Kurumsal bilgi akışına profesyonel bakış
Artan rekabet ortamı, minimum maliyetle maksimum verim elde etme çabası, kurumsal bilgi ve süreçlerin, erişim yetkileri ile birlikte kontrol altında tutulmasının gereklilik halini alması ve bu kapsamda gelişen teknolojik uygulamalar şirketleri de bilgi ve doküman yönetim sistemlerine yatırıma iten temel sebepler oluyor. Dijital Yazılım Satış Yöneticisi Metin Aziz Çakır, bu doğrultuda ilginin sadece büyük ölçekli şirketlerle sınırlı kalmayacağını, tüm ölçekteki kurumlara yayılmasını beklediklerini vurguladı. “Elektronik doküman yönetim sistemleri çağımızın vazgeçilmez unsurlarından bir parçası haline geldi ve birçok kurum ve kuruluş arşivlerini sayısal ortama aktardı” diyen Sentim Arşiv ve Doküman Yönetimi Satış Müdürü Serkan Kuralkan’a, Arşiv Projeler Müdürü Engin Kılıçarslan da şu tahminini ekledi: “5 yıllık süreçte birçok sektör elektronik doküman yönetim sistemine geçmiş olacak. 10 yıllık süreçte de küçük işletmeler hariç, doküman yönetim sistemlerine geçiş süreci tamamlanmış olacak.” Turkcell Global Bilgi İç Denetim ve Bilgi Güvenliği Müdürü Temel Tokgöz de, şu an sadece büyük ve çalışan sayısı fazla olan şirketlerde bu yatırımların yapıldığına işaret etti. Ancak bu yapının faydalarının daha iyi anlaşılması, elektronik sistemlerin gelişmesi ve yatırım maliyetlerinin azalması ile birlikte küçük ve orta ölçekli şirketlerin de bu sistemlere ilgi göstermesi gündeme gelecek.
Xerox Türkiye Hizmetler ve Stratejik Müşteriler Operasyonu Direktörü Gülçin Uysal da şu eklemeyi yaptı:
“Kurumlar; özellikle tüm bilgi ve doküman yönetimi hizmetini alabilecekleri, uçtan uca çözüm sunan tedarikçileri tercih edecek. Dokümanın yaratılmasından imhasına kadar geçen süreçte tek bir tedarikçiden dışkaynak hizmeti almak, kurumlara maliyet ve zaman tasarrufu sağlarken, daha verimli işler yapılmasına imkan verecek.”
Kamunun desteği öne çıkacak
Iron Mountain Türkiye Başkan Yardımcısı Dumrul Alçıcı’ya göre, bilgi ve doküman yönetimi sistemlerine ilgiyi artıracak önemli faktörler var. Alçıcı bunları şöyle sıraladı:
“Ülkemizde her geçen gün sayıları artan çok uluslu ya da yabancı ortaklı kuruluşların bu kültürü de beraberinde taşımaları, ülke kanunlarımızda yapılan ya da yapılacak değişikliklerin uygulamaya alınması, kamu sektörünün bu yöndeki “Destek Hizmet Alımı”nı benimsemesi gibi faktörler önemli. Ama en önemlisi, “Sektörel Bazlı Kanun ve Kapsamlı Yönetmeliklerin” gündeme alınması ile yatırımların ivme kazanacağına ve hızlı bir gelişme süreci yaşanacağına inanıyoruz.”
Turcom Yazılım Satış Müdürü Serkan Esen’e göre, bu başlıkta yatırımlar yükselen bir ivme ile artacak ve bunu da e-devlet tetikleyecek. “Kurumlar, doküman yönetim sistemlerinin, ilgili dokümana göre verdiği numara olmadan yazışma yapamayacak” yorumunu yapan Esen, dijital ve mobil imza teknolojileri ile bu sistemlerden üretilen dokümanların imzalanacağı tahmininde bulundu ve ekledi: “Sanırım başka şansımız yok.”
Navigator İş ve Bilgi Yönetim Hizmetleri İş Uygulamaları Yöneticisi Melike Ayköse, kurumsal içerik yönetimine yapılan yoğun yatırımlara işaret ederek, pazar dinamikleri ışığında rekabet ortamının artmasına paralel, hizmet kalitesi ve çözüm çeşitliliğinin artmasını öngördüklerini söyledi.
Elektromak Toshiba Pazarlama Destek ve Ürün Koordinatörü Ali Tikveş, bu eğilimin cihazlara yansıma yönündeki beklentisini, “Orta vadede renkli doküman üretimini sağlayacak cihazların satışlarının artacağını, uzun vadede ise ofislerde kullanılan cihazların, şirketlerin işleyişine her yönden bütünleşik olmasını bekliyoruz. Bu anlamda, çok fonksiyonlu cihazlar ofislerin işleyişinde bağlantı noktası olacak” sözleri ile özetledi.
