Artan, zenginleşen, yayılan bilgi denetim altında tutulmalı
EMC Intelligence Information Group Satış Müdürü Duygu Yantaç, doküman ve içerik yönetim pazarını değerlendirirken bilginin 3 boyutlu gelişimi, yasal uygulamalarda artış ve yeni kullanıcılardan bahsetmenin doğru olacağını söylüyor. Yantaç, “Bilgiyi artan miktarı, zenginliği ve yayılımı olarak 3 boyutlu değerlendirmek gerekiyor. Bu anlamda bakıldığında bilgiyi yönetmek için her 3 boyutu da kapsayacak çözümler sunmak önemli. Finans ve sağlık başta olmak üzere ve aynı zamanda petrol üretimi gibi diğer sektörler de göz önüne alınarak yasal zorunlulukların arttığı görülmektedir. Sektörel bazlı yasal zorunlulukları sağlayan teknolojik çözümler kurumların temel beklentileri arasında yer alıyor” diyor.
Kullanıcılar açısından değerlendirildiğinde ise Yantaç’a göre Facebook, Twitter ve YouTube gibi çevrimiçi ortamlarla sosyal medya kullanımı e-posta kullanımını aşmış durumda. Kullanıcılar Salesforce, Workday gibi bulut üzerinde barındırılan uygulamalarla kendi yetki alanlarını kendileri belirlemek istiyorlar. Bununla birlikte bulut bilişim yaklaşımı yaygınlaşıyor ve kullanıcılar bilgiye her ortamdan erişmek, kontrol etmek istiyorlar. Bu anlamda iPad, BlackBerry gibi mobil cihazların kullanımıyla mobil kullanıcı sayısında büyük artış görülüyor.
Tüm bu gelişmeler dikkate alındığında Yantaç, pazarın ihtiyacını karşılamak üzere çok farklı nitelikte ve yoğunlukta bilgiyi yönetebilen, sosyal medya destekli, her türlü mobil cihazlarla kolaylıkla erişip üretkenliği artıran, yasal zorunluluklarla uyumlu çözümler sağlamak gerektiğini vurguluyor. Yantaç, “Teknolojik gelişmelere bakıldığında erişim arayüzleri olarak birden fazla form faktörün ortaya çıkışı, içerik olarak video ve sosyal medya içerikleri, uygulamaların dağıtım yöntemi olarak ise bulut bilişimin yaygınlaşmasından bahsedebiliriz.
Burada sanallaştırılmış ortamlar üzerinde koşan, anında erişilebilen melez bulut çözümleri de yer alıyor. Teknoloji şirketleri olarak bizim amacımız bulut ortamını mümkün olduğu kadar teknolojiden bağımsız olarak yönetip kullanıcıların teknolojik problemlerle uğraşmasının önüne geçmek olmalı. Bilgiye kolaylıkla erişip üretkenliği artırmak ve nerede olunursa olunsun aşina olduğumuz araçlardan faydalanmak önemli. Kablosuz internet kullanımı, yeni sosyal medya ve ortak paylaşım platformlarındaki artış ve gelişmiş teknolojik cihazlarla mobil internet kullanıcılarının sayısı artmaya başladı. Hatta önümüzdeki 5 yıl içinde mobil kullanıcıların sayısının masaüstü kullanıcı sayısını geçme olasılığı bile konuşulmakta” diyor.
İş donanımsal ve yazılımsal olarak değerlendirilmeli
“Doküman ve içerik yönetimi sistemleri, kullanıcıların talepleri doğrultusunda daha çok platform bağımsız ve web tabanlı çözümler olarak sunuluyor” diyen Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu, mobil kullanıcılar için özellikle kolaylık sağlayan web tabanlı çözümlerin kurumların iş sürekliliği açısından öne çıkmış durumda olduğunu belirtiyor.
Mitasan Büro Makineleri Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, konuyu iki ana başlık altında değerlendirme taraftarı: “İşin bir yazılımsal, birde donanımsal yönü var. Yazılım yönü kullanıcıların talepleri doğrultusunda her geçen gün gelişiyor. Donanımsal yönünde ise yazılım kadar olmasa da gelişmeler yer alıyor. Sharp ürettiği MFP ürünlere eklediği renkli yada S-B tarayıcı özellikleri ile hem hızlı doküman arşivleme işlerini yapıyor, hem de diğer ofis işlerinin altından başarıyla kalkıyor. Bazı özel ve kamu kurumları bu konuda fazlaca yol kat etmiş durumdalar. Bazıları ise daha talep ve gereksinimleri belirleme aşamasında çalışmalarını yürütüyorlar. Önemli olan kullanıcılara sağlayacağı yararların iyi anlatılabilmesi ve titiz bir proje aşamasından sonra sistemin sağlık bir servis desteği ile sürekli çalışmasının sağlanmasıdır.”
Muti, bu işin faydalarını da şu sözlerle belirtiyor: “Her şeyden önce zaman kaybı ve ekstra personel kullanımı ortadan kalkmaktadır. Çalışmanın çok daha sistematik ve güvenli bir şekilde sürdürülmesi kurumsal verimliliğe katkı sağlamaktadır. Aranan dokümana hızlı ve zahmetsiz ulaşılmaktadır. Günümüz teknolojisine uygun ve güvenli bir doküman yönetim sistemi büyük küçük her firmanın ihtiyacı durumunda ve biz de çözüm sağlamaya hazırız.”
Koda Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk, şu anda eğilimin içerik yönetim sistemine doğru kaydığına dikkat çekiyor. Öztürk, “Bugüne kadar yapılmış olan doküman yönetim sistemi projelerinde kurumlar ve şirketler sistemleri genelde arşiv amaçlı kullanıyorlardı. Fakat e-imza yasasının çıkmasıyla birlikte doküman yönetim sistemleri ve bunun yanında iş akış sistemleri de yaygınlaşmaya başladı Kurumların sadece kağıt belgeler içerisindeki bilgilere değil, elektronik belgeler içerisindeki bilgilere de erişme ihtiyaçları doğdu. İçerik yönetim sistemleri ile kurumdaki tüm kişi ve kişilerden bağımsız ortak bir bilgi havuzu oluşturulmasına yardımcı oluyor” diyor.
Verimliliği artırıyor, maliyetleri düşürüyor
“Doküman ve içerik yönetimi yazılımları günümüzde kurumlar için ihtiyaç olduğu daha da belirgin hale gelmiştir” diyerek söze başlayan Aksis Satış ve Pazarlama Koordinatörü Burak Müjdeci, kurumların kriz sonrası daha da yoğunlaştığı bir başlık olan verimlilik ve maliyetlerin azaltılması konuları için doküman ve içerik yönetiminin ne kadar önemli bir bileşen olduğu fark etmeye başladıklarına dikkat çekiyor. Müjdeci, “Kurumlar artık tüm dokümanlarını (faks, e- posta ve tüm ofis dokümanlarını) elektronik ortamda tek bir kurumsal içerik yönetim platformu üzerinde arşivleyerek, sürümlerini belirleyerek, paylaşarak tek bir tuşla hızlı bir şekilde yönetmeye başladı. Kurumlar artık günlük sorunlarını çözecek çözümler yerine, uzun vadeli büyük ölçekli yapıları yönetecek ve uzun yıllar tüm ihtiyaçlarını karşılayacak çözümlere yönelmektedir” diyor.
