Bilgi ve doküman yönetiminde yeni eğilimler

Bilişim Zirvesi tarafından düzenlenen 25 Şubat’ta Bilgi ve Doküman Yönetimi Teknoloji Platformu ile Finansta Dijital İnovasyon Teknoloji Platformu paralel salonlarda gerçekleştirildi.
 
İletişim çağında şirketleri rakiplerinden ayıran en önemli nokta, sahip oldukları bilgi. Şirketleri öne çıkaran ise bu bilgiyi yönetebilme becerileri. Kurumlarda her gün dağ gibi biriken bilgiler ve dokümanlarla başa çıkmanın yolu doğru bir bilgi doküman yönetiminden ve bu sisteme sahip olmaktan geçiyor. Bilgi ve doküman yönetimi sistemleri artık büyük kurumlardan küçük ve orta işletmelere kadar günlük yaşamın bir parçası haline geldi. Kurumların dev altyapıları üzerinde çalışan sistemlerden bulut tabanlı çözümlere kadar çok çeşitli bilgi ve doküman yönetimi uygulaması karşımıza her gün çıkıyor. Artık kurumlar bir bilgi ve doküman sistemine ihtiyaç duyup duymadıkları değil, hangi çözümü daha verimli kullanabileceklerini tartışıyorlar. Standartlar, yasal düzenlemeler, zorunluluklar, uyum, dokümanlara hızlı erişim ve yedekleme gibi başlıklarda yüksek performans ve güven arıyorlar.
25 Şubat’ta Hilton İstanbul Bosphorus Convention Center’da gerçekleşen Bilgi ve Doküman Yönetimi Teknoloji Platformu’nda bilgi ve doküman yönetiminin döngüsü, dijital dönüşüm ve içerik yönetimindeki yeni yaklaşımlar, e-ticarette dijital belge ve bilgi yönetimi, bulutta bilgi paylaşımı ve elektronik belgelerle yaşamanın nasıl bir şey olduğu gibi konular konuşuldu. Katılımın yoğun olduğu etkinliğin sonunda izleyicilere Canon ve Quadro’dan hediyeler verildi.
Açılış konuşmasını Bilişim Zirvesi Genel Müdürü Neslihan Aksun gerçekleştirdi. Aksun, bilgi ve doküman yönetiminin öneminden bahseden konuşmasının ardından etkinlik hakkında izleyicilere bilgi verdi. Sonrasında sözü Canon Eurasia Genel Müdürü Wilbert Verheijen’a bıraktı.
Wilbert Verheijen, Canon’un görüntü yakalama ve görüntüleri yazdırma sistemleri konusunda bilgi verdi. Canon, yazıcı, tarayıcı, fotoğraf makinesi, kamera dahil olmak üzere oldukça geniş bir ürün yelpazesine sahip. Doküman yönetimi pazarında 2015’te Türkiye’deki pazar payında birinci sırada yer alan Canon’a göre bilgi hacmi yıldan yıla yüzde 56 büyüyecek.
Verheijen’dan sonra kürsüye Sahibinden.com Servis ve Müşteri Deneyimi Yönetim Müdürü Elif Kavran çıktı. Kavran, Sahibinden.com’un e-arşiv faturaya, e-devlete ve e-faturaya nasıl geçtiğiyle ilgili detaylı bilgi verdi. Basılı faturaların büyümekte olan bir şirkette oluşturduğu yüke değinen Kavran, e-arşiv faturanın ulaştırma sorunlarına çözüm getirdiğini, operasyonel verimlilik sağladığını, müşteri memnuniyetini artırdığını ve maliyet tasarrufu sağladığını belirtti. Sahibinden.com’un e-arşiv faturaya geçişini adım adım anlatan Kavran, yıllık 300 bin sayfa defter, 2 çalışan, fatura başına 2 TL kargo bedeli ve süreç maliyetlerinden tasarruf ettiklerini söyleyerek müşteri memnuniyetinde yükselme ve müşteri şikayetlerinde azalma gibi sonuçlar elde ettiklerini sözlerine ekledi.
Elif Kavran’ın ardından kürsüye Aksis Satış ve Pazarlama Grup Müdürü Mithat Göksel ve Aksis Ürün Yöneticisi Ali Yıldırım çıktı. Mithat Göksel, Aksis’in genel yapısından, başarılarından ve hedeflerinden bahsetti. Aksis’in akıllı içerik yönetimi, kayıtlı elektronik posta, doküman sınıflandırma ve veri işleme gibi geniş bir yelpazede hizmet verdiğini belirten Göksel’den sonra sözü Ali Yıldırım aldı. Yıldırım, yeni ürünleri Dox’tan bahsederek bu ürüne özel atanmış ekip olduğunu söyledi. Bir elektronik belge yönetim sistemi olan Dox, mevcut belgeleri elektronik ortamda indeksliyor ve gelen – giden evrak yönetiminin yanı sıra oluşturulan belgenin gerekli yerlere dağıtımını sağlıyor. Elektronik belge yönetim sisteminin kurumlara sağladığı avantajlara da değinen Yıldırım, Dox’un fark yaratan özelliklerinden de bahsetti.
