Bilgiyi itinayla saklamanın ipuçları
Bilgi ve doküman yönetiminin ele alındığı BThaber Platform etkinliğinde profesyoneller tecrübelerini aktardı.Fiziksel arşivlerin sayısal ortama aktarılması ve bilgiye erişimin kolaylaşması iş süreçlerinin gelişimi üzerinde olumlu etki gösteriyor. Bu konuya odaklanan BThaber Platform etkinliği 25 Nisan’da İstanbul’da gerçekleştirildi. “Bilgi ve Doküman Yönetimi” başlıklı etkinlikte çözüm sağlayıcı şirketler ve bu çözümleri kullanan farklı sektörlerden birçok isim bir araya gelerek sektöre bilgi ve deneyimlerini aktarma fırsatı buldu. Canon sponsorluğunda düzenlenen etkinlikte Canon Avrupa Ürün Planlama Yöneticisi Hideki Yamamoto yeni nesil tarayıcılar hakkında bilgi verdi.
“Orijinaline götürmüyorsa belge değildir”
Osmanlı arşivinin içeriğinden bahsederek başladığı konuşmasına, arşivleme konusundaki başarılarını aktararak devam eden Osmanlı Arşivleri Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Müdürü Yakup Yıldırım, çok kötü durumdaki belgelerin sayısal ortama aktarılmasının oldukça zahmetli bir iş olduğunu ve titizlik gerektirdiğini söyledi. Kendi geliştirdiği bir yazılım ile arşiv işine başlayan Yıldırım, “Fiziki arşivle aynı anda bir veya iki kişiye hizmet verebilir durumdaydık. Şimdi sayısal kopyalarda aynı anda yüzlerce kişinin erişimini sağlayabiliyoruz” dedi. 7 milyon parçanın sayısal ortama aktarıldığını ve bunun Osmanlı arşivinin çok küçük bir kısmını oluşturduğunu söyleyen Yıldırım çözüm sağlayıcı şirketlere ve müşterilerine şöyle seslendi: “Fiziki olarak tanımlanmamış belgeleri sayısallaştırmaya çalışmayın. Çünkü sizi orijinal belgeye götürmeyen hiçbir sayısal kopya yasal olarak ‘belge’ değildir.”
Projelerde başarı yüzdesi artıyor
BThaber Platform etkinliğinin öğleden önceki bölümünde yer alan panelde, çözümlerin nasıl şekillenmesi gerektiği ve modern yönetim sistemleri konusunda bilgiler aktarıldı. BThaber Gazetesi Yayın Yönetmeni Fatih Sarı ve BThaber Editörü Handan Aybars’ın moderatörlüğünü yaptığı panelde ilk söz alan Biznet Genel Müdür Yardımcısı Haluk Aydın, insan alışkanlıklarının sayısal ortama geçiş için önemli bir engel oluşturduğuna dikkat çekti ve çözümlerin bu soruna odaklanması gerektiğini dile getirdi. GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur, şunları söyledi: “Eskiden çözümleri anlatmak ve faydaları konusunda ikna etmek için çok zorlanıyorduk. Fiziksel olarak bile arşiv yapmayan insanlara bu çözümleri anlatmaya çalışıyorduk. Artık çok fazla şirket doküman yönetim sisteminin bilincinde ve buna ihtiyacı olduğunu söyleyerek geliyor.” Navigator İş Uygulamaları Yöneticisi Melike Ayköse ise projeden daha öncesine giderek, durum analizi yaparken iş birimleri bazında değil, süreç bazında düşünmek gerektiğinin altını çizdi ve ancak sürecin bir bütün olarak ele alındığı zaman sağlıklı çözümler ortaya konabildiğini söyledi. Canon Ürün Destek Uzmanı Sinan Karabacak ise Canon’un tasarruf konusundaki çalışmaları hakkında bilgi verdi. Panelin ardından gerçekleştirilen sunumlar ise ‘Başarı Hikayeleri’ oldu. İlk olarak Canon ile hayata geçirdikleri yatırımı ‘İSKİ’de Bilgi ve Doküman Yönetimi’ başlıklı sunumuyla anlatan İSKİ Bilgi İşlem Daire Başkanı Çetin Çubuk, iş süreçlerini mümkün olduğunca sayısal ortamda gerçekleştirmeye özen gösterdiklerini söyledi. Altınyıldız Mensucat ve Konfeksiyon Fabrikaları Bilgi Teknolojileri Direktör Yardımcısı Sinem Besler ise fatura süreçlerindeki zaman kaybından ve sorunlardan dolayı bilgi ve doküman yönetimi çözümüne yöneldiklerini dile getirdi.
