BThaber Platform Bilgi ve Doküman Yönetimi toplantı notları
Her sektör doküman yönetimi sistemine ihtiyaç duyuyor
Novida Danışmanlık’tan Işık Deliorman Aydın’ın moderatörlüğünde gerçekleştirilen panelde eğitim, sağlık, ilaç gibi farklı sektörlerden konuklarla şirketlerin yaşadığı teknolojik gelişmeler ve bulut bilişime yaklaşımları konuşuldu. Bulut bilişime henüz temkinli yaklaşan şirketler, teknolojik gelişmeleri yakından takip ederek BT yatırımlarına hızla devam ediyorlar.
“Bilgi ve Doküman Yönetimi” başlıklı BThaber Platform toplantısında “Bulutta Dokümanlarınız Ne Alem de? “ konulu panel düzenlendi. İstanbul Büyükşehir Belediyesi (İBB) Veri Tabanı ve Orta Katman Sistemler Grup Yöneticisi Turgut Şeren’in paylaştığı verilere göre, 15 milyon nüfusuyla dünyanın sayılı büyük şehirlerinden biri olan İstanbul’da Büyükşehir Belediyesi’ne bağlı 50 bin çalışan ve 30’a yakın iştirak bulunuyor. 15 milyara yakın olan bütçesi ile İBB’nin yönetim anlayışı ve teknolojiyi kullanma açısından diğer kamu kurumlarından ayrıştığını ve daha çok özel sektöre yakın olduğuna dikkat çeken Şeren, İBB’de bilgi ve doküman yönetimi alanında 2008 yılında yaşadıkları dönüşüm ile ilgili şu detayları paylaştı:
“ İBB’de bir memurun izin almasından büyük bir projenin başlamasına kadar her işlem resmi yazışmayla başlatılır. Dolayısıyla evrak belediyedeki en önemli varlıklardan biridir. İBB’de tarihi evraklar, haritalar, proje çizimleri gibi çok çeşitli dokümanlar var. Tüm bu evrakların yönetimi, saklanması için İBB’de Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğü bulunuyor. 2008 yılına kadar arşiv yönetimi sadece gelen giden evrakların kayıtlarının numaralandırılarak tutulduğu bir yazılım kullanılıyordu. 6 ay süren çalışmamızın ardından kurumsal yazışma ve arşiv yönetim sistemi yazılımı kullanmaya başladık. 5 bin kullanıcı bu uygulamayı kullanmaya başladı ve günlük 6 bin yazışma bu uygulama üzerinden yapılıyor. Kullanıcılar zaman ve mekan bağımsız dokümanlara ulaşabiliyorlar. 10 milyon doküman sisteme kazandırıldı. Bununla birlikte kendi geliştirdiğimiz uygulamalarla fiziksel arşivimizi de taramaya başladık. Bu proje sonuçlandığında 100 milyon doküman elektronik ortama aktarılmış olacak.“
Şeren’in belirttiğine göre İBB sayısallaşma konusunda e-imza ile ilgili de bir adım atarak yakın zamanda yazışmalarını e-imza kullanmaya başlayacak.
“Kağıt ve matbaacılık sektörlerinde BT alanında ilkleri gerçekleştirdik”
Uluslararası konsorsiyuma ve farklı sektör örgütlerine bağlı oldukları için, tedarikçiden son kullanıcıya kadar ulaşan süreçte farklı versiyonlarda farkli tipte verileri ve evrakları saklamak durumunda olduklarını belirten Gelbul Kağıtçılık Matbaacılık Bilgi İşlem Müdürü Cenk Karabulut, “Son kullanıcı FSC diye bahsedilen sürdürülebilir orman yönetimi kapsamında bulunan ürünlerden satın almak istediği anda bu bilgi ve evrak akışı süreci başlıyor. Bağlı olduğumuz sertifika kurumları bu zincirin her aşamasını saklamamızı istiyor. Teftişte hata yakalanırsa FSC’den ayrılmamız gerekir” dedi.
Karabulut, kağıtçılık ve matbaacılık sektöründe teknoloji anlamında ilkleri yaptıklarına şu sözlerle dikkat çekti: “ Son teknolojileri her zaman takip ediyoruz. Yurtiçi ve yurtdışı fuarlara katılarak vizyonumuza yeni neler katabiliriz onun peşindeyiz. Sektöre ilk masaüstü bilgisayar kullanımını getiren, kendi yazılımlarını kullanan, ilk muhasebe programlarını kullanmaya başlayan, hep ilk beşte yer alan bir şirketiz. Saha otomasyonunu kendi yazan tek şirketiz.”
Karabulut, tüm bilgi ve dokümanla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmek için yaptıkları çalışmalarla ilgili şunları söyledi: “Web sitemiz ve müşteri erişim portalımızla içerik yönetim sistemine