Gelecek kullanıcı ihtiyaçlarıyla şekillenecek
Bilgi ve doküman yönetim sistemlerinin gelecekteki gelişim yönüne bakıldığında uzmanlara göre çağın ve kullanıcıların değişim hızına paralel olarak farklılaşacak bir yapı söz konusu olacak. İş dünyasında yer almaya başlayan yeni neslin alışkanlıklarıyla örtüşen, bilgiye ve kaynağına en kısa yoldan ve hızlı bir şekilde erişebilmeyi mümkün kılan, şirket içi ve şirketler arası bilgi ve doküman paylaşımını birçok mecrada sunabilen ve yaşatabilen bilgi ve doküman yönetim sistemleri sektör temsilcilerine göre sahnede olacak. Bulut bilişim olarak bilgi ve doküman yönetimi günlük hayatımızın bir parçası olan mobil teknolojiler ile bütünleşik olup, doğru ve değerli bilgiye sürekli erişebilmeyi sağlayacak; bu anlamda artan veri hacmiyle özellikle bankacılık, telekom, perakende gibi sektörlerden aldığı hızla da yaygınlaşabilecek.
Dokümanların yanında görsel ve işitsel medyanın da hızla artarak ekleneceği bir gelişim izlenecek
Bilgiyi oluşturan kişilerin insanlar olduğunu belirten Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş’a göre de gelecekte insanın daha da merkezde olduğu, bilgi birikimini oluşturan unsurların arasında dokümanların yanında görsel ve işitsel medyanın da hızla artarak ekleneceği bir gelişim izlenecek. Aktaş bu gelişime karşılık yine de kritik konu hızlı uyum olacağı için, kurumların yatırımlarının merkezinde çalışanlarının bu sistemleri ne kadar kolay benimseyeceği ve işlerinin vazgeçilmez bir parçası haline getireceğinin de hassas bir nokta olarak kalacağına işaret etti.
Yaşam döngüsü yönetimi önemli bir konu olacak, endüstrilere özel gereksinimlere odaklanılacak
Bilgi ve doküman yönetim sistemlerinin gelişim yönünde yaşam döngüsü yönetiminin önemli ve ana bir konu olacağını belirten Scalaris AG Avrupa Pazarlama ve Satış Direktörü Philipp Sander’e göre bundan sonraki süreçte herhangi bir sektörün ya da endüstrinin özel gereksinimlerine yanıt verilebilmeye odaklanılacak. Bugün pek çok doküman yönetim sisteminin genel özelliklere sahip olduğunu belirten Sander, kullanıcıların kendi özel gereksinimleri için çözümler istediklerini ve isteyeceklerini vurguladı.
Sosyal ağ kullanımının gelişmesi, kurumların kendi portallarını kurarak ağ üzerindeki uygulamaları tek çatı altında toplama gayretleri sistemlerin kullanımını artıracak.
Kıdemli Teknik Satış Danışmanı Levent Engin’e göre de önümüzdeki gelişme sürecinde bilgi ve doküman yönetim sistemlerinin gelişim süreci ve kullanımının artışında etkili olacak bir başka nokta da; sosyal ağ kullanımının gelişmesi, kurumların kendi portallarını kurarak ağ üzerindeki uygulamaları tek çatı altında toplama gayretleri olacak. Uzun vadeli gelecekte ise mevcut yazılım geliştirme platformlarının bilgi ve doküman yönetimi yetenekleri gelişecek.
Tek bir platform altında toplanan ürünler tercih edilecek
Çok şubeleri yapılarda belgelerin, indeks verileri birlikte merkeze en hızlı şekilde gelmesinin verimliliği çok artırdığına işaret eden GGSoft Genel Müdürü Tolga Eşiz, PaperWork altyapısı ile dokümanların her noktadan taranarak merkeze belirli kurallar eşliğinde gelebildiğini belirtti. Bu dağıtık yapı tarama çözümü ile kurumun sahip olduğu tarayıcıların ağ üzerinde paylaşılarak her türlü belge tipi için tarama ayarlarının belge setleri, transfer zamanı vb. gibi birçok parametre merkezi olarak tanımlanabildiğini de ifade eden Eşiz, şu değerlendirmelerde bulundu: ”Bu çözüm, şubelerden merkeze belgelerin gelmesi için yapılan faks, fotokopi, kargo gibi tüm masrafları büyük oranda ortadan kaldırmaktadır. Doküman yönetim sistemine ek olarak, yakın dönemde aşağıdaki konular çok daha popüler hale gelecektir; Fatura işleme, Dağıtık yapı tarama, doküman sınıflandırma. Tüm bu çözümleri tek bir platform altında toplayan ürünler kurumlar tarafından öncelikli olarak tercih edilecektir.”
