Bilginin kullanılabilmesi için bilgiye kolay ulaşılabilmeli
Bilgi ve doküman yönetimi, başarıyı hedefleyen tüm şirketlerin yatırım yapması gereken bir konu olarak karşımıza çıkıyor. Zira bilginin kullanılabilmesi için öncelikle bilgiye ulaşımın kolay olması şart.
Kurumsal bilgi yönetimi ortak başlığı altında değerlendirilebilecek olan bu iki konu, şirketin bilgi altyapısını oluşturan veritabanı, bilgi deposu, sayısal medya ve dokümanın düzenlenmesi, tasarımı, ulaşımının sağlanması ve korunmasıyla doğrudan ilişkili. Şirketlerdeki yönetim kademesine dahil olanlar, iş stratejilerini desteklemek adına sürekli olarak bilgi sisteminin erişilebilirliği, kalitesi, yeniden kullanılabilirliği ve akış hızı konusundaki çözüm beklentilerini yükseltiyorlar. Bununla birlikte bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinin şirketlerde başarıyla uyarlanabilmesi için öncelikle çok iyi bir planlamaya ihtiyaç var. Bu planın akışı da özellikle projenin başladığı ilk 100 gün içinde büyük öneme sahip. Bu aşamada proje planı, bütçe, ekip ve projenin gidişini ölçümlemek için kullanılacak kriterlerin belirlenmesi büyük önem taşıyor.
Bilginin şirket içindeki merkezi ve stratejik rolünün daha iyi bir konuma getirilmesi için, şirketlerin bir an önce bilgi ve doküman yönetimi kavramına yönelik strateji oluşturması gerekiyor. Bilgi, şirketlerin karar verme süreçlerinde ve operasyonel verimliliğinin sağlanmasında kilit bir rol oynuyor. Çoğu şirket bilginin önemli bir varlık olduğunu biliyor, fakat bunu nasıl stratejik bir avantaj haline getireceğini tam olarak ortaya koyamıyor. Çoğu teknoloji lideri şirkette ne kadar büyüklükte veri saklandığını bilse de bunun değerinin ne olduğu, nasıl ortaya çıkarılacağı, şirket için tam olarak ne ifade ettiği veya bununla nasıl bir rekabet avantajı oluşturulacağı konusunda açık bir görüş ortaya koyabilecek durumda değil.
Örneğin bir şirkette finans lideri şirketin finansal varlığını ortaya koyarak bir değer yaratıyor. Teknoloji lideri de bilgiyi kullanarak şirket için bir değer yaratma peşinde. Fakat finans liderinin ortaya koyduğu değeri ölçmek için kullanabileceği yöntemler oldukça açık ve iyi kavranmış olmasına karşın, teknoloji liderinin ortaya koyduğu değeri tanımlanmasını sağlayacak somut yaklaşımlar bulmak ve bunları ölçümlemek konusunda ciddi sıkıntısı var. Bu ölçüm, genellikle teknoloji liderinin ortaya koyduğu yaklaşımların organizasyonun diğer birimlerine olan katkısıyla değerlendiriliyor.
Günümüz tüketici beklentisi sadece yazılım ve donanım üreticilerinin onlara sunduğunu gözlemlemek, varsa yasal zorunluluğa karşı düzenleme ya da bir başka tüketicide gördüğünü uygulamaya çalışmaktan öteye geçemiyor. Ülkemiz koşullarında tüketiciler iş süreçlerini analiz etmek ya da bu konuda profesyonel yardım almaktan biraz da ekonomik koşullar gereği sakınıyorlar. Oysa bu zorlu rekabet ve ayakta kalma koşullarında iş süreçlerini optimize ederek gerek rakiplerine karşı gerekse koşulların iyileşeceği günlere minimum kayıpla geçmenin en önemli koşullarından biride süreç iyileştirmesidir.
Kurumsal içerik yönetimi uygulamasının sağlamış olduğu iş süreç yönetimi sayesinde kurum içindeki süreçler elektronik ortamda yönetilebilir ve izlenebilir hale gelmektedir. Kurumsal içerik yönetimi kullanan kurum, kendi iç süreçlerini daha verimli halde işleyecek hale getirebilir ve ciddi bir oranda işgücü ve zaman tasarrufu yapabilir.
