Baskı maliyetlerinizi düşürün!

Kyocera Bilgitaş İş Geliştirme ve Pazarlama Direktörü Türkay Terzigil
Dijital dönüşüm çağında işletmeler açısından en çok tartışılan konulardan biri; dijital iş akışlarının kağıt tabanlı iş akışlarının yerini alıp almayacağı. Bu soruya iş dünyasının çeşitli kademelerinden uzmanlar, araştırmacılar ve akademik çevreler tarafından verilen cevaplarda ise ağırlıklı olarak iki görüş ön plana çıkıyor. Bunlardan birincisi, gelecekte iş yerlerinin “kağıtsız ofis” olarak tanımlanan, dokümanların yalnızca dijital ortamda bulunduğu, işlendiği ve depolandığı bir yapıya kavuşacağı yönünde. İkinci görüş ise önümüzdeki dönemde ofislerde kağıt kullanımının kesinlikle azalacağı ve dijital dokümanların ön plana çıkacağı, ancak kağıda basılı belgelerin tamamen ortadan kalkmayacağını öne sürüyor.

İşletmelerde kağıt kullanımının sınırlanması pek çok amaca hizmet ediyor. Bunlardan en önemlileri doküman işleme ve depolamaya dair harcamalarla baskı maliyetlerinin azaltılması, doküman güvenliğinin sağlanması ve ofislerde alınan baskılarla çevreye verilen zararın en aza indirilmesi. Her boyuttan işletmede kağıt israfının ve çevrede yaratılan olumsuz etkinin azaltılması için alınabilecek çeşitli önlemler mevcut. Kyocera Bilgitaş İş Geliştirme ve Pazarlama Direktörü Türkay Terzigil’in verdiği bilgilere göre bunlar şöyle özetlenebilir:

– Çevre duyarlılığı ve kağıt kullanımıyla ilgili çeşitli uyarılar ve eğitim faaliyetleri yoluyla, hatta şirket yönetmeliklerine bu konuyla ilgili maddeler ekleyerek yalnızca alışkanlıktan alınan, gereksiz çıktıların önüne geçmek.

– Yazıcıların ve fotokopi makinelerinin kullanımına sınırlamalar getirmek. (Önemli dokümanlar haricinde çıktıların çift taraflı alınmasını zorunlu kılmak, renkli baskının kullanımını sınırlamak, çeşitli baskı kotaları uygulamak gibi.)

– İş yerlerine her kata en az bir geri dönüşüm kutusu yerleştirmek ve bunların kullanımını teşvik etmek.

– İşletmede şimdiye dek depolanmış kağıt dokümanların sınıflandırılması, dijital ortama aktarılması ve burada depolanabilmesi için profesyonel yönetilen doküman hizmetlerinden faydalanmak.

Doğru biçimde ve şirket kültürü de göz önünde bulundurularak uygulandıklarında bu maddelerin her biri; çevre korumanın yanı sıra baskı maliyetlerinin azaltılmasına da hizmet edecek niteliktedir. Günümüzde Türkiye'de faaliyet gösteren işletmelerin pek çoğu çevre duyarlılığı için yapılan çalışmaları birer ekstra maliyet unsuru olarak algıladıklarından, bu amaca yönelik adımların aynı zamanda maliyetleri ciddi ölçüde daraltıcı bir etkilerinin de olduğunun altını özellikle çizmek gerekir.  Türkay Terzigil, açıklamalarını şöyle sürdürdü:

“Türkiye'deki işletmeler geçtiğimiz dönemlerde baskı ile ilgili hizmetlerin çoğunu farklı kaynaklardan karşılamaya yönelik eğilim gösterseler de günümüzde 360 derece hizmetlere daha sıcak bakıldığını söylemek mümkün. Çevresel sürdürülebilirlik ise son yıllarda işletmeler tarafından giderek daha fazla dile getiriliyor olmakla birlikte maalesef henüz gerektiği kadar ön plana çıkmış, iş ortağı tercihinde öncelikli bir faktör haline gelmiş değil. Önümüzdeki dönemde dünyada yükselen trendler ve bilinçlendirme çalışmaları çerçevesinde bu konunun da işletmelerin attıkları adımlarda ve seçimlerinde daha büyük bir yer kaplamasını umuyoruz.”