Bilgiye mekan ve donanımdan bağımsız erişim devri
Kurumlar bilgi ve doküman yönetimi uygulaması seçerken, kurum taleplerini iyice araştırıp belirlemeli sonrasında zaman, mekân ve donanımdan bağımsız olarak istenildiğinde erişim sağlanabilen uzun vadeli seçimler yapmalı.
Ürettiğimiz bilginin dokümana dönüşmesi veya dokümana erişim ciddi bir yönetsel etkinliği de beraberinde getiriyor. Bu bağlamda, doğru belge ve doküman yönetimi sistemine karar verebilmek kurumlar için kritik bir karar. Bu kararı etkileyen unsurlar kurumdan kuruma değişkenlik gösterebilse de bilgi ve doküman yönetimi seçerken belli başlı öncelikler var denilebilir.
“Kurumlar öncelikle iş birimlerinin ihtiyaçlarını, operasyonel süreç analizlerini doğru yapmalı” diyen Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci, şunları paylaştı: “Yatırım kararı vermeden önce çözümün ölçeklenebilirliği, platform bağımsızlığı ve bütünleşme imkânları sorgulanmalı, orta-uzun vadede yeni taleplere cevap verebilecek, mükerrer yatırımlar gerektirmeyecek teknolojilere odaklanılması gerektiğini düşünüyoruz. Kurum bünyesinde uygulamanın sorumluluğunu alacak BT personeli ve bu pozisyondaki çalışanların uygulama ile ilgili eğitimleri alması, temel teknik yetkinliklerin kazanılması yine yatırım öncesi düşünülmesi gereken konu başlıklarını oluşturuyor.”
Web temelli mobil cihazları destekleyen bir yapıda olmalı
Brother Türkiye Kurumsal Satış Müdürü Güçlü Akpınar ise kurumlar bilgi ve doküman yönetimi uygulamalarını seçerken TSE 13298 standardını desteklediğinden emin olunmasının önemli bir etken olduğunu belirtti ve diğer önemli etkenlerle ilgili şunları söyledi: “Özellikle bilgi ve doküman yönetiminde en önemli unsur işletmenin mobil unsurları olan satış ekibi, teknik servis çalışanların da bu sistemden yararlanabilmesi için web temelli mobil cihazları destekleyen bir yapısının olması gerekiyor. Günümüzün koşullarında iş süreçlerinin en önemli kısmı yetki seviyesine göre onay süreçlerinin mümkün olduğunca hızlandırılması için sistemin mutlaka iş zekâsı modüllerinizin de olması gerekli kılınıyor. Doküman ve bilgi yönetim sistemi bir şirket için en stratejik öğelerden birisi olduğundan tercih edilecek yazılım sağlayıcı şirketin ömrü boyunca hizmet sağlayabilecek güç ve yeterlilikte olması da stratejik olduğu kadar hizmet alım kararını da etkileyecek en önemli etken olmalı.”
Uzun vadeli seçimler yapılmalı
Bilgi ve doküman yönetimi uygulamalarını seçerken kriterler kurumdan kuruma değişebilir olsa da yapılan yatırımın faydasını sağlayabilmek için uzun vadeli bir seçim yapılması gerektiğini belirten IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Satış Uzmanı Gökçe Baysal, “Bu aşamada da seçilen uygulamaların gerek yatay, gerekse de dikey ölçüde büyüyebilmesi en kritik etmendir. Seçim yaparken, kurumlar mevcut ihtiyaçlarından yola çıkarak bir arayışa başlamalı ama çözümü seçerken gelecek dönemdeki ihtiyaçlarını da mutlaka göz önünde bulundurmalılar” dedi.
