Belgeler sayısal ortama aktarılıyor, yönetimi kolaylaşıyor

Doküman yönetimi kamu ve özel sektörde yaygınlaşıyor. _x000D_
Bilgi çağının getirdiği sorunların başında gelen doküman yönetimi hem kamuda hem de özel sektörde kullanılmaya başlanıyor.
Veri miktarı artıkça sunucularımızı genişletiyor, hatta yetmiyor hazırlanan sonsuz bulutlarda verilerimizi tutmayı planlıyoruz. Ancak bu zamana kadar girilen veriler, elimizde doküman olarak bulunanla birleşince kocaman bir yığın olarak karşımıza çıkıyor. Bu yığın içinde istediğimiz düzende her belgeye ulaşmak da doküman yönetim sistemleriyle mümkün oluyor.
Doküman yönetimi konusunda faaliyet gösteren şirketlerden biri olan Softay, Easy yazılımının Türkiye temsilciliğini yürütüyor. Dünya çapında önemli doküman yönetimi, elektronik arşivleme ve kurumsal içerik yönetimi çözüm platformlarından biri olan Easy hakkında konuştuğumuz Easy Software Türkiye Satış Müdürü Oğuz Öztürk, ülkemizde de doküman yönetimi öneminin anlaşıldığını ifade etti.
Öztürk’e göre Easy, sayısal olarak dolaşması gereken, sonradan sayısal ortama aktarılmış olanların yanında e-posta, ofis belgeleri ya da ERP sistemlerinde ortaya çıkabilecek dokümanlar gibi belgelerin çıkış noktasından arşivlenecek duruma gelinceye kadar geçen süreyi yönetmeye imkân tanıyan bir yapı. Easy’nin bütünleştirildiği sistemlerde kullanıcıların yaptıkları işlemler, kullanıcılar farkında bile olmadan arşivleniliyor.Easy’nin SAP, Microsoft Office ve IBM Lotus gibi sık kullanılan sistemlerin içinde sistemi yormadan kullanılan bir program olduğunu belirten Öztürk, dünya çapında 10 binin üzerinde müşterileri olduğunu her kesimin ihtiyaçlarına çözüm üretebildiklerini vurguladı.
Microsoft Exchange için e-posta düzenlenmesinde Easy çözümleri tercih edildiğinde, aynı kurum içine gelen aynı e-postadan sadece bir tanesi saklanıyor ve her kullanıcıya e-postaya ulaşabildiği bağlantı gönderiyor. Getirilen çözümle gereksiz yere e-posta hafızaları dolmuyor, gelen belgenin değiştirilmemiş hali saklanabilirken daha sonra yapılan değişiklikler kaydediliyor, kullanıcı bilgisayarlarındaki yük azalıyor.
Oğuz Öztürk, Türkiye’de doküman yönetim sistemlerine bakışın son zamanlarda değiştiğini önümüzdeki 5 yıl içinde çok daha fazla kullanılmasını öngördüklerini aktardı. Devletten sayısal dokümanların basılı evrakların yerine kullanılmasının önü açılmasını beklediklerini aktaran Öztürk, yasaların şu an beklentileri karşılamadığını ancak devlet kurumlarındaki gelişmelerin iyi yönde seyrettiğini aktardı.
Avrupa’da sayısal doküman penetrasyonunun kurumsal anlamda artık sona yaklaştığını söyleyen Öztürk, piyasada bireysel ürünlere yönelimin başladığını ifade etti. Bireysel kullanıcılara yönelik ürün Türkiye’de yeni yılın ilk çeyreğinde raflardaki yerini alacak. Yine Avrupa’da resmi makamların istediği belgelerin iletimi için de kullanılan sertifika
programı sayesinde işlemlerin oldukça hızlı ve eksiksiz yapıldığını belirten Öztürk, bu geçişi yaşamanın ülke ekonomisi açısından da faydalı olacağına inanıyor.