Ayrıştırmadan bütüne ulaşmak mümkün mü?
Bu hafta sizlere PMI’ın WBS (Work Breakdown Structure) olarak adlandırdığı İş Ayrışım Yapısı oluşturmada bazı tanımlar ve çıktılardan bahsetmek isterim. Projelerde sanırım en yoğun sorunların yaşandığı nokta proje kapsamının tanımlanması ve tanımlanması sonrasında ilgili kapsamın gerçekleşmesi için gerekli çalışmaların neler olduğunun tespit edilmesidir. Kapsamı tanımladıktan sonra sırada proje zaman planının çıkarılması vardır. Zaman planını çıkartmak için yapılacak aktiviteleri belirlememiz gerekecektir. Kapsam dokümanını hiyerarşik anlamda yapısallaştırdığımızda İş Ayrışım Yapısı ortaya çıkar.
İş ayrışım yapısı, projenin amaçlarını elde etmek, projeyi daha kolay yönetmek ve gerekli çıktılarını ortaya çıkarmak için yapılan ayrıştırma işlemi olarak tanımlanabilir.
İş Ayrışım Yapısı projede yapılacak işin tamamını içermelidir ve tanımların her paydaş için farklı algılanmaması adına da İş Ayrışım Yapısı Sözlüğü de oluşturmakta fayda var. Sözlükte, iş ayrışım yapısı içerisinde yer alan kısa isimlendirmenin detaylı tanımlanması ile yanlış anlaşılmaların önüne geçilebilecektir.
Projenin aşama aşama durumu netlik kazanacak, her bir aşama sonunda ortaya çıkacak ürünler belirlenmiş olacaktır. Proje paydaşları, projenin her aşamasında hangi sonuca ulaşacaklarını ve ne yapıldığında başarıyla sonuçlanacağını bilmiş olacaklardır. Ayrıştırmada iş paketlerinin belirli, elle tutulur, gözle görülür ara çıktılara ulaşması sayesinde projenin ara hedefleri de konulmuş olur. Objektif olarak başarıya ulaşılıp ulaşılmadığının değerlendirilmesi kolaylaşır.
Ayrışım Yapısı oluşturulduğu sırada diğer dokümanlarda da birtakım revizyonlar yapılabilecektir. Özellikle de Proje Tanımlama Dokümanı (Kapsam Tanımlama) tekrar revize edilebilir. Bu revize işlemiyle birlikte proje kapsamı nihai haline gelmiş olacaktır.
En önemli çıktı ise bundan sonraki tüm planlama çalışmalarının proje kapsamının referans alınarak yapılması olacaktır.
Hayatımızda da resmin bütününü görmek için zaman zaman ayrıştırmaya gideriz değil mi?