“BT PERSONELİNİ İKNA ETMELİ”
Nuance Türkiye -Servodata Genel Müdürü Cem H. Bektaş’a göre, geçiş süreçlerinde kendileri gibi şirketlerin omuzlarında daha büyük yükler bulunuyor. “Yapıya geçişlerin sancılı olmasından çekinen BT personeline, öncelikle her aşamada yanlarında olacağımızı inandırmak zorundayız” diyen Bektaş, aksi halde hazır yapıyı değiştirmekten kaçınan personelle karşı karşıya olma riskine dikkat çekti. Bektaş, şirket olarak proje öncesi, proje analizi ve proje sonrası gibi süreçlerle takip ettikleri yapı geçişlerinin minimum zaman kaybı, maksimum iş gücü olarak sonuçlandırıldığına dikkat çekti.
Cybersoft İş Akış ve Doküman Yönetim Projeleri Yöneticisi Çağrı İnce de konuya yasal gereklilikler ve kamu kanadındaki uygulama süreci açısından baktı. Resmi Yazışma Kuralları’nda, Elektronik Belge Yönetimini kapsayacak şekilde değişiklik yapılmasının 2011 yılında gündeme geldiğini, kamu kurumlarından hazırlanan taslaklar konusunda görüşlerinin istendiğini hatırlattı. Bu süreçle birlikte, kamu kurumlarının elektronik imzayı destekleyen Elektronik Belge Yönetim Sistemi yazılımlarına olan ilgilerinin arttığına işaret eden İnce, “Resmi Yazışma Kuralları’nın yeni sürümünün yayınlanması ve E-Yazışma Projesi’nin yaygınlaştırılması ile birlikte, Kamu Kurumlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçişlerinin, kısa zaman içerisinde hızlı bir şekilde artması bekleniyor” dedi.
Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci’ye göre de, bilgi ve doküman yönetim sistemleri, süreç yönetimi çözümleri ile bütünleşik hale getirilip, etkin ve vazgeçilmez bir altyapı olacak. Bu sistemler üzerinde saklanan veriler üzerinden analizler yapılarak elde edilen verilerin, kurumun karar destek sistemlerinde kullanımının artacağı öngörüsünde bulunan Müjdeci, “Kağıt bazlı doküman yerine, elektronik dokümanların geçerliliğinin artması ve TTK, standart dosya planı, TS13298 gibi bu yatırımları özendiren mevzuatların yürürlüğe girmesi de yatırımları artıracak” yorumunu yaptı. Müjdeci’nin beklentisi; bu yıl ilgili yatırımların 2011 yılı içindeki yatırımlara göre iki kat artması yönünde.
Mitasan Büro Makinaları Teknik Destek Müdürü Nezih Muti de, konuya kamu kanadının çalışmaları ışığında, şu yorumla katıldı:
“Kamu kurumlarının birçok konuyu sayısal ortama taşıması ve kendileri ile çalışacak şirketleri de bu yöne itmesi bu ivmeyi daha da artırmakta. Kısa vadede bu zorlamalar ile sayısallaşan şirketlere, bu rahat ve verimi gören diğer şirketlerin de uzun vadede bir yerinden katılmalarını bekliyoruz.”
Bütünleşik ve vazgeçilmez yapılar
Data Market Kıdemli Satış Danışmanı Levent Engin, bilgi ve doküman yönetimi yatırımlarına orta ve uzun vadede ilginin artacağı kanısında. Engin’e göre, şu anda belirli büyüklükteki şirketler için geçerli olan bu tip uygulamalar, daha geniş bir kitleye ulaşacak. Gelecek dönemde yatayda da uygulama sayı ve alanının genişleyeceği varsayımından yola çıkan Engin, “Örneğin doküman yönetim sistemi kullanan bir şirket, iş akışları ve süreç yönetimine geçecek. Sınırlı bir portal ve bunun üzerinde arama motoru kullanan bir şirket, ağ üzerinde çalışan kapsamlı arama motorlarına geçiş yapacak” bilgisini verdi.
Bilkom Yazılım Ürün Yöneticisi Mert Saka ise doküman yönetimindeki değişime dikkat çekti ve “Bugüne kadar doküman yönetimini yaşayan, dev bir arşivleme sistemi olarak düşündük. Artık dokümanın üretimini önemsemeye başladık” sözleriyle yapıyı tanımladı ve ekledi: “Yakın gelecekte, dokümanın nerede kullanıldığının önemli olduğunu fark etmeye başlayacağız.”
