Şube ağında kağıtsız dönem

GGSoft’un gerçekleştirdiği dağıtık yapı tarama çözümü, şube ağında iş süreçlerini hızlandırıyor. Dağıtık yapı tarama çözümü, şube organizasyonunda iş süreçlerinin hızlanmasını sağlıyor.
GGSoft, geliştirdiği dağıtık yapı tarama uygulamasıyla özellikle bankacılık sektöründe kuruluşlara hizmet sunuyor. Kağıtsız şube olarak da tanımlanan bu uygulama, kurum ve kuruluşların iş süreçlerinde kağıt kullanımını mümkün olan en alt seviyeye çekiyor. Merkezden yönetilen şubeli yapılar için ideal bir çözüm olarak nitelendirilen yöntem, bankacılık ve finansın yanı sıra telekom, ilaç, enerji gibi farklı sektörleri de adresliyor.
Merkezde belirli kurallar çerçevesinde bütün belgeler için tanımlamalar yapıldığını ifade eden GGSoft Yazılım Direktörü Gürcan Yücel, uygulamanın işleyişini şöyle aktarıyor: “Şubede tarayıcılarla belge tarama işlemi yapıyor. Buradaki çalışan belgeyi kontrol ederek kaydediyor. Bunu yaparken kullanıcının, tarayıcı üzerinde herhangi bir ayarlama ya da tanımlama yapmasına gerek kalmıyor. Sadece kendi önündeki ekranda belge tipini seçerek taramayı gerçekleştiriyor. Tarama işleminin ardından bu belgelerin merkeze aktarımı gerçekleşiyor. Belgenin merkeze gönderimi için bazı metodolojilerin belirlenmesi gerekiyor. Belge tipleri farklı saatlerde merkeze iletilebiliyor. Transfer sırasında güvenlik amacıyla belge şifrelenebiliyor. Biz bazı sıkıştırma algoritmaları kullanıyoruz. Merkezde bunun gibi pek çok tanımlama yapılıyor. Bunun yönetimi de yine merkezden gerçekleşiyor.”
Bu sistemin temel amacı kurum içinde fiziksel ortamda bulunan belgeleri elektronik ortama alarak, bu belgenin takibini kolaylaştırmak. Diğer yandan kurumsal hafızanın oluşturulmasının amaçlandığını kaydeden Yücel, “Çünkü kurumlarda fiziksel olarak saklanan belgelerin kaybolması gibi sorunlar yaşanabiliyor. İşlem yapılırken belgenin taranarak elektronik ortama alınması ve merkezde bir arşivde bunların saklanmaya başlaması, veri ve zaman kaybını engelliyor. Diğer yandan kurumsal hafızanın oluşması sağlanıyor” diyor. Çözüm özellikle bankalarda süregelen kimlik fotokopi çekim sürecinin önüne geçmeyi de amaçlıyor.
Hata payı azalıyor, hız artıyor
İş süreçlerinin çalışandan bağımsız, sekteye uğramadan yürütülebilmesi anlamında, doküman yönetimi ve arşiv uygulamaları önemli bir araç. Bu sistemle ortaya konan anlayışın, kağıtsız şube projeleriyle sahaya yayılmamaya başladığını belirten Yücel, sözlerini şöyle sürdürdü: “BDDK tebliğine göre, bankalarda her gelen müşterinin kimlik kontrolü yapılmak zorunda. Şimdiye kadar müşteri geldiğinde kimliğinin fotokopisi çekiliyordu. Yapılan işleme ait belgelerle beraber fiziksel olarak arşivliyorlardı. Şimdi ise kimlik taranarak elektronik ortama geçiriliyor. O müşterinin bankayı sonraki ziyaretlerinde, aynı kimliği göstermesi halinde, görevli bu belgeyi sistemdekiyle karşılaştırıyor. İşlemi elektronik ortamdaki kimliğe göre yaptığını belirterek onay veriyor. Bu uygulama müşterinin tanımlanması için harcanan süreyi azaltıyor. Fotokopi için harcanan zamanın ortadan kalkmasından dolayı müşteriye daha hızlı şekilde hizmet sunulabiliyor. Bu sayede müşteri memnuniyeti sağlanıyor. Bunun yanında kurum çalışanlarını kontrol ederek hata payını en alt seviyeye indiriyor. Bu çözümde yatırımın geri dönüşü de çok kısa      sürede sağlanıyor.”

Yeni proje

Akbank için kağıtsız şube projesini gerçekleştiren GGSoft, Ocak 2010 itibariyle Halkbank’la yeni bir projeyi hayata geçiriyor. Halkbank Projesi’ni KoçSistem üst yükleniciliğinde çalışmaya başladıklarını belirten Yücel, “Halkbank Projesi bütün parçaların yer aldığı bir çalışma. En uçta kağıtsız şube projesi var. Merkezde form işleme çözümü ile içerik yönetimi ve arşiv uygulaması Documentum ve WorkFlow uygulamaları var. Bir bankada yer alan bütün parçalar bu projede mevcut. Fazlar halinde süren projenin bir yılda bitmesi planlanıyor. Yeni projeler için farklı bankalarla görüşmelerimiz sürüyor” dedi.