Başarı için doğru strateji önemli
Gelinen noktada kurum ve şirketlerin bilgi ve döküman yönetimi konusunda belirlenmiş stratejilerle hareket etmesi önem kazanıyor. Sektör temsilcilerine göre bu konuda başlangıç aşamasından, kurulacak sistemlerin seçiminden özelliklerine, yapısına ve işleyişine kadar strateji geliştirirken dikkat edilmesi gereken noktalar var. Bimser Kurucu Ortağı Sedat Babalık’a göre bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinde kurumların dikkat etmesi gereken stratejilerden biri de; sistemlerde mükerrerlikten kaçınmak ve zamanı geldiğinde işlevi biten dokümanların sistemden ayıklanması. Şirketlerin yaşam süreçleri boyunca yarattığı bilgi, belge, doküman gibi yazılı ya da görsel öğelerin değerlendirilmesi, kullanılması, iletilmesi, istendiği zaman kolayca aranıp bulunması, revizyonu ve saklanması doküman yönetimi sistemleri ile yapılabildiğini ifade eden Babalık, “Doküman yönetimi sistemi, bir kurumun ya da organizasyonun kurumsal hafızasını düzenleyen, yaşatan ve kurumu geleceğe sağlıklı hazırlanmasını ve sürekliliğine yardımcı olan bir sistemdir. Sistemde dokümanı elektronik ortamda üretme, saklama, gerektiğinde bilgiye hızlı ve güvenli erişim ise temel amaç halindedir” diye konuştu.
Kurumlar önce durum değerlendirmesi yaparak işe başlamalı
Bilgi ve doküman yönetimi sistemi çalışmalarına karar verirken şirketlerin ilk adımı Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti’ye göre bu konuda önce bir durum değerlendirmesi yapmak olmalı. Nerede olduklarını gördükten ve tespit ettikten sonra yola devam edilmeli. Böylelikle kısa ve uzun vadeli olarak projeler üretilebileceğini belirten Muti, her şirket yada kurumun bu konudaki ihtiyaçları farklı olacağı için bu konuda tek bir reçete olmadığına da dikkat çekti.
Doküman yaşam döngüsü uçtan uca tüm adımları ile göz önünde bulundurulmalı
Kuruluşların doküman yaşam döngüsü yönetimi (DLM – Document Lifecycle Management) çözümlerini çok sıklıkla uygulamadığını belirten Scalaris AG Avrupa Pazarlama ve Satış Direktörü Philipp Sander, girdi yönetimi, doküman yönetimi ve arşivleme gibi çeşitli iş süreçlerinin gereksinimleri için ayrı ayrı çözümler halinde kullanıldığına dikkat çekerek bu noktada doküman yaşam döngüsünü uçtan uca ve bütünleşik olarak oluşturacak stratejilerle ilerlenilmesi gerektiğini vurguladı. Sander şöyle devam etti:, “Birbirlerinden bağımsız ayrı çözümler olarak kullanılması yerine uçtan uca iş süreç analizi iş akışları ve tüm doküman yaşam döngüsü adımlarını göz önüne alacak sistemler kurulmalı. Böylelikle sorunsuz çalışan süreçlerle kuruluşlar ne kadar çok tasarruf yapabileceklerinin farkına varacaklardır.
Bilgi ve doküman yönetim sistemlerinde öncelikle, kurum için bilginin ne kadarlık bir süre için gerekli olduğunun tanımlanması gerektiğini belirten Xerox Türkiye Pazarlama ve Stratejik Teklif ve İhaleler Direktörü Ayşen Şişman, şöyle konuştu: “Uzun yıllar, kişi ve kuruluş var oldukça varlığını sürdürmesi gereken bir bilgi ise, ona göre planlama yapılmalıdır. Kurumların, doküman yönetim sistemlerini hangi amaçları doğrultusunda oluşturacağını ve şirket verimliliğine etkisinin ne yönde olacağının da saptanması gerekir. Şirketler, bu noktada doğru bilgiye, istenilen zamanda ve hızda ulaşmayı sağlayacak, eski ve yeni bilgiyi birbirinden ayırabilecek, yeni bilgi üretiminde mevcut bilgiyi kaynak olarak kullanabileceği bir strateji içinde olmalıdır” diye konuştu.