‘Kayıtlı e-Posta’nın Kurumsal Uygulamaları’ başlıklı sunumunda Biznet Genel Müdür Yardımcısı ve Başdanışman Haluk Aydın, KEP projesi ile ilgili detayları, bu uygulamanın beraberinde getireceği faydaları katılımcılarla paylaştı. ‘ERP ile Entegre Satın Alma Yönetimi ve Fatura Otomasyon’ başlıklı sunumunda ise Navigator Müşteri Yöneticisi Nihat Dikçe ve Uzman Danışman Nermin Gül İlhan, tüm ERP sistemleri ile konuşabilen uygulamaları hakkında bilgi verdi. Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci ve Kıdemli Proje Müdürü İbrahim Çakıcı, ‘Başarı Hikayesi’ bölümünde Federal Mogul Kurumsal İçerik Yönetimi Projesi’nin detaylarını, Federal Mogul Bilgi İşlem Müdürü Teoman Paylar’ın da katılımıyla anlattı. Ardından, Dijital Yazılım Satış Yöneticisi Metin Aziz Çakır, web içerik arşivleme çözümü Saperion hakkında bilgiler verdi. Son olarak Adobe Dijital Medya Çözüm Danışmanı Doğa Som, ‘Bilgi Yönetiminde Evrensel Bir Standart: PDF’ başlıklı sunumuyla PDF formatın özellikleri ve sağladığı kolaylıklar hakkında detayları paylaştı.
Kurum bütününde BT yatırımı paylaşımı
Etkinliğin sonunda ise ‘Kurumların Dönüşüm Sürecinde Bilgi ve Doküman Yönetimi’ paneli düzenlendi. İnterpromedya Yayın Koordinatörü Ayhan Sevgi ve BThaber Gazetesi Editörü Yeşim Çinioğlu Cerit’in moderatörlüğünü yaptığı panelin katılımcıları Coface Sigorta CIO’su Aslan Pinhas, Eczacıbaşı Bilgi Teknolojileri Yöneticisi Tolga Tırpan, İSKİ Bilgi İşlem Daire Başkanı Çetin Çubuk ve Ülker Grup Müdürü Bayram Kont oldu. Bilgi ve doküman yönetimi konusunda 2009 yılında hazırlıklara başladıklarını söyleyen Aslan Pinhas, gelinen noktada her ay 12 bin sayfa dokümanın taranarak arşive yerleştirildiğini söyledi. İlaç sektörünün gerek iç kaynaklı regülasyonlara gerekse ABD ve Avrupa’daki uygulamalara uyumunun gerekliliğine işaret eden, yabancı ortaklarının olmasını da bu gerekliliğin bir başka boyutu olarak gösteren Tolga Tırpan ise önce sistemleri geliştirip dokümanları bu yapıda takibe başladıklarını söyledi. Sektör ve pazar değiştikçe süreçlerin de değişmesi ve bunların e-ortama taşınması gerektiğine vurgu yapan Tırpan’a Çetin Çubuk da, “Bu konuda çalışma yapmak bir mecburiyet” sözleriyle destek verdi. Çubuk, İSKİ’de konuyla ilgili çalışmaları ile işlem sürelerini ve takibi artırdıklarını, iletişim süreçlerini hızlandırdıklarını vurguladı. Bilgiyi kontrol edebilmenin önemine işaret eden Bayram Kont da, “Fatura İşlem Merkezi projemizde 15 şirket var. Ayda 20 bin fatura işliyoruz” dedi.
Katılımcılar, bilgi ve doküman yönetimi yatırımlarında üst yönetime bilgi vererek ve şirket bütününün katılımını sağlayarak hareket ettiğini belirtirken, tüm departmanların katılımını sağlamak için kademeli geçişler yaptıklarını, süreç içinde uygulamalarla ilgili eğitimler sunduklarını vurguladı. Bu yapının departmanlar arasında trafiği azalttığını, doküman kaybını ve yıpranma riskini ortadan kaldırdığını söyleyen Pinhas’a destek veren Tolga Tırpan, “Uymamız gereken regülasyonlar, verilerimizi güvenli barındırmamızı istiyor. Bu yapının görünmeyen faydalarının başında iş süreçlerinin hızlanması, hızlı onay süreçleri, sektörde rekabet gücü geliyor” dedi. Hizmet yaklaşımlarını, ‘hizmet kalitesini hep bir adım ileri götürmek’ olarak özetleyen Çubuk da şunları söyledi: “Hızın ve birim zamanda verilen hizmetin artması motivasyonumuz oldu. Canon çözümleri ise bu alandaki yatırım başarımızda pay sahibi. Asıl odağımız ‘hizmet süresini kısaltmak’ adına önemli ve şeffaf bir sistem kurduk. Ama bu, işin sonu demek değil.”
“Kağıtsız ofis hayal mi?” sorusuna ise tüm katılımcıların yanıtı ortak oldu: Hayal değil, amaç bu, ama hemen değil.