İnnova Kamu Çözümleri Yöneticisi Ebru Yazıcı, bilgi ve doküman yönetiminin faydalarından şu sözlerle bahsetti: “Dosyaları daha iyi yönetmek, kâğıtsız bir ofise geçmek, bilgiye erişimi hızlandırmak ve en önemlisi güvenli bir şekilde kurumsal yazışmaların muhafaza edilmesini sağlamak bir belge ve doküman yönetim sisteminden beklenen öncelikli faydalardır. “
Yazıcı, koşul ne olursa olsun belge ve doküman yönetimi çözümü seçerken gözden kaçırılmaması gereken bazı noktaları ise şöyle sıraladı: “Seçilen belge ve doküman yönetim sisteminin kurum içinde var olan BT altyapısı ile uyumluluğu; ölçeklenebilirliği, esnekliği, güvenilirliği ve kullanıcı dostu arayüzleri. Ayrıca hizmet alınan şirketin bu konudaki tecrübesi, devamlılığı ve ürün desteği de büyük önem arz etmektedir. “
Kod-A İş Geliştirme, Satış ve Pazarlama Direktörü Ayşegül Öztürk ise “Kurumların bilgi ve belge yönetimi uygulamalarını seçerken göz önüne alması gereken öncelikli etkenler kalite, ölçeklenebilirlik, seçilen uygulamanın kullandığı teknoloji ve şirketin bu konudaki uzmanlığıdır” dedi.
Öztürk, Kod-A’nın ISO ve TSE nezdindeki çalışmalarını tamamlayarak ISO 9001, ISO 27001 gibi kalite belgelerini almaya hak kazandığını belirtti ve ekledi: “Kod-A doküman tarama, görüntü işleme, doküman arşivleme ve doküman yönetimi konularında yazılım tabanlı teknoloji ve ürünler geliştirmektedir. Ayrıca üstlenmiş olduğu anahtar teslim projelerde terzi dikimi uyarlama faaliyetlerinde bulunmaktadır.”
“Şirketlerin doküman baskı ve yatırım giderleri bütçelerinin ortalama yüzde 2-3 ‘leri gibi önemli oranları bulmaktadır. Rekabetin arttığı ve daha da artacağı günümüzde kar marjları da hızla düşmektedir. Bu nedenle de önemli bir değeri oluşturan bu konunun profesyonelce yönetilmesi gerekir” diyen Lidya Grup Genel Müdür Danışmanı Rıza Başoğlu, dikkat edilmesi gereken noktaları şöyle sıraladı: “Bunun ilk koşulu; kesintisiz ve aynı standartlarda sürekli hizmet alınabilecek iş ortakları ile çalışılmasıdır. Diğer önemli konu işletmenin çalışma şartları, iş tanımları ve yerleşim planına uygun ekipman yatırımının yapılabilmesidir. Son olarak da gelişim hızınıza bağlı olarak sizlere destek veren grubun ürün yelpazesinin ve teknik kapasitesinin sahip olduğunuz ekipmanları değer kaybetmeden üst grup ürünler ile değiştirebilme etkinliğine ve yetkinliğine sahip olmasıdır. Tüm bu tanımlamalar “Toplam sahip olma maliyeti” yaklaşımının önemini ve günlük değerler ile hareket etmemeyi işaret etmektedir. Bunun da karşılığı organizasyon yapısı gelişmiş, ürün yeterlilikleri ve teknolojik birikimleri yüksek, müşteri odaklı hizmet veren şirketler ile çalışılmasıdır.”
Önce ihtiyaç araştırması sonra plan
Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti de kurumların böyle önemli bir konuda gerçekten derine inerek bir araştırma yapması çok önemli olduğunu vurguladı. Muti şunlara dikkat çekti: “Gördüğümüz yaşanan örneklerde bu konunun ya çok basit görülerek verimli olamayacak donanım ve yazılım seçimleri ile işe başlanmakta ve yarı yolda kalınmaktadır. Ya da gerekenin çok üzerinde seçimler yapılarak bütçe konuları aşılmaktadır. Bu nedenle önce kısa vadede ihtiyaçlar belirlenmeli. Sonra en azından gelecek 5 yıl içinde olası senaryolar eklenmelidir. Donanım ve yazılım seçilirken arkasındaki servis desteği ve geliştirilebilir olması tercih edilmelidir.”