Genel kanı, orta ve uzun vadede şirketlerin halihazırdaki yapılarını bozmadan, ellerindeki verileri daha verimli şekilde kullanma yarışına girecekleri. Bimsa Çözüm Yöneticisi Barış Büyüktanır, buna örnek olarak, “Bugün ERP, CRM sistemlerinde oluşan verilerinde veri madenciliği çalışmaları yapılırken, ilerde bu çalışmalar eldeki dokümanlarla yapılacak” dedi. Büyüktanır’a göre, bu verileri en uygun biçimde anlamlandırıp ilişkilendiren şirketler çeviklik kazanarak hızlı kararlar alabilecek. Fiziksel dokümanlarda ise hatayı sıfıra indirmek ve yine fiziksel dokümanlardaki verileri bilgi sistemlerine aktarmak, Büyüktanır’a göre bu çevikliğin diğer adımını oluşturacak. “Eldeki bilginin kontrolünü sağlayan şirketler, içinde bulundukları pazarın kontrolünü ele geçirecek” yorumunu yapan Büyüktanır, şöyle devam etti:
“Eldeki içeriğe olan yatırım, yani içerik yönetim sistemleri yatırımları çok büyük bir ivme ile artacak. Eldeki her dokümanın içeriği bir anlama kavuşurken, bir yandan da özellikle mobilite ile birlikte bilgiye her yerden erişim önem kazanacak. Bu içerik yönetim sistemlerinin içinde de, özellikle kullanıcının alışkanlıklarını değiştirmeden içeriğe erişim sağlayan, bütünleştirme ve mobilite alanında öncü olanlar ön plana çıkacak.”
Bulutta bilgi yönetimi dönemi
Sektör bazında bu yapının gelişimine işaret eden Birikim Otomasyon Sistemleri Satış Müdürü Elif Durgan, doküman yönetimi alanında orta vadede yatırımların artarak süreceğini belirtti ve ekledi: “Özellikle enerji ve finans sektörlerinde bunu daha iyi fark edeceğiz.” Kurumların, yatırım yaparken, artık arşiv ve doküman yönetim yatırımlarını en sonlara değil, ortalara doğru çıkartarak bütçelerinde de daha geniş yer verdiğine dikkat çeken Durgan ekledi: “Uzun vadede sektörde ciddi büyüme olması kaçınılmaz.”
Biznet Bilişim Genel Müdür Yardımcısı ve Baş Danışmanı Haluk Aydın’a göre, bilgi ve doküman yönetiminin gerçek değeri şu ana kadar ortaya çıkmadı. Çünkü dokümanlar kurum içinde elektronik ortamda yönetilebilse bile, standart, güvenli ve yasal olarak geçerli şekilde kurum dışına gönderilemiyor. Bu nedenle, yine kağıt ortamına dönülüp, standart yollarla gönderimin tercih edildiği üstünde duran Aydın, Kayıtlı Elektronik Posta’nın (KEP) sorunu çözüp, dolayısıyla doküman yönetimi kazanımlarını kat kat artıracak yegane inisiyatif olarak ortaya çıktığına işaret etti. “KEP artık dokümanların tüm yaşam döngüsü boyunca elektronik ortamda kalabilmesini sağlayacak en önemli araç olacak” yorumunu yapan Aydın, böylece doküman yönetimi projelerinde de büyük artış beklediğinin altını çizdi.
HP Kıdemli Satış Yöneticisi Fatma Gültekin Mıdık ise konuya bulut bilişim kanadından bakarak, şu yorumu yaptı:
“Kurumlar orta ve uzun vadede doküman yönetimi çözümlerini gittikçe artan ölçüde genel bulut üzerinden almaya odaklanacaklar. Özellikle sosyal zekâdan ve bunun temeli olan sosyal ağ hesaplarının bulutta birbirine bağlanmasından da yola çıkarsak, bilgi optimizasyonu bağlamında bilgi yönetiminin genel buluta hızla taşınacak çözümlerden biri olduğunu söyleyebiliriz.”
