BT yatırımlarının ilaçta sonu ve sınırı yok!
İlacın kalitesini etkileyen tüm süreç, yazılım ve donanımların düzgün şekilde değerlendirilmesi ve işletilmesi Santa Farma’nın adımlarında öncelik.
İlaç sektörü gerek küresel gerekse yerel düzenlemelerin en yoğun olduğu sektörlerden biri. İlaçtaki yerelleşme çalışmaları sonucu yerli ilaç üretim firmalarının önemi de giderek artıyor. Bu gelişmelerde söz sahibi olmanız için ülke ve şirket denetimlerinden hatasız geçebilmeniz önemli. “2016’da Avrupa GMP denetiminden başarı ile geçip Avrupa Birliği (AB) GMP belgemizi aldık” bilgisini veren Santa Farma Planlama ve İş Süreçleri Direktörü Akın Duman’a göre, BT sistemlerini de kapsayan bu denetimden, düzenlemelerin gerektirdiği yatırımları yapmak suretiyle başarı ile geçildi. Küresel düzenlemelerin yanı sıra yerel düzenlemeler de BT yatırımlarında belirleyici oluyor. İlaç Takip Sistemi, e-Fatura, e-Defter, İlaç Tanıtım Yönetmeliği gibi birçok yerel düzenlemenin iş süreçlerini doğrudan etkileyen düzenlemeler olduğuna işaret eden Akın Duman, bu başlıkların BT yatırımlarına yön verdiğinin altını çizdi. Akın Duman ile Santa Farma’nın yatırım önceliklerini ve hedeflerini konuştuk:
İlaç sektöründe BT uygulamaları, gerek donanım gerek yazılım başlıklarında ne gibi avantajlar sunuyor?
İlaç sektörü hammadde tedarikinden üretime, üretimden satışa, satıştan iadeye ve iadeden imha süreçlerine kadar tüm aşamalarda kalite standartlarının çok sıkı bir şekilde kontrol altında tutulduğu bir sektör. Bu sebeple ilacın kalitesini etkileyen tüm süreç, yazılım ve donanımların düzgün şekilde değerlendirilmesi ve işletilmesi gerek. Bu durum ciddi bir iş yükü getirmekle birlikte, diğer taraftan yapılan tüm işlemlerde bir disiplin içinde olmamızı, böylelikle hata risklerini minimize etmemizi sağlıyor. İlaç sektöründe satış performanslarının, ürün kalitesi yanında büyük ölçüde saha ekipleri ve dijital kanallar üzerinden yapılan tanıtım ve pazarlama faaliyetleri sonucuna bağlı olarak gerçekleşmesi ise CRM, CLM, iş zekası, satış yönetim ve prim sistemleri gibi yazılımların, bu yazılımların üzerinde çalıştığı donanımların kullanımını beraberinde getiriyor. Bu yazılım ve donanımların doğru biçimde yapılandırılması ve etkin kullanımı, satış sonuçlarını ve iş verimliliğini doğrudan olumlu etkiliyor. Tüm bu süreçleri sağlıklı olarak yürütmemiz doğru şekilde planlanmış ve yapılandırılmış BT uygulamaları olmadan mümkün değil. Küresel ve yerel rekabetin üst düzeyde yaşandığı bir ortamda başarılı olmak için, iş süreçlerimizi verimli şekilde yürütmemizi sağlayan BT uygulamalarının getirdiği avantajlardan etkin bir biçimde yararlanmamız gerek.
Santa Farma, iş süreçleri ve Ar-Ge yatırımları için nasıl bir BT politikası izliyor?