“Ofis araçları her yerden ulaşılabilir olmalı”
“Öncelikle kurumların ihtiyaçları çok iyi belirlenmeli. Eğer kurum kendi kendine ihtiyaçlarını ve önceliklerini belirleyemiyorsa, bu konuda uzman bir kuruluştan destek almalıdır. Kurumlar, bilgi ve doküman yönetimi konusunda mevcut durumlarını analiz edecek ve ihtiyaçlarını ortaya koyacak bir analiz çalışması yaptırmalıdır” diyen Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk, böyle bir analiz çalışmasını ücretsiz olarak sunduklarını belirtti ve sözlerine şöyle devam etti: “ Kullanılan teknolojinin ve iş yapma şeklinin, iş ihtiyaçlarını ve piyasadaki rekabet ortamını ne kadar desteklediği, donanım ve yazılım alt yapısının ne kadar verimli kullanılabildiği önemli unsurlardır. Aynı şekilde kullanılan araç gereçler ve bunların maliyetleri, bakım ihtiyaçları, işlerin ne derece hızlı yapıldığı, arşivleme ve saklama hizmetlerinin nasıl yapıldığı, kullanılan teknik alt yapının yeşil iş süreçlerini ne derece desteklediği, kurumsal bilgilerin güvenli bir şekilde paylaşılıp paylaşılamadığı, bilgi ve doküman güvenliği ve ofis donanımlarının sarf malzeme maliyetleri göz önünde bulundurulması gereken temel unsurlardır. Bilgi ve doküman yönetimi yaparken kurumların kullanması gereken ofis araçları mobil çalışmayı desteklemeli ve her yerden ulaşılabilir olmalı. Kurum çalışanlarının gerektiğinde, bilgi ve doküman yönetiminde herhangi bir bilgi kaybı, kopukluk ve güvenlik kaygısı olmadan ortak bir platform üzerinde zaman ve mekândan bağımsız çalışabilmesini sağlıyor.”
Mekan ve donanım bağımsız erişim ön planda olmalı
e-defter.com Genel Müdürü Sean Yu, “Doğru ve hızlı karar almanın rekabet avantajı yarattığı şu dönemde seçilecek uygulamaların verilerin anlamlı bilgiye dönüştürebilmesi ve oluşturulan bu bilgiye zaman, mekân ve donanımdan bağımsız olarak istenildiğinde erişim sağlayabilmesi çok önemli” dedi ve ekledi: “Sunulan bilgi anlaşılır ve kolayca yorumlanabilir olmalı, özel bir yetkinlik geliştirilmesini gerektirmemeli veya bilginin bu yetkinliğe sahip kişilerin tekelinde kalmaması gerekir. Bilgiyi oluşturma sürecine işletme dâhilindeki herkes gerektiği yerde dâhil olabilmeli. Tek elden, merkeziyetçi bir yaklaşımla tepeden inme gelmemeli. Bilgi, belirli fiziki koşullardan bağımsız olarak kolayca erişilebilir olmalı. Bilgiye erişim sağlayacak uygulamalar ihtiyaçlara paralel çözümler sunmalı ve tabi ki ekonomik olmalı.”
Bütünlüklü bir vizyona sahip olmak gerekiyor
Mind2Biz Informatics Satış ve Pazarlama Yöneticisi Dilek Soylu, “Dünya genelinde içerik 90 günde bir ikiye katlanıyor ve bu boyutta bilgiyi yönetmek farklı yaklaşımlar gerektiriyor. Kurumlar, uyum ve risklere yönelik pek çok önlem almaya çalışırken, bütüne yönelik bir yaklaşım geliştirmedikleri sürece kaçakların önüne geçmek neredeyse olanaksız hale geliyor. Uçtan uca süreçleri anlamak, bilmek ve bilginin yaratılmasından tüketilmesine kadar tüm gereksinimini bu bakış açısı ile inşa etmek gerekir” dedi.