Mıdık’a göre bu noktada bir diğer önemli unsur da Anlamlı Web 3.0. Bilgi ve doküman yönetiminin hem yapısal olmayan ‘sosyal’ verilerin hem de analiz raporlarındaki formel verilerin çok iyi sınıflandırılmasını, ihtiyaca ve önem derecesine göre önceliklendirilmesini gerektirdiği gerçeğine işaret eden Mıdık, “Bunun için de sayısal ortama aktarılan veya doğrudan bu ortamda toplanan verilerin sadece anahtar kelime temelli değil; içerdikleri bilgilerin, cümlelerin anlamına göre de kategorize edilmesi gerekiyor. Kelime taramasını, söylenen sözlerden anlam çıkaran Anlamlı Web 3.0 yazılımlarının desteklemeye başlamasıyla, bilgi ve doküman yönetimi de bulut bilişim tabanlı internette hızla artan büyük veri yükünün altından kalkmak için en kritik çözümü sunacak” yorumunu yaptı. Benzer şekilde bulut bilişimin önemine dikkat çeken İnnova İş Çözümleri Yöneticisi Feyza Narlı da şunları söyledi:
“Bulutun maliyet ve hız konusunda doküman yönetimi alanında sağlayacağı avantajlar, kurumların bu sistemlere olan talebine de artış getirecek. Kurumların doküman yönetimi alanına yaptığı yatırımlar bir taraftan artarken, öte yandan bulut sayesinde söz konusu sistemleri kullanabilme maliyeti ise daha aşağı seviyelere inecek. Bu da, söz konusu sistemlerin daha yaygın biçimde kullanılması anlamına gelecek.”
Süreçler daha da genişleyecek
Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş’a göre, doküman yönetimi bir kurumun bilgi ile çalışırken ihtiyaç duyduğu süreçlerden sadece biri. “Kurumlar yakın gelecekte problemsiz bir doküman yönetiminin yanı sıra kurumsal arama, sosyal ağlar, portal gibi farklı noktalarda da ihtiyaçlarını karşılayabilecek çözümlere ihtiyaç duyacak” tahminini yapan Aktaş ekledi: “SharePoint, doküman yönetiminin yanı sıra tüm bu ihtiyaçları da tek bir yerden karşılayabilen bir platform. Bu doğrultuda yakın gelecekte bu platform üzerinde inşa edilen çözümler kurumlar arasında yaygınlaşacak.”
İlginin artmasını bekleyen Reisswolf Güvenli İmha Direktörü Deniz Eraydın’a göre, özellikle büyük miktarda veri depolanan sayısal ortamların, maddi değeri olan kredi kartı, çek ve değerli kağıtların imhasında profesyonel bir hizmet sağlayıcı ihtiyacı da artacak. Eraydın, veri koruma taslağının yasalaşması halinde, şirketlerde kişisel bilgi işleme süreçlerinin daha denetimli ve daha önemli bir hal alacağını vurguladı ve şu eklemeyi yaptı: “Uluslararası şirketler zaten tabi oldukları uluslararası yaptırımlar gereği bu önlemleri almak istiyor, Sarbanes Oxley, COBIT, ISO 27001 gibi yasa ve çerçeveler bunu gerektiriyor.”
“YENİ TTK, KURUMSAL İLGİYİ ARTIRACAK”
E-Güven Genel Müdürü Can Orhun, 1 Temmuz 2012’de yürürlüğe girecek olan Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) e-imza ile e-imzayla bütünleşik bilgi ve doküman yönetimi uygulamalarının ticaret hayatında yaygınlaşmasında önemli rol oynayacağını belirtti. Orhun şöyle devam etti:
“Yeni TTK ile şirketlerde yönetim kurulu kararları için notere gitmeye gerek kalmayacak. Şirket kayıtları ve mahkemeye delil olarak verilebilen her şey için e-imza kullanılabilecek. Ayrıca Ticaret Odaları’nın yayınladığı noter onaylı ticari sicil kayıtları artık e-imzalı gönderebilecek. Kayıtlı Elektronik Posta’da (KEP) hizmet sağlayıcı yetkisi ve düzenleme de e-imza ile yapılabilecek. Bankalar kişi ve kurumların e-postalarına doğrudan e-imzalı tebligat yapabilecek. Önümüzdeki dönem, kurumların bilgi ve doküman yönetimine ilgisinin arttığı bir dönem olacak.”
