Bilincin artması, maliyetlerin azalması ve düzenlemeler sistemleri yaygınlaştıracak
İnternetin yaygınlaşması, e-posta uygulamalarının mektuba veya faksa göre tercih edilir hale gelmesiyle başlayan kağıtsız ofis ve e-belge deneyimleri yerini gelişmiş elektronik belge, süreç ve arşiv yönetimi uygulamalarına bırakırken, ERP’nin evriminde olduğu gibi yeni teknoloji ve uygulamaların ilk kez benimsendiği yapılar da büyük kuruluşlar oluyor. Sonrasında tabana yayılarak KOBİ’ler kanadında da kullanımı artıyor. Bilgi ve doküman yönetimi konusunda da büyük kuruluşlar bütünsel bakış açıları ile uçtan uca iş süreçlerini adresleyen çözümleri konumlandırırken, KOBİ’ler de yeterli bilinç henüz oluşmuş gözükmüyor. Sektör temsilcilerine göre bu noktada bazı unsurların etkisi öne çıkarken, önümüzdeki dönemde teknoloji kanadında farklı servisleri gündeme getiren ve maliyetleri düşüren bulut bilişim olanakları ve Yeni Türk Ticaret Kanunu başta olmak üzere yeni düzenlemelerin bilincin artmasını ve daha çok kuruluşun bu sistemleri kullanımını sağlayacağı düşünülüyor. İnnova İş Çözümleri Yöneticisi Feyza Narlı Güleç de Türkiye’de de bu konudaki farkındalık her geçen gün arttığı görüşünde. Özellikle kamuda geçtiğimiz yıllarda yayınlanan Türk Standartları Enstitüsü TS13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı ve Başbakanlık’ın kamuda bu standarda uygun elektronik belge yönetimi konusundaki genelgelerinin elektronik belge yönetimi kavramlarının bilinirliğini arttırdığını belirten Güleç, “Yine yeni Türk Ticaret Kanunu’nda yapılan düzenlemelerle şirketlerin elektronik ortamda etkinliğinin artırılması yönünde elektronik imza ile yapılacak işlemler tanımlanmış durumda. Bu düzenlemelerle giderek daha çok kurum ve kuruluş elektronik belge yönetim sistemleri kullanmaya başlamaktadır, ancak asıl değişim elektronik belge yönetim sistemlerinin birbirleriyle uyumlu çalışması sağlandığında yaşanacak. Halen Devlet Planlama Teşkilatı tarafından yürütülen E-Yazışma Projesi ile kamu kurumları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi de planlanmakta” açıklamasında bulundu. Sistemlerin kullanımının bilinç eğitim, teşvik ve düzenlemeler ile artırılabileceğini vurgulayan Elektromak Toshiba Pazarlama Destek ve Ürün Koordinatörü Ali Tikveş de, devlet kurumları ile yapılacak işlemlerin bu tür niteliklere sahip olma zorunluluğunun da şirketlerin bu sistemlere ilgisini ve kullanımını artıracağına dikkat çekti.
KOBİ’ler uygulamaya geçiş sürecinde zorluklar yaşıyor
Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş’a göre bugün Türkiye’deki KOBİ’lerin büyük bölümü teknoloji kullanımının iş başarısı için çok önemli olduğunu düşünüyor ancak uygulamaya geçiş sürecinde belirli zorluklar yaşıyor. Bunun sebeplerinden en önemlisinin böyle bir sistemi kurmak ve kullanıma almak için gerekli olan bilgi birikimi, insan kaynağı ve teknoloji farkındalığı eksiklikleri olduğunun altını çizen Aktaş, “Bu bilincin artması için doküman yönetiminin de mesajlaşma ve e-posta gibi temel bir ihtiyaç haline gelip yaygınlaşması gerekiyor. Yaygınlaştırma için de önemli etkenler arasında bu sistemlerin kolay ulaşılabilir ve hızla kurgulanıp kullanıma hemen alınabilmesi yer alıyor. Bu bilinci ve farkındalığı artırmanın önemli yollarından bir tanesinin bulut bilişim ile bu hizmetlerin KOBİ’lere çok daha kolay, çok daha az kaynak ve eforla ve çok daha hızlı ulaştırılması yer alıyor. Böylece KOBİ, bu sistemlerin işine sağlayabileceği değeri büyük yatırımlar yapmadan da görebiliyor” değerlendirmesinde bulundu.
