BAZEN OLMUYOR – KURUMSAL BAŞARISIZLIK HİKAYELERİ
Ne yaparsanız yapın maalesef bazen olmuyor. Birçok yatırım yaptınız, şirket içinde ekipler kurdunuz, dünyanın en büyük şirketlerini arkanıza alıp proje yapmaya başladınız. Ama işler yolunda gitmedi ve büyük hedefler ile başladığınız projeniz tam bir hayal kırıklığı ile karşınızda duruyor.
*Hakan Cem Topal
Yeni yılla beraber sektördeki çeyrek asrımı tamamlıyorum. Bu sürecin yarısında müşteriye hizmet veren tarafta diğer yarısında hizmet alan müşteri tarafında bulundum. Birçok başarısız proje gördüm . Bazen bu projelerin içinde de yer aldım.
Kimse başarısızlık hikayelerini paylaşmak istemez. Aslında bu başarısızlık hikayelerinin anlatılmasında bence çok büyük fayda olabilir, çünkü bir düşünürün dediği gibi “Tecrübe, hayatta yediğimiz gollerin bileşkesidir.”
İşletmelerin büyük maliyetlere katlanarak yaptıkları ERP ve CRM projelerinin başarısızlık nedenlerine baktığımda temel olarak alttaki özelliklerle karşılaştım.
- Üst Yönetim desteğinin olmaması
- İşletme içi yetersiz ekip
- Sektör bilgisi olmayan danışman
- Yanlış ürün.
Özellikle ERP ve CRM projeleri işletme içindeki tüm departmanların kullandığı projelerdir. Bir departmanın yaptığı çalışmadan diğer departman etkilenir. Mesela satış ekibindeki bir kişi müşterisi hakkında detaylı bilgiyi CRM ‘e girmeli ki pazarlama departmanı da girilen bu bilgilerden kampanyalar oluşturabilsin. Satış departmanı bilgi girişini önemsemez, benim işim değil gözü ile bakarsa pazarlama departmanındaki arkadaşını, aslında dolaylı olarak kendini engellemiş olur. Bu tip projeler büyük değişim projeleridir ve işletme içinde bu değişime karşı duran ekipler her zaman olacaktır. Bu gibi departmanların veya kişisel çatışmalara girmemek için üst yönetimin projeye desteği tam olmalıdır. Üst yönetim ben bu projeyi önemsiyorum, öncelikli işiniz bu deyip yumruğunu masaya vurmalıdır. Üst yönetimin desteği olmayan hiçbir projenin başarılı olma olasılığı bence yoktur.
Projelerin başarısızlık ile sonuçlanmasında en büyük neden bence işletme içindeki yetersiz ekiplerdir. Yetersizlik hem projeyi yöneten BT bölümünde hem de ne yaptıklarını anlatamayan, süreçlerini kağıt üzerinde bile oturtamamış iş birimlerinden kaynaklanmakta olabilir.
BT bölümünün
- Kullanacağı ürünün özelliklerini bilmemesi
- Kullanacağı ürün hakkında daha önce en az bir proje bile yapmamış olması
- Diğer departmanların iş süreçlerine hakim olmaması
- Diğer departmanlarla aynı dili konuşamaması
karşımıza çıkan başarısızlıkların en büyük nedenidir.
İş birimlerinde ise
- İş yapış şekillerini anlatamaması
- Departmanlar arası çekişmeler
- Key User yerine kalifiyesiz personellerin projeye dahil olması
karşımıza çıkan başarısızlıklar nedenlerindendir.
Kurumsal uygulamalar işletmelere uyarlanırken dışardan danışmanlık hizmeti alınmalıdır. Bu hizmet alınırken dikkat edilmesi gereken birkaç nokta bulunmaktadır. Her sektörün kendine has dinamikleri var. Dışarıdan teknik bir kişinin bir işletmedeki iş yapış şekillerini veya kullanılan jargonu bile anlaması ve yorumlayabilmesi ekstra süre alacaktır. Bir işletmede çok başarılı olan danışman şirket diğer işetmelerde çok başarısız olabilir. Bu yüzden rakip firmalarda proje yapmış bir danışman şirket ile çalışmak çoğu zaman tercih edilir. Dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da danışman şirketteki personel sirkülasyonudur. ERP ve CRM gibi uzun süreli projelerin başından sonuna kadar aynı danışman ile çalışılması önemlidir. Eğer bir ayrılık durumu olursa yeni gelen danışman çoğu zaman eski danışmanın yerini dolduramamaktadır.
Hem şirket içindeki personel hem danışman şirket başarısızlık olunması durumunda çoğu zaman kullanılan ürünü de suçlarlar. Tüm dünyada kullanılan kurumsal uygulamaların işletmeye uymaması gibi bir durum söz konusu olmaz. Asıl sorun, ürünü şirketin ihtiyaçlarına göre uyarlanmasındaki hatalardır. Bunun yanında teknoloji altyapısı eski, bir bayi kanalı olmadan direkt özel olarak geliştirilmiş uygulamalardan her zaman uzak durulmalıdır. İlk başta ucuz gibi görünmekle beraber gün sonunda her zaman daha pahalı ve daha sorunlu bir proje karşımıza gelmektedir.
Yazımı CRM gurularından Sayın Uğur Özmen‘nın anlattığı bir fıkra ile sonlandırmak istiyorum.
“Adamın biri Yemen çöllerinde giderken ayağına bir şey takılmış, bakmış bir lamba. Adam hemen lambayı ovuşturmuş. Bu lambanın içinden o meşhur cin çıkmış ve dile benden ne dilersen demiş. Ama sadece bir tane dilek dileyeceksin düşün taşın ona göre bir dilek dile demiş. Bizimki düşünmüş, hazır elinde de büyük bir fırsat var, karımı ve kayınvalidemi bir daha sonsuza kadar görmek istemiyorum demiş. Cin peki demiş. Elini adamın iki gözüne sokmuş ve adamı kör etmiş. Adam ya dur ne yaptın ne ettin yalvar yakar olmuş. Cin adama sen bana ne dedin karımı ve kaynanamı görmek istemiyorum dedin bende onu sağladım bir daha hiç görmeyeceksin. Böyle deyince adam yeniden başlamış yalvar yakar olmuş bari bir dilek daha dileyeyim, bana kendimi kurtarma fırsatı ver demiş. Cin peki demiş ama bak iyi tanımla yoksa karışmam. Adam biraz düşünmüş şu mağazadaki mankenler kadar yakışıklı olursam belki yırtarım yine de kızlar bana bakar deyip cine beni manken yap demiş. Cin peki demiş adamı mağazadaki taş mankene çevirmiş ve gitmiş.”
Bu fıkradan alacağımız ders şu. Eğer işi tanımlamazsanız teknoloji ekipleri sizi hem kör hem taş yapar ve istediğiniz her şeyi yaptık der. Ondan dolayı öncelikle işinizi iyi tanımlayıp, algoritma ile çalışmayı öğrenmeniz gerekir.
Ayrıca iş birimlerinin BT ile çalışırken uzun vadede ne iş yapacaklarını en ince detayına kadar anlatması ve beraber bir strateji geliştirmeleri gerekmektedir. Asla ben istedim, yapacak gibi bir yaklaşım olmamalıdır.
*Sinpaş GYO Bilgi Teknolojileri Müdürü.