Kurumların gelecek ihtiyacı “Doküman ve İş Akışı Yönetim Sistemleri” olacak
Bimser Kurucu Ortağı Sedat Babalık’a göre özellikle büyük ölçekli şirketlerde bu konuda yeni bir eğilim oluşuyor. KOBİ’lere göre büyük şirketlerde doküman ve süreç otomasyonu sistemlerine geçişte büyük bir talep yaşandığını ifade eden Babalık’ın önümüzdeki dönemde bu sistemlerde kurumların ihtiyaçlarını içeren değerlendirmeleri şöyle: “Son yıllarda bu talep geometrik olarak artıyor. Bu noktada çok önemli bir ayrıma da işaret etmekte fayda var. Doküman yönetim sistemleri şirketlerde genelde form bazlı olmayan, bilgi, belge, doküman gibi yazılı ya da görsel öğelerden oluşan statik dokümanların yönetimini akıllara getirmektedir. Diğer tarafta şirketteki yüzlerce formu elektronik olarak yönetilmesi kurumlara çok büyük katma değer sağlamaktadır. İşletmenin her noktasında masadan masaya manuel dolaştırılan formların, doldurulması, onaylanması, red edilmesi, kurumsal veri kaynaklarından veri alıp, veri yazabilmesi, toplanan bilgilerin analizlerinin yapılabilmesi, verilerden sorgulama yapılıp raporlanabilmesi, kurumların önemli ihtiyaçlarındandır. Bu kapsamdaki form, doküman ve belgeler dinamik dokümanlar olarak nitelendirilebilir ve bu tip dokümanları yöneten sistemlere ise “İş Akış Yönetim” sistemleri denilir. Dolayısı ile kurumların gerçek ihtiyacı yukarıda belirtildiği gibi hem dinamik hem de statik olan kurumsal tüm dokümanları duvardan duvara yönetecek “Doküman ve İş Akışı Yönetim Sistemleri”dir.
Elektronik fatura kavramı, 2012’de tetikleyici olacak
Doküman ve bilgi yönetimi kavramları çok geniş bir yelpazeyi içerdiğinden, ülkemizde birçok şirketin öncelikle fiziksel ortamda onlara en çok yük getiren kağıt ortamındaki dokümanlarla başa çıkmak istediğini belirten Kets Genel Müdürü Mustafa Savaşan, Bu sebeple de şu anda genel bir doküman yönetimi sistemi kurmaktan ziyade sayısal arşiv oluşturma yönünde çalışmaların olduğunu ifade etti. Bunun günümüzün şirketleri için vazgeçilmez bir zorunluluk halini almış durumda olduğunu da dile getiren Savaşan, önümüzdeki dönemdeki gelişim ve sistemler konusunda öne çıkan noktaları şöyle değerlendirdi: “Öncelikle bu tür sayısal arşivlerin oluşturulması hem şirketlerin gelecekte daha geniş kapsamlı doküman yönetim sistemlerine geçmesini kolaylaştıracak, hem de halihazırdaki acil sorunlarına hızlıca bir çözüm olacaktır. Özellikle, elektronik fatura kavramının devlet tarafından da desteklenmesi, 2012’de bu konuda bir çok firmanın sayısal fatura işleme ve arşivleme sistemlerine geçmesinde en büyük etken olacaktır.Bizim bu aşamada fark yaratmak isteyen şirketlere önerilerimizi şu şekilde; Verilerin hızlı artışına ve çeşitlenmesine paralel olarak şirketlerin verileri tasnifi, sayısallaştırma ve saklamasına ilişkin stratejilerinin belirlenmesi, işin doğası ve hukuki düzenlemelerin gereklerine uygun olarak her yıl verilerin ne şekilde saklanması gerektiğinin gözden geçirilmesi, saklanması gerekmeyen veya saklanma süresi dolan verilerin ayıklanması, sayısal ortama alınan verilerin her türlü güvenliğinin sağlanarak mahremiyet kuralları uyarınca işlem gördüğüne dikkat edilmesi, verilerin bir başka yerde yedeklenmesinin sağlanması önemli.”