Temel sorun süreç analizi için kurumların BİLGİ BİRİKİMİ eksikliği
Navigator İş ve Bilgi Yönetim Hizmetleri Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı, bilgi ve doküman yönetimi çözümlerinin kullanıcıların bilgi gereksinimiyle orantılı olarak değişerek gelişeceği görüşünde. KOBİ’ler tarafında ise Bıçakçı’nın dikkat çektiği önemli noktalar var. KOBİ’lerin iş süreçlerinde analiz yapması, gizli-görünen maliyetlerini gerçekten bilmesi ve bu doğrultuda bu teknolojilerle nasıl verimlilik ve kar artışı sağlayabileceklerini saptanması gerektiğini belirten Bıçakçı “Burada temel sorun süreç analizi için kurumların bilgi birikimi eksikliği ve çözüm sunan şirketlerin teknoloji bağımsız süreç konusunda bilgi birikimi verebilecek kaynak sağlayamamalarıdır. Kurumların bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinden ne kazanabileceklerini irdelemeleri, profesyonel destek ile kazanımlarını öğrenmeler gerekiyor” dedi.
Bulut KOBİ’ler için bu konuda fırsat
Scalaris AG Avrupa Pazarlama ve Satış Direktörü Philipp Sander de, KOBİ’lerin iş süreçlerini destekleyen ve düzenlemelerle uygun çalışmalarına yardımcı olacak profesyonel anlamda bilgi ve doküman yaşam döngüsü çözümlerini satın alacak güçte olmadığını hatırlatarak bulut bilişim ve paylaştırılabilen kaynaklar sayesinde bu durumun hızlı bir şekilde değişebileceğini belirtti.
Türk ticaret kanunu ile doküman yönetimi şirketlerin yasal zorunluluğu haline gelebilecek
Bilgi ve doküman yönetim sistemlerinin küçük ve orta ölçekteki kurumlarda kullanımı ve gelişimi ile ilgili değerlendirmelerde bulunan KoçSistem Yazılım Geliştirme Satış Birim Yöneticisi Faik Peker de önemli noktalara dikkat çekti. Küçük ve orta büyüklükteki şirketlerde, pazarın daha rekabetçi olması, bu tip destek sistemlerine geçişin önceliğini, şirketlerin faaliyet alanlarında yapılacak olan aktivitelere nazaran azaltıyor gibi gözükse de bu durum, şirketlerin bilgi ve doküman yönetim sistemlerine geçiş gerekliliklerinin de altını belirgin bir şekilde çizmekte olduğunu belirten Peker, “KOBİ’lerde bu dönüşümü hazırlayacak olan bilincin yükseltilmesi, bu şirketlerin sahip oldukları bilgi ve dokümanların değerinin ortaya koyulması ve bu farkındalığın yaratılmasından geçmektedir. Beklenen Yeni Türk Ticaret Kanunu’yla birlikte bilgi ve doküman yönetimi şirketlerin yasal zorunluluğu haline gelebilecektir” şeklinde konuştu.
Bu sistemlerin KOBİ’lere rekabet avantajı getirebilecek konulardan biri olduğu anlatılmalı
Henüz yeterince yaygınlaşmamakla birlikte, KOBİ’lerde bilgi ve doküman yönetimi sistemlerine sürekli artan bir ilgi olduğunun söylenebileceğini belirten Xerox Türkiye Pazarlama ve Stratejik Teklif ve İhaleler Direktörü Ayşen Şişman, bilincin artırılmasının önem taşıdığını ve doğru bir bilgi ve doküman yönetiminin, KOBİ’lere rekabet avantajı getirebilecek konulardan biri olduğunu anlatarak bilincin artırılmasının önemini vurguladı. Doküman ve bilgi yönetimi etkin bir şekilde gerçekleştirilirse, KOBİ’leri daha verimli, esnek ve piyasa beklentilerine hızlı cevap verebilir hale getireceğini ve ifade eden Şişman, şöyle konuştu: “ Bunu KOBİ’lere aktarabilmek için çeşitli eğitim ve tanıtım çalışmaları düzenlenerek, sağlam bir zemin oluşturulabilinir. Böylece kurumlar ve özellikle KOBİ’ler, tüm içeriğin (doküman, ses, görüntü vb.) yönetilmesi, bilgilerin güvenilir bir yapıda saklanması, bilgilere gerek duyulduğunda hızlı ve kolay erişim sağlanmasının yanında, tanımlanmış iş akış süreçleri ile işlem sürecini kısaltma olanağına erişebilecektir.”