Yaklaşık 300 çalışanımızın görev yaptığı üretim tesisimizde yer alan Ar-Ge merkezimiz, tamamen dedike yapıda, farmasötik teknoloji ve farmasötik analitik geliştirme laboratuvarları, proje geliştirme, patent ve biyoeşdeğerlik-biyoyararlanım ofisleri ile faaliyet gösteriyor. Son derece modern cihaz, altyapı ve BT yatırımları ile tasarlanan Ar-Ge ve üretim tesisimiz tüm dünya firmaları ile rekabet edebilecek şekilde faaliyetlerini sürdürüyor. Öyle ki üretim tesisimiz EMA ülkesi tarafından tüm üretim hatlarını içerecek şekilde denetlenmiş ve GMP sertifikasını almaya hak kazanarak Avrupa’ya ilaç üretme faaliyetlerini yerine getirebilecek nitelikte. Rekabette bilişimin daha fazla ve etkin kullanımı önem kazanıyor. Bilgi güvenliği de önemli. BT politikalarımızı bu unsurların etkin şekilde yönetilmesi amacıyla belirliyor ve uyguluyoruz.
Bu politikaları örnekleyebilir misiniz?
GEBKİM fabrikamız ve Ar-Ge merkezimizde iş sürekliliğini sağlamak amacıyla depolama altyapımızı fabrikamızda iki farklı veri merkezi üzerinde, birbirlerini yedekleyecek şekilde kurduk. Sanal sunucu altyapımız yedekli depolama altyapısı ile entegre çalışarak, yine iki ayrı veri merkezi üzerinde tam yedekli ve anlık replikasyon teknolojisi ile çalışıyor. İki ayrı şehir arasında felaket kurtarma senaryosunu oluşturmak için Dilovası Fabrika ile Şişli Merkez Ofis arasında anlık replikasyon ile veri transferi sağlanıyor. Kurulan ağ ve güvenlik çözümlerimiz ile IP bazlı çalışan tüm cihazların updown durumları tek bir merkezden izlenerek, e-posta ile tarafımıza iletilmekte. Böylece ağ üzerinde olası problemler daha kolay tespit edilerek, daha hızlı müdahale edilebiliyor.
2017 yılında ne gibi BT yatırımlarını hayata geçirdiniz?
2017 yılında mevcut ERP’miz üzerinde iyileştirdiğimiz süreçlerimiz olduğu gibi yeni kurguladığımız süreçlerimiz de oldu. Ar-Ge kapsamındaki teşvikli projelerimizi ERP üzerinde detaylı takip edebilmek ve yönetebilmek için proje bazlı yapıya geçtik. Bütçe süreçlerinde etkin kontrol adına bu yapıyı şirket içinde başka süreçlerde de hayata geçirme çalışmalarımız var. BPC bütçe uygulamamız üzerinde yaptığımız iyileştirme projesi ile bütçenin sadece üst yönetim için değil, tüm iş birimleri için etkin yönetim aracı olarak kullanılmasını hedefliyoruz. Projenin 2018 bütçesinden itibaren kullanıma alınmasına yönelik çalışmalarımız sürüyor. Satış Yönetim Sistemi’mizde değişen iş ve pazar dinamikleri doğrultusunda düzenli olarak yaptığımız genişletme, geliştirme ve iyileştirme faaliyetlerine 2017’de devam ettik. Bu yıl başlatmış olduğumuz bir diğer proje ise IMS analiz ve raporlama altyapımızın Microsoft Power BI altyapısı üzerinde daha esnek, görsel ve performanslı yapılandırılması projesi. Proje tamamlandığında, iş birimlerimizin halihazırda ihtiyaç duyduğu ve ileride ihtiyaç duyabileceği tüm raporlama ve analizler bu altyapı üzerinde hızlı ve verimli şekilde sağlanabilecek. Bu platforma ileride dahil etmeyi planladığımız CRM, satış, prim, ERP gibi sistemlere ait veriler ile çok boyutlu raporlama ve analiz yeteneğine de sahip olacağız. Mevcut e-fatura sürecimize ihracat satışlarımızı da ekleyerek e-fatura alanımızı genişlettik.