Bilgi hacimlerini fazlasıyla genişleten, fikri sermayelerinin üretimi ve korunmasını sağlayıp kendilerini farklılaştırma yolunda ilerleyen kurumlar için kurumsal içerik yönetimi artık stratejik bir zorunluluk haline geldi. Ancak, kurumsal içerik yönetiminin uygulanabilir bir çözüm olabilmesi için öncelikli beklenti kullanımın ve kullanıcı uyumunun kolay olmasıdır.
Kurumlar sadece kendi çalışanlarını ya da kendi ürettikleri dokümanları değil, iş ortaklarını ve mevcut ya da potansiyel müşterilerini de kurumsal iletişim ortamına dâhil etmek ve yönetmek istiyor. Bunun için de web tabanlı ve platform bağımsız teknolojiler üzerindeki çözümlerin bu pazarda çok talep gördüğünü, özellikle e-imza konusundaki gelişmeler ve e-devlet konusundaki yeni yasal mevzuat da; elektronik ortamdaki belgelerin saklanabilmesi için kamu kuruluşları ve özel kuruluşların rahatlıkla telaffuz etmek istedikleri kâğıtsız ofis kavramını artık mümkün kılıyor.
Ofis dışındaki personelin de mobil uygulamalar sayesinde, iş süreçleri yönetimi kapsamındaki gelişmelerle ofis dışından süreçlere onay vermeleri, dokümanlara erişim sağlamaları artık mümkün.
Her alanda kurumsal verimliliğin önemi aşikar
Doğru teknoloji kullanımını kurumsal verimliliğin asgari şartı olarak düşünen Koda Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk, şunları kaydetti:
“Bu sebeple, gelişmekte olan şirketlerde dahil olmak üzere hızla gelişen teknolojileri doğru şekilde kullanmak, her alanda daha fazla üretim gerçekleştirmek adına ihtiyacımız olan zamanı doğru değerlendirmek adına kurumsal verimliliğe öneminin çok büyük olduğu düşüncesindeyim. Servis büro hizmetinin uygulanması ile birlikte, arşivinizde bulunan tüm sayfalara bilgisayar ortamından kısa sürede ulaşmak, bu tür uygulamaları kullanarak, ilerleyen zamanlarda da yapılması düşünülen tüm çalışmalara bir basamak daha yaklaşmaktır.”
Kiralama seçenekleri mevcut
Günümüzde artık Windows tabanlı DYS çözümlerin üstünlüğü kaybettiğini öne süren Akfa Birikim Ürün Grup Müdürü Cenk Yurduseven, şunları söyledi:
“Tüm dünyada standart haline gelen web tabanlı DYS çözümleri kurumların ilk tercihleri olmaktadırlar. Özellikle doküman görüntüleme alanında çok sayıda formatı destekleyen uygulama bağımsız web tabanlı görüntüleyiciler opsiyonel olarak kurumlara sunulmaktadır.
Günümüzde farklı sektörlerde yaygınlaşan dışkaynak kullanımının DYS pazarında da artarak devam edeceğini düşünüyoruz. Kurumlar ilk satın almadaki maliyetleri yüksek bulabiliyorlar. Biz böyle durumlarda da müşterilerimizi çözümsüz bırakmıyoruz. Teklif ettiğimiz yazılımları ve donanımları istedikleri ödeme kolaylıklarıyla kiralama seçeneğimiz de mevcut.”
Dağıtık yapıdaki sistemlerin kullanımı artıyor
Verimlilik yönünden bakıldığında özellikle maliyetler açısından ağ kullanımına açık görüntüleme sistemlerinin ve tek noktada toplanabilen doküman yönetimi platformları önemli teknolojik gelişimler. Bicom Türkiye Kanal Müdürü Serdar Yücel, ancak yine de en doğru verimlilik analizinin fiyat performans yaklaşımından beslendiğini düşünüyor. Yücel, “Son zamanlarda özellikle dağıtık yapıda düşük hacimli sistemlerin ve paylaşıma açık içerik yönetimi yazılımlarının kullanımı artıyor, çünkü bu tarz çözümler daha fazla verimlilik sağlarken aynı oranda fiyat avantajı yaratıyor” dedi.