Kapsamlı bir içerik yönetim sistemi, yapısal olmayan verilerin yönetilmesini ve takibini sağlar
Bilginin yaşam boyu yönetiminin kurumlar için çok önemli bir unsur olduğunu belirten Datamarket Kıdemli Teknik Satış Danışmanı Levent Engin, kapsamlı bir içerik yönetim sistemi ile yapısal olmayan verinin yönetilmesinin ve zaman içerisindeki gelişiminin takibinin sağlandığını belirtti. Şirket tarafından gönderilen tekliflerin yönetildiği, değişikliklerin ve sürümlerin detaylı olarak saklandığı bir içerik yönetim sisteminin teklif verilerinin her seferinde değiştirilerek saklandığı bir uygulamaya göre büyük bir farklılık yaratacağını ifade eden Engin, “Çünkü sistem yapılan değişikliklerin kapsamlı olarak ve kullanıcının inisiyatifine bırakılmadan kayıt altına alınmasını sağlamaktadır. Bu yapı aynı zamanda şirketlere bilginin yaşam süresini belirleme yeteneği de kazandıracaktır. Çünkü uygulama içerisine zaman boyutu katılmaktadır. Örneğin verilerin ya da dokümanların hangi yıl aralığında silinebileceği yada yedekleneceği şirket politikası olarak artık belirlenebilecektir. Verinin yaşam döngüsünü belirlemede kullanılacak önemli bir yetenek ise uyarı sistemleridir. Etkin kullanılan uyarı sistemleri ile süreçlerin kontrolü ve kısatılması sağlanmaktadır” şeklinde konuştu.
Yönetilecek bilgi öncelikle doğru bir şekilde sınıflandırılmalı
Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş’a göre kurumların öncelikle yönetilecek olan bilginin daha oluşturulurken ya da sisteme aktarılırken doğru bir şekilde sınıflandırılması ve kategorize edilmesi gerekiyor. Bilgi standartlara dayalı bir şekilde oluşturulduğunda, paylaşımının da, yönetiminin de dramatik ölçüde kolaylaştığını belirten Aktaş, şu değerlendirmelerde bulundu: “Buna olanak sağlamak için Web 2.0’ın da önemli bileşenlerinden olan etiketleri, puanları kullanmak, meta verileri de belli bir hiyerarşi içerisinde oluşturup, bu hiyerarşiyi dokümanlara da zorunlu şekilde uygulamak mutlaka düşünülmesi gereken yöntemler. Ayrıca tüm sürecin bir iş akışı altyapısı ile desteklenmesi ve içerik oluşturulması ya da yayınlanması işlerinin bu akışlardaki kriterleri sağlayarak, belirli kişilerin onayından geçerek yerine getirilmesi de stratejinin altyapısında önemli bir yer teşkil ediyor. Bunların tamamı düşünüldüğünde, yeni bir içerik boş bir sayfaya değil belli bir şablona göre oluşturuluyor, yayına alınması için bir onay sürecine giriyor, onaydan sonra yaşam döngüsü içerisinde yerini alıyor, zamanı geldiğinde de bir kayıt olarak kayıt merkezinde saklanıp bundan belirli zaman sonra yaşam döngüsüne nasıl devam edeceği önceden belirlenebiliyor. Böyle bir strateji hem yaşam döngüsü sürecinin hem belirlenmesi hem de yönetilmesi için stratejinin önemli unsurları.”
Bilgi ve doküman yönetiminde esnek stratejiler önem kazanıyor
Değişen mevzuatlar, değişme gösteren kurum kuralları, imha edilmesi gereken bilgi ve belgelerin şirketlerin sorumluluğunda olduğunu belirten Navigator İş ve Bilgi Yönetim Hizmetleri Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı, yasal mevzuat ve gereksinimler dolayısıyla pek çok belge türünün belirli sürelerde saklanması ve verimlilik açısından kolaylıkla ulaşılabilmesi gereğine dikkat çekerek şöyle konuştu: “Düşünüldüğünde, arşiv, lojistik, depolama maliyeti gibi pek çok ek maliyeti olan ve optimize edilmesi gerekiyor. Dolayısıyla yalnızca bugünün ihtiyaçlarını karşılayan ancak kısa ve orta vadede mükerrer yatırımları gerektirebilecek yatırımlardan kaçınılmalı, yalnızca bugünün değil ihtiyaçlar doğrultusunda yeni ihtiyaçları da karşılayabilecek esnek stratejiler benimsenmeli.”
