SÜREÇLER BİRBİRİ İLE BAĞLANTILI HALE GELİYOR

Yeni nesil baskı teknolojileri; gerek maliyet ve tasarruf avantajı, gerek farklı iş yapıları ve süreçlerinin birleştirilebilmesine olanak sunması ile kullanıcılarına çok farklı faydalar sunuyor. Çünkü şirketlerin yükselen baskı maliyetleri, çoğunlukla plansız ve parçalı satın alma yöntemlerinin de bir sonucu oluyor. Baskı ve basılı doküman yönetiminin olmaması, şirketlerde kimin, ne zaman, ne bastığının kontrol edilememesi sonucunu da beraberinde getiriyor. Bir başka sorun da, çok fonksiyonlu çevre birimlerine (MFP – multifunction peripherals) büyük yatırım yapan şirketlerin, bu cihazların doküman tarama ve yönetim gibi tüm özelliklerinin kullanmıyor veya kullanamıyor olmaları. Bu tablo karşısında bütünleşik ofis doküman akışı çözümlerini önerdiklerini belirten Samsung Electronics Türkiye BT Ürünleri Satış ve Pazarlama Müdürü Barış Kestep’e göre, bu çözümlerin tam anlamıyla uygulanması; çöpe giden baskı sayısının düşmesini, ciddi bir ilk yatırım yapmadan baskı hizmetleri yönetimi ile maliyetlerden tasarruf edilmesini sağlıyor. Zaten araştırmalar da, şirketlerin baskı ortamlarını kontrol altına alarak yüzde 40 tasarruf sağlayabileceklerini gösteriyor. Kestep, çözümlerini ve bunun sunduğu stratejiyi ise şöyle anlattı:
“Yeni nesil çok fonksiyonlu lazer yazıcıları yazdırma ve baskı maliyetlerinin doğru şekilde departmanlara yüklenmesine olanak sağlıyor. Bu da BT yöneticilerine kullanıcıların nasıl yazdırma işlemi yapacakları, belgeleri tarayacakları ve fakslayacakları üzerinde tam bir kontrol veriyor. BT yöneticileri maliyetleri daha etkin bir şekilde takip edip yönetebiliyor. Ayrıca, bu çözümler düşük enerji tüketimi sayesinde maliyet tasarrufu sağlıyor. SyncThru Web Admin (İnternet Yöneticisi) Hizmeti de işletmelerin uzaktan yönetim çözümünü kurmalarına olanak sağlıyor. Bu da destek ekiplerinin bir sorunu çözmek için ofisteki yazıcıları tek tek kontrol etmek, yeni cihazları yüklemek zorunda olmamaları anlamına geliyor.”

Alternatif araçlarla bütünleştirme
Türkiye’deki ofislerde en çok karşılaşılan sorunların başında, kişiye özel makine kullanımının geldiğine dikkat çeken Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk, buna çözüm olarak; tek fonksiyonlu makine yerine, üzerinde birçok yazılımı barındıran çok fonksiyonlu cihazların olduğunu belirtti. Bu ürünler bir makinenin bir kişi yerine, onlarca kişinin hizmetine sunulmasını sağlıyor. Böylece kontrol edilebilirlik, maliyetlerin düşürülmesi, baskı masraflarının azalması, sürdürülebilirlik gibi
konularda çok ciddi avantajlar elde ediliyor. Aslantürk de şu detayları paylaştı:
“Bu model, iş ve doküman yönetimi süreçlerini uzaktan kontrol edebilme ve daha güvenli bir şekilde yürütebilme olanağı sunuyor. Geliştirdiğimiz bir yazılımla da, çok fonksiyonlu ofis ürünlerinin cep telefonu, kredi kartı, kontör kart, özel kimlik kartı gibi alternatif ödeme araçlarıyla kullanımı mümkün oluyor.”

Simülasyon ile kolaylık
‘İnsan odaklı sistem’ kavramı, Elektromak’ın çalışmalarının da temelini oluşturuyor ve kullanıcıların bu cihazları en rahat şekilde kullanabilmesini hedefliyor. Elektromak – Toshiba İş Geliştirme Koordinatörü Doğan Pinhas, makine üzerindeki renkli ve ikonlu kullanım panelinin, yazıcı sürücüsü üzerinden yapılan ayarlara göre nasıl bir baskı yapılacağının simulasyonu ve sistem yöneticilerinin makinelerin ayarlarını uzaktan yönetmelerini sağlayan programlar ve fonksiyonların bu amaca hizmet ettiğini vurguladı. Bununla birlikte, cihazlarla opsiyonel olarak sunulan MetaScan ve Re-Rite programları da, tarama işlemi sırasında dokümanları değiştirilebilir formatlara dönüştürerek, belirtilen anahtar kelimeler ile
istenilen adrese kayıt edilmesini sağlıyor.

Birçok noktada ‘odaklı’ çözüm

“Canon olarak basılı ürünlere yönelik neredeyse her türlü çözümümüz bulunuyor” diyen Canon Eurasia İş Çözümleri Grubu İş Geliştirme Yöneticisi Harun Solak, “Evinizdeki fotoğraf veya doküman yazıcınızdan, ofisinizdeki iş amaçlı dokümantasyon baskılarına, iç ve dış mekan araç, bina ve billboard baskılarından sayısal yüksek hacimli profesyonel baskılara kadar birçok alanda baskı hizmeti sunan ürünleri pazara sunmaktayız” dedi.
Solak, şunları söyledi:
“Dokümanların dolaşımının, arşivlenmesi ve yeniden kullanılmasının etkin şekilde programlanması, iş süreçlerinin verimliliğini en üst düzeyde tutar. Bu konuda Canon her aşamada işi kolaylaştıran, yazılım ve donanımlar ile hizmet vermekte ve geliştirmekte. Değişken bilgi yönetimi ile dokümanların kişiselleştirilmesi, kişiselleşmiş dokümanların dağıtılması ve dağıtılan dokümanlardan pozitif geri dönüş alınabilmesini sağlayacak araçların tedariğine kadar birçok noktada çözümlerimiz var.”