“EKONOMİK EĞİLİMLERİN GEREKLİLİKLERİ”
IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Ürün Grubu Satış Yöneticisi Fatih Kayadelen’e göre, önümüzdeki yıllarda, hem bilgi yönetim hem de içerik yönetim sistemleri daha karmaşık hale gelecek. “Müşteri talepleri çok fazla farklı kanaldan gelmeye başladı ve daha da artacağını düşünüyoruz” diyen Kayadelen, şu yorumu yaptı:
“Elektronik imza daha da yaygınlaşacak ve bu elektronik evrak işlemlerinin yolunu açacak. Fiziksel bağlılıklar kalkacak, bir yere gitmeden, çıktı almadan işler halledilecek. Bir sonraki aşamada, müşteri bilgilerine veya müşterinin tüketim eğilimine ulaşmak, doğru zamanda, doğru bilgiye erişmek çok önemli hale gelecek. İçeriklerle ilgili analizler ortaya çıkacak. Uzun vadede içerik yönetimi ile ilgili çok daha fazla analitik unsurun devreye girmesini bekliyoruz. Sadece içerik sahibi olmak ya da sahip olunan milyonlarca müşterinin sözleşmelerinin elde bulundurulması uzun vadede yeterli olmayabilir. Uzun vadede etkili olabilmek için tüm sistemlerde, veritabanlarında tüm bunların ayıklanmış olarak tutulması ve bu sistemlerin bütünleşik olması gerekir. Bu tip uygulamalar işe odaklanmayı sağlar. Gelecekteki ekonomik eğilimler bunu gerektirecek.”
“KAĞITSIZ BİR GELECEK”
Her sektörde faaliyet gösteren tüm kurum ve kuruluşların yakın ve orta gelecekte bu tip yazılımlara artan bir oranda ihtiyaç duyacaklarını söyleyen Bimser Çözüm Genel Müdürü Sedat Babalık’a göre, teknolojik gelişmeler ve şirketler arası rekabet bu süreci daha da hızlandıracak. Zaman içinde e-imzanın yaygınlaşması ile kağıt kullanımına olan ihtiyacın her geçen gün biraz daha azalacağı üzerinde duran Babalık, “Uzun vadede belki kağıt hiç kullanılmayacak” yorumunu da ekledi. Babalık, şöyle devam etti:
“Kağıtsız ofislerin çoğalması her yıl dünyada milyonlarca ağacın kurtulması anlamına gelecek. Dünyada milyonlarca küçük büyük her şirket doküman ve süreç otomasyon sistemi kullanmaya başlayacak. Genelde kamu kurumlarında doküman yönetimi sistemleri ağırlıklı kullanılırken, özel şirketlerin önceliği ise süreç otomasyon çözümleri ağırlıklı bir kullanım. Ancak zaman içinde tüm kurumlar kağıtsız ofise geçerek, gelecek nesil belki kağıdı hiç tanıyamayacak.”
“ŞİRKETLERİN İLGİSİ ARTIYOR”
GGSoft Genel Müdürü Tolga Eşiz, 15 yıldır Türkiye pazarına doküman arşiv ve yönetimi konusunda çözümler geliştirdiklerini belirterek, “PaperWork ürünü kendi geliştirdiğimiz bir uygulama olduğundan pazarın ihtiyaçlarına göre konumlandırılması çok rahat” dedi. Şirketlerin bilgi ve doküman yönetimi ile, geçen yıllara kıyasla daha ilgili olduğunu belirten Eşiz, “Ancak Avrupa ve ABD’ye göre doküman yönetimi sektörü emekleme safhasında” dedi. Kurumların büyük bölümünün elektronik arşiv sistemi bulunmadığına işaret eden Eşiz, “Elektronik dokümanların hukuksal alanda kullanımına yönelik yasaların gecikmesi, kağıt kullanımını teşvik etmekte” yorumunu yaptı. Kurumlardaki yabancı yazılım hayranlığının da pazarın önünü tıkadığı eleştirisini yapan Eşiz, şöyle devam etti:
“Yabancı çözümlerin ilk yatırım ve işletme maliyetleri yüksek olduğundan, şirketler bu alanlara yatırım yapmayı hep sonraya bırakmakta ve araya başka projeler almaktadır. Sunduğumuz PaperWork çözümü ise kurumun ihtiyacını tam olarak karşılamaktadır. Bu yüzden tüm müşteri adaylarımıza alımdan önce pilot yapmalarını öneriyoruz. Başarılı proje örnekleri ile kurumların bu alanda yatırım yapmaları daha da kolaylaşacak. Rekabet arttıkça ve maliyetin daha da önemli olacağı yakın gelecekte, kurumlar bu sistemleri kurmak zorunda kalacaklar. Bu alanda yatırım; şirketlere yanlış dosyalamaların azalması, arşivleme sistemi ile tasarruf, dokümanların eskime ve yıpranmasının engellenmesi, aynı dokümanın çoklu kullanımı, işler arasında koordinasyonun düzenlenmesi, bilginin kontrolü ve güvenliği, verimlilik artışı gibi faydalar sağlıyor. Ayrıca müşteri hizmetleri kalitesinin artması, kurumsal altyapının geliştirilmesi, iş akışlarınızın daha iyi kontrol edilmesi, bilgi yönetim ve paylaşım maliyetlerinin azalması da bu yapıda öne çıkıyor.”
