Kurumsal hafızanızı geliştirin
Bilgi üretim ivmesi her geçen gün daha hızlı bir şekilde artıyor. Kurumlar açısından büyük bir önem taşıyan bu bilgilerin doğru yönetimi, kurumlara verimlilik, tasarruf gibi avantajlar sağlıyor. Bu amaçla kurulan doküman yönetim sistemleri, kurumların sağlıklı bir hafızaya sahip olmalarını sağlıyor. Bu vizyonla gerçekleştirilen projelerde başarı yakalandığı kadar, projelerin zaman zaman başarıyla sonuçlanmadığına veya istenilen başarı düzeylerine ulaşılamadığına tanık olunuyor. Bu konuda uzmanları birleştiği ortak nokta ise, bilgi ve belge yönetim sistemlerini kullanan veya kullanmak isteyen kurumları satın alım sürecine başlamadan önce ihtiyaçlarını doğru belirlemeleri, ihtiyaca yönelik yine doğru sistem seçimi yapmaları yönündeydi. Ve eğer ne yaptıklarından emin değillerse veya yetkinlikleri yetersiz kalıyorsa bu konuda geçmiş örnekleri iyi inceleyerek uzmanlardan danışmanlık hizmeti almaları.
Gartner gerçekleştirdiği araştırmalarla doküman yönetimi projesinin nasıl hayata geçirilmesi gerektiğini adım adım aktarıyor. Başarılı doküman yönetimi uygulamalarının temeli iyi bir stratejiye dayanıyor. Bu sisteme ilk kez geçiş yapacak olan ya da doküman yönetimi platformlarını geliştirmek isteyen organizasyonlar, bu sürecin karışık olduğunu anlamalı. Standart bir doküman yönetimi projesi dokuz ayla 18 ay arasında tamamlanıyor. Projenin tamamlanmasının ardından devam eden proje ve uygulama geliştirmeler için sürekli destek ihtiyacı söz konusu.
Kurumlar için masrafların ve kaynak ihtiyaçlarının çok dikkatli şekilde belirlenmesi gerekiyor. Günümüzde pek çok kurumun projenin ne kadar başarılı olacağına bakmadan, diğer proje ve uygulamalardan örnek alarak başarının temellerini sağlamlaştırmadan işin içine girdiği görülebiliyor. Bu noktada başarısızlık kaçınılmaz hale gelebiliyor. Proje yöneticileri bu tip bir yanılgıya düşmemek için bir doküman yönetimi stratejisi ve ilk yıl takvimi hazırlamalı. Sağlıklı bir doküman yönetimi projesinin gelişimi için sağlam temellerin atılması çok önemli.
Resmin bütünü tespit edilip, çerçevesi belirlenmeli
Kamu ya da özel sektör kurumlarına baktığınızda birçok farklı birim, farklı doküman tiplerini kullanmaktadır. Doküman bölümlerde işlem görmektedir. Ancak birçok dokümanın kurum genelinde ortak kullanımı söz konusundur. Bu durumda dokümanların güvenliği ve yetkilendirilmesinin önem arz ettiğini belirten GGSoft Yazılım Satış Direktörü Gökhan Dikici, şunları kaydetti:
“Bu dokümanlar kurumun kurumsal hafızasının oluşturulmasında çok önemlidir. Doküman yönetim sistemleri kurumsal hafızanın oluşturulması ve korunmasında ciddi bir öneme sahiptir. Kamu kurumları geçmiş tecrübelerin gelecekte kullanılmasının en önemli olduğu kurumlardır. Bazı ihtiyaçların çözümü geçmişten gelebilmektedir. Fiziksel arşivlerin tozlu raflarında ihtiyaç olunan bilgilere ulaşım zordur. Doküman yönetim sistemleri kullanıcılara bilgisayarları başında bu bilgilere ulaşmasına imkan vermektedir. Günümüzde bilginin paylaşımı yasal hak haline gelmiştir. Bilgi edindirme yasaları belgelere ulaşımının belirli sürede gerekliliğini ortaya koymaktadır. Bu ihtiyaca cevap vermenin en kolay doküman