Soylu, kurumlara şu önerilerde bulundu: “Bu nedenlerle, öncelikle bir bilgi yönetim stratejisi oluşturmak, bunu kurumun diğer mimari katmanları ile birlikte yönetmek ve süreç bakış açısı ile birleştirerek toplam bir vizyon sergilemek izlenecek en doğru yol olacaktır. Sonuç odaklılığın ön planda olduğu günümüz iş dünyasında, süreç bakış açısı, farklı fonksiyon, kişi ve uygulamalar arasında ilerleyen süreçlerin ve bilginin, daha verimli hale getirilmesi için bekleme ve kişiler-sistemler arası bilgi aktarım sürelerinin kısaltılması ve iş tekrarının azaltılması ile dahi ciddi kazanımlar sağlayacaktır.”
İhtiyaçlar iyi belirlenmeli
“Öncelikle şirket ve ürün araştırması doğru yapılmalıdır” diyen Kets İş Geliştirme Yöneticisi Yasin İlhan, daha sonra ürün satın almadan önce dikkat edilmesi gereken unsurlarla ilgili şunları kaydetti: “İhtiyaçlar iyi belirlenmeli; son kullanıcın kolay kullanabileceği bir ürün seçilmeli; parasal açıdan günübirlik değil, uzun vadeli bir planlama yapılmalı; profesyoneller ile çalışmaya dikkat edilmeli.”
İlhan şöyle devam etti: “Bir doküman yönetimi yazılımının hangi özelliklerine ihtiyacınız var ve son kullanıcının hangi özellikleri istediğini öncelikle iyi belirmeniz gerekmektedir. Birden fazla ürünü incelemeli, karşılaştırmalı iyi irdelemeniz çok önemlidir aksi takdirde son zamanlarda çok karşılaştığımız yanlış yatırımlara bir yenisini eklemiş olursunuz. Ürün seçerken son derece kolay yönetilebilir bir ürün seçmeye dikkat edilmelidir. Sistem, kullanımı kolay ve kullanıcı alışkanlıklarını değiştirmemeye özen gösteren bir önyüz sunabilmelidir. Çalışacağınız şirketin geçmişine ve referanslarını bakılmalı ve gerekiyorsa birkaç referans aranarak ürünle ilgili memnuniyetler sorulmalıdır. Yabancı menşeili bir ürünün Türkiye temsilciliğini yapan firma ile çalışacaksanız mutlaka sertifikalı elemanlarının olup olmadığı sorulmalı ve teknik destek verebileceğinden mutlaka emin olmalısınız. Aksi takdirde satın aldığınız ürünü hayata geçirmenizin uzun süre zamanınızı alacaktır.”
Gelişmiş iş akış sistemi barındırmalı
Easy Software Türkiye Genel Müdürü Süreyya Ecevit, kurumların dikkat etmesi gereken noktaları şöyle açıkladı: “Kurumlar bilgi ve doküman yönetimi projeleri için seçim yaparken uygulamaların web tabanlı ve mobil desteği olmasına, kurulum ve bütünleşme sürelerinin kısa olmasına, çoklu dil desteği ve gelişmiş arama özelliğinin olmasına, elektronik imza uygulamalarını desteklemesine dikkat edilmelidir. Belgelerin sisteme kolayca aktarılabilmesi açısından otomatik belge ve veri tanıma özelliğinin olması gerekir. Doküman yönetimi projelerinin en önemli unsurlarından bir tanesi de gelişmiş bir iş akış sistemi barındırmasıdır. Kurumların kendi işleyiş ve kurallarına göre yaşam döngüsü içinde bulunan belge ve dokümanlar gelişmiş iş akış sistemleri kurum içerisinde dolaşabilmelidir. Kurumların iş akış sistemleri zaman zaman değişikliklere uğrayabilmektedir. Gelişmiş parametrelere sahip olmayan doküman iş akış sistemleri kullanım zorluğuna ve yüksek geliştirme maliyetlerine sebep olmaktadır. Dolayısı ile iş akışı değişikliklerinin Yazılımcı firmaya ihtiyaç duyulmadan kurum yetkilileri tarafından sağlanabilmelidir. Maliyetin kabul edilebilir olması açısından ihtiyaca göre esnek lisanslanma modelinin olması tercih nedenidir.”