Dox tanıtımının ardından kürsüye Bilkom İş Uygulamaları Uzmanı Seda Özeren ile Bimser Ürün Müdürü Onur Kızılyel çıktı. Onur Kızılyel, “Marmaray” adı verilen projesinden bahsetti. eBA ürünüyle kağıtsız ofise nasıl dönüşülebileceğini ve ne gibi faydalar sağlayacağını anlatması için mikrofonu Seda Özeren’e devretti. Özeren, Bilkom’un iç yapısını tanıtan bir videoyu izleyicilerle paylaştıktan sonra Marmaray projesine duyulan ihtiyacın sebeplerinden söz etti. Marmaray projesinin sürecini özetleyen bir video daha görüntülendikten sonra, proje sonrası Bilkom’un hurda / iade sürecinde işlerinin ne kadar kolaylaştığını anlatarak konuşmasını bitirdi.
Forrester Research, e-ticaret ve Dijital Stratejiler Direktörü Ömür Topaç, Forrester’ın müşteri odaklı stratejiler geliştirme konusunda araştırma ve danışmanlık hizmeti verdiğini söyleyerek konuşmasına başladı. Bilgi ve doküman yönetimini nasıl tanımladıklarından bahseden Ömür Topaç, Forrester’ın yaptığı anketlerin sonuçlarına dayanarak firmaların ve yöneticilerin doküman yönetimi ve içerik yönetimiyle ilgili duruşlarını, ihtiyaçlarını, yatırım alma kararlarının nedenlerini izleyicilere aktardı.
Eczacıbaşı Baxter Bilgi Teknolojileri Müdürü Utku Atak, Canon doküman ve baskı yönetimleri projesinden bahsetti. Eczacıbaşı Baxter’ın yüzde 50 Baxter – yüzde 50 Eczacıbaşı ortaklığı olduğunu söyleyen Atak, proje öncesinde çok sayıda yazıcı bulunan kurumlardaki yazıcı sayısını büyük oranda düşürmeyi başardıklarını aktardı. 119 yazıcıdan 17 cihaza düşülmesini sağlayan bu projeyle beraber tüm hizmetin devam ettirilebildiğinin bilgisini verdi. Tek cihaz tipi, tek yazılım ve tek sürücüyle hizmet verdiklerini söyleyen Atak, konuşmasını sonlandırdı.
Bir sonraki konuşmayı Sinpaş GTO Bilgi Teknolojileri Müdürü Hakan Cem Topal gerçekleştirdi. Sinpaş’ın genel yapısından bahseden Topal, sonrasında bulut bilişim projeleri hakkında bilgi verdi. Bulut bilişim altyapısı üzerinde kullanılan doküman yönetimi sisteminin ayrıntılarından söz eden Topal, bulut bilişimin Sinpaş’a sağladığı faydalara da değindi. Bulut bilişimden insanların korkmaması gerektiğini söyleyen Hakan Cem Topal, bütün teknolojilerin buluta doğru yöneldiğini ve artık kurumların buluta yatırım yapmaları gerektiğin belirtti. Doküman yönetim sisteminin bulut bilişimin konularından bir tanesi olduğundan söz eden Topal, BT olarak bütün iş süreçlerine daha fazla vakit ayırabilmek için bulutu kullandıklarını söyledi.
Platformun son sunumunu Milli Kütüphane Yönetim Bilgi Sistemleri ve Bilgi İşlem Şube Müdürü Hakan Ünlü gerçekleştirdi. Kitap, dergi, harita gibi çok sayıda içeriği dijital ortama aktarıp muhafaza etmeyi ve aynı zamanda kolaylıkla erişilebilmeyi hedefleyen dijital kütüphaneden bahseden Ünlü, sesli kitapların, konuşan kitaplığın ve kayıtlı taş planların da dijital kütüphanede yer aldığını söyledi. Arama konusunda OCR, OLR ve nesne tarama gibi yöntemlerden faydalanıldığını anlatan Hakan Ünlü, konuşmasını sonlandırdı.
Hakan Ünlü’nün ardından bir iletişim arası verildi. Hemen sonrasında BThaber Gazetesi Yayın Koordinatörü Ayhan Sevgi’nin moderatörlüğünde bir panel gerçekleşti. Sevgi, Aksis Satış ve Pazarlama Müdürü Didem Demirkaya, Forrester Research, e-ticaret ve Dijital Stratejiler Direktörü Ömür Topaç, Canon Euraisa İş Geliştirme Müdürü Sinan Karabacak ve Milli Kütüphane Yönetim Bilgi Sistemleri Bilgi İşlem Şube Müdürü Hakan Ünlü’ye bilgi ve doküman yönetimiyle ilgili sorularını yöneltti. Panelin ardından etkinlik sona erdi.