Avnet’ten bayi kanalı için yeni uygulama
Avnet sipariş takibi için farklı bir yapı kurdu.Dağıtıcı, bayi arasındaki sipariş süreci döngüsünü verimli hale getirmek üzere adım atan Avnet, kendi B2B yapısı üzerinde işleyen ERP sistemini, HP’nin sistemiyle bütünleşik bir elektronik veri haberleşme uygulamasını hayata geçirdi. Alışılmışın dışında özel fiyatlı büyük proje siparişlerini de web üzerine taşıyan ve özel fiyatlandırma sistemi anlamına gelen OPG ile HP özel fiyat verdiğinde bayi kendi projesi için verilen fiyatı Avnet’in B2B sitesinde görebiliyor. Siparişi de web üzerinden vererek takip edebiliyor. Daha önce Excel dosyaları ve e-posta trafiği ile gerçekleşen sipariş takip sürecini tamamen otomasyona taşıyan yeni sistem, elle yapılan hataları azaltırken bir buçuk günlük iş sürecini de üç dakikaya indiriyor.
Bayiler açısından siparişin taşınma sürecindeki takibine de olanak sağlayan yapısıyla da farklılaşan sistem, Avnet’in B2B sitesinden en güncel tahmini teslim tarihlerinin de takibine olanak sağlıyor. Sistemin, HP iş ortağı olup Avnet’te de B2B şifresi olan bütün iş ortaklarına açık olduğunu belirten Avnet HP Takım Lideri Yıldız Altun Parlak, 1 Haziran’dan bu yana sistemin özel fiyatla yapılan tüm işlemlerde kullanıldığını belirtti. HP’nin sistemlerinde bayiye özel fiyat çıktıktan sonra iş sonuçlandığı andan
itibaren dağıtıcıya OPG denilen özel bir form gittiğini belirten Parlak, “Bütün bu formlar, PDF üzerinde yaratılıyor.
Bunlar bizim akıllı portal dediğimiz HP ile bizim ve bayiler arasında kullandığımız özel bir veri iletişim sitesine düşer ve oradan da bize e-posta olarak bildirilirdi. Ancak bu süreç, standart ofis programları üzerinden yapılıyordu ve bu işlem esnasında ciddi bir zaman süreci söz konusu idi. Gün içinde de sipariş takibi ile ciddi bir e-posta ve telefon trafiğimiz olduğunu gözlemledik. Ne yapabileceğimizi düşündük. Bir ERP altyapısı vardı. HP’nin kullandığı PDF’li bir portal da vardı. Bu sistemlerin doğrudan haberleşmesinin hayatımızı kolaylaştıracağını düşündük ve bu proje için harekete geçtik” diye konuştu.
İşleyiş farklılaştı hız kazandık
Yeni sistemle kimsenin e-posta yollamasına gerek kalmadan özel fiyatların Avnet sistemine düştüğünü belirten Parlak, “ERP sistemimize de otomatik olarak düşüyor. ERP’ye giriyoruz, fiyatlarını kontrol ediyoruz. Orada bir ürün müdürü onayı gerekiyor. Ürün müdürü onayladığı andan itibaren sistem dönüyor. Stokta olup olmama durumununa göre siparişi ikiye üçe bölüyor. Sistem arka tarafta bir üç dakika içerisinde bu işlemleri bitiriyor. HP’ye bizim göndermemiz gereken orijinal siparişi hazırlıyor. Bayinin sistemde siparişlerini eşleştiriyor. En son kredi onayından geçerek bayiye otomatik bir e-posta ile sipariş onaylama uyarısı gidiyor” diyerek işleyişi özetledi.
Projenin ikinci aşaması olan HP portalla kendi sistemlerinin bütünleştirilmesi sayesinde HP’nin portalından her hafta düzenli olarak raporlar aldıklarını belirten Parlak, “Günlük olarak bize gelen raporlar doğrudan sistemimize düşüyor. Sistem otomatik olarak siparişlerimizi eşleştirip tarihleri güncelliyor. Bir alarm var ise uyarı gönderiyor. Sistemde bütün siparişler, her gün, her dakika güncelleniyor. Sistem her Pazartesi, bize siparişi geçen bayinin adresine de otomatik olarak e-posta atıyor” dedi.
Biz de yüzde yüz çevrimiçi kârlılık takibi yapabiliyoruz
Parlak, sistemin Avnet kanadında da hız ve verimlilik yanında stoktan ürün verilmesi durumundaki hesaplamalar gibi özel düzenlemeleri de içeren yapısıyla yüzde yüz çevrimiçi olarak karlılık takibi yapabilmelerine de olanak sağladığını da belirtti.
Bayi anlık çevrimiçi takip yapıyor
Sistemle birlikte bayilerin istedikleri an B2B sitesine girerek, siparişlerinin durumunu taşıma sürecine kadar görebilir duruma geldiklerini vurgulayan Parlak, “Bayi bütün fiyatlarını sisteme giriyor. Ürün kodlarını, hangi ürünlerin stokta olduğunu ve tanımlanmış ödeme şeklini görüyor. İsterse stokta olan ürünlerini ayırabiliyor. Ayrıntılı bir sipariş ekranında istediği her şeyi belirtebiliyor. Bize de sistemden bayinin siparişi onayladığına dair bir otomatik e-posta geliyor. Biz de siparişi yurtdışına gönderiyoruz” dedi. Şu ana kadar gelinen noktada sipariş için telefonlarda azalma yaşadıklarını ve hız kazandıklarını belirten Parlak, sistemin bayiler için taşıma sürecini de içine alan anlık takibe olanak sağladığına da dikkat çekti. HP’nin uluslararası taşımacılık işini yapan Kuhne+Nagel ile yaptıkları bütünleştirme ile ürünün HP’nin kontrolünden çıkıp taşıyıcının kontrolüne geçtiği andan itibaren de bilgilerin oradan akmaya başladığını belirten Parlak, taşıma sürecini de bayilerin takip edilebilir hale geldiğini dile getirdi.