Kurumsal iletişim portalımız EKOL; saha, merkez ve fabrika olmak üzere tüm Santa Farma çalışanlarını aynı çatı altında buluşturuyor. Performans Değerlendirme Uygulamamızı yeniden yapılandırıyoruz. Pazarlama ve satış, merkez ve fabrika için farklı farklı olan performans değerlendirme sistemini ortak bir yapıda toplayarak tek sistemden yönetimi sağlanacak ve Ocak 2018 itibarı ile hayat geçecek. ‘Newgen’ isimli uygulamamız yeni ürün belirleme sürecini daha etkin şekilde yönetmek için tasarlandı. Laboratuvarlarda kullanılan enstrümental cihazların tek platformda birleştirilerek, cihazların kontrol edilmesi ve veri yönetimi sağlamak amacıyla EMPOWER CDS sistemi kuruldu. 2014’te Edirnekapı fabrikamızda manuel takip edilen kalite süreçlerinin valide bir sistem üzerinden daha hızlı, daha az insan gücüyle takibinin yapılması ve izlenebilirliği için QMex sistemi devreye alındı. Toplam 13 modüle sahip Qmex’in yeni GEBKİM tesisimizle birlikte iyileştirme ve yeni modüllerin aktive edilmesi çalışmaları devam ediyor. 2017’de başladığımız ve 2018’de devam edecek ITIL projemizden de bahsetmek isterim. BT operasyonlarımızın daha etkin yönetimi için ITIL metodolojisini kullanmaya karar verdik. Öncelikle hizmet kataloğumuzu oluşturduk ve 2018’de de şu an sadece teknik destek ekibi için kullanılan ‘ticket’ uygulamamızı tüm hizmetlerimiz için genişletmeyi hedefliyoruz.
Gerek 2018 yılı gerekse orta vade için Santa Farma'da hangi başlıklarda ne gibi BT yatırımları gündeminizde?
Öncelikle 2018 yılında ITIL metodolojisine geçiş projemizin ilk adımlarını hayata geçirmek istiyoruz. En önemli projelerden bir diğeri ise Merkezi Satınalma projesini ERP sistemimize entegre olarak hayata geçirmek. 2018’de Satış Yönetim Sistemi’ne kanal depolar ile yürütülen sipariş süreçlerini entegre etmeyi hedefliyoruz. Satış ve sevkiyat süreçlerinde hizmet kalite ve hızımızı artıracak bu entegrasyon ile planlama süreçlerimizde önemli verim artışı planlıyoruz. 2018’den başlayarak orta vadeye yaymayı planladığımız uzun soluklu bir projemiz ise fabrika verimlilik projemiz. Bu projemiz ile fabrika iş süreçlerimizde iyileştirmeler yaparak, üretim maliyetlerimizin düşürülmesi temel hedefimiz. İK departmanımızın iç süreçlerinde de yazılımsal yeni çözümler sunmayı hedefliyoruz. Bunlardan biri adayın işe alım sürecinin takip edilebileceği ve raporlamalarının yapılacağı uygulama geliştirmek. Uzun zamandır elektronik ortamda yürüttüğümüz masraf yönetim uygulamamız e-Masraf’ı yeni teknolojik altyapı ve cihazlara uyum sağlayacak bir platformda yenilemek istiyoruz. Yasal olarak tebliğ edilen e-İrsaliye projesi de yıl ortasında canlı kullanıma geçecek şekilde önemli projelerimiz arasında. Bir doküman yönetim sistemi de kurmayı hedefliyoruz. Özellikle ruhsat gibi yoğun dokümantasyon arşivi olan bölümlerimizi doküman yönetime taşımak istiyoruz. 2018 için planladığımız en büyük yatırımlarımızdan biri de saha ekibimizin yeni mobil cihazlara geçmesi olacak. Cihazların saha ekibi tarafından etkin şekilde kullanımı ve kurum içi uygulamalarımıza bu cihazlar üzerinden sorunsuz olarak erişiminin sağlanması öncelikli hedeflerimizden biri olacak.
