kriterine göre verilen servis sağlayıcı seçim kararlarıdır. Oysa ödeme yapılan fatura karşılığında elde ettiği katma değer çok daha kritiktir ve burada dışkaynak kullanımı servis sağlayıcı şirketin iş performansı ön plana çıkar.

Yeterlilik ve tecrübe en önemli unsur

Bimsa Sistem Mühendisi Cem Güneyli’ye göre, dışkaynak seçiminde hizmeti sağlayacak olan şirketin bu konuda yaptığı çalışmalar, yatırımlar, yeterliliği ve tecrübeleri en önemli unsurlar.
Dışkaynak seçiminde en önemli noktalardan bir tanesi üçüncü bir göz kullanarak yapılan işlerin doğruluğunun kontrol ettirilmesi. Güneyli, “Dışkaynak hizmeti almadan önce hizmet içeriğinin belirlenmesi, gerekiyorsa bu konu için dışarıdan danışmanlık alınması bir diğer önemli husus. Kurumların kendi bünyelerinde bulunan kaynaklarla yaptırdıkları işleri, bunun da ötesinde gene dışkaynak kullanarak yaptırdıkları işleri güvenilir üçüncü bir göze kontrol ettirmeleri bunun için de dışkaynak kullanmaları güvenlik açısından önemli bir unsur” dedi.

Tek kriter maliyet olmamalı

“İşletmeler özellikle kendileri için önemli olan süreç ve prosedürlerine dikkat etmeliler. Tek kriter maliyetler olmamalı. BT’nin iyi ve etkin biçimde işlemesi, birbiriyle bütünleşik birçok alt sürecin, birçok farklı grup ya da şirketin uyum içerisinde etkileşimiyle mümkün” diyen Oytek Servis Hizmetleri Müdürü Cüneyt Uzunlar, şunları söyledi: “Bir BT hizmetinin kalitesi; tanımlı, iletişimi yapılmış ve uygulanan süreçlerin varlığına bağlı. Değişiklik yönetiminden risk yönetimine kadar geniş bir çerçeveyi doldurması gereken süreçler sorun olasılığını azalttığı gibi, çıkması kaçınılmaz olan sorunlarda da çözümün çok hızlı ortaya çıkmasını sağlamakta.Günü müzde ISO 20000 Servis Yönetim Sistemleri Sertifikası ve ISO 27001 Bilgi Güvenliği sertifikaları olan bütünleştirici şirketler bu konuda bir adım öne çıkıyorlar.

Elde edilmek istenilen faydalar doğru belirlenmeli

Probil Hizmet Çözümleri ve Proje Yönetimi Müdürü Umut Cıkla’ya göre, kurumun dışkaynak kullanımından elde etmek istediği faydalar doğru belirlenmeli. Bu faydalar arasında;
Modernizasyon, hizmet kalitesinde yükselme, maliyet azaltma, risk delegasyonu, BT’nin iş odaklı ve yaratıcı hale getirilmesi, CAPEX (sermaye harcamaları) yerine OPEX (operasyon giderleri) ağırlıklı bir yapıya ulaşma, gibi yer yer birbiriyle çelişebilen, her zaman hepsini birden elde etmenin mümkün olmadığı beklentiler yer alabilir. Bu konuda kurumsal beklentinin belirlenmiş başarı kriterleriyle ortaya konması ve paylaşılması çok önemli.