yönetim sistemleri ile olabilmektedir. Tabi ki bu ihtiyaç karşılanırken kurumun diğer doküman yönetim ihtiyaçları da göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin kurumlara gelen bir evrakın nerede işlem gördüğünü ve sonucunu daha hızlı görebilmenin yolu doküman yönetim sistemlerinden geçmektedir. E-imza kullanımın yaygınlaşması ile doküman akış yapılarının yardımı ile kamu işlemlerinin tamamen sayısal ortamda ve belirlenen kurallar ile gezdirilmesi mümkündür. Bu kamu hizmeti alan vatandaşların işlemlerini hızlandıracağı gibi kurumun belge güvenliğinin sağlanmasının yanında kamu çalışanlarınında daha kolay ve performanslı çalışmasına imkan tanıyacaktır. Kurumlarda görünen en büyük sıkıntının kurumun tüm belgelerine üstten başlayan bir hiyerarşi ile bakacak bir birimin olmamasıdır. Kurum genelinde bu yatırımlar yapılırken kurumun tüm doküman tipleri, bunların kurum içindeki işleyişleri ve kurallarının iyi belirlenmesi gerekmektedir. Aynı zamanda alınacak doküman yönetim sistemlerinin uzun vadeli ihtiyaçlara cevap verebilmesi önemlidir. Kurum ihtiyacı belirlerken resmin bütünü tespit edilip, çerçevesi belirlemelidir. Bu uyarlama yapılırken proje bölümlere ayrılmalı ve resim bir yapboz mantığında parça parça tam yerine oturtulmalıdır. Doküman yönetim sistemi alınırken dikkat edilmesi gereken bir konuda performanstır. İlerleyen zamanlarda doküman sayısının ve kullanıcı sayısının artması ile yazılımın kullanım performansının korunması dikkat edilmesi gereken konulardandır.”
Zamanın yüzde 20’si doküman arayarak geçiyor
Bugün en değerli olan ve ancak doğru yönetildiğinde anlam kazanan şey zamandır. Oysa yapılan araştırmalarda, insanların toplam çalışma saatlerinin yüzde 20’sini doküman yönetimi için harcadığı görülmüştür. Birikim Otomasyon Satış Yöneticisi Aysel Çetintaş Tezcan’ın verdiği bilgilere göre, kamu kurumlarında bu oran çok daha yüksek olabilmekte, kağıt üzerindeki onay süreçleri çok uzayabilmektedir. Doküman yönetim sistemleri sayesinde evrakları sistem üzerinde dolaştırabilir, onay sürecini buradan yönetebilirsiniz. Dolayısıyla doküman yönetim sistemleri sayesinde arta kalan zamanımızı, vatandaşın taleplerini karşılamak, onlara daha hızlı cevaplar vermek için kullanabilir, memnun vatandaşlar ve mutlu çalışanlar yaratabiliriz.
Kamu kurumlarında bu sistemleri kurmanın çok ciddi maliyet tasarrufunu da beraberinde getirdiğinin altını çizen Tezcan, sözlerini şöyle sürdürdü:
“Bugün bir kamu kurumunun yıllık toner ve kartuş gideri iki yüz bin TL olmaktadır. Bununla beraber, bu arşivlerin kapladığı alanların kira maliyetleri çok yüksek olabilmekte, çalışanlar ve vatandaşlar için ayıracağımız alanlar kısıtlanmakta, arşiv alanı olarak kullanılmaktadır. Bütün bunları düşündüğümüzde, doküman yönetim sistemlerine yapılacak yatırımın 12 aydan kısa bir sürede geri dönüşü mümkün olacaktır.
Kullanıcılar tarafından oluşturulan her türlü içeriğin, her formatta dosyanın, dokümansız kaydın ve bunlara ait meta-verilerin güvenli bir şekilde sadece yetkisi olan kullanıcı ve kullanıcı grupları tarafından görüntülenmesi, değiştirilmesi, güncellenmesi güvenli ve verimli içerik paylaşımı için mutlaka gereklidir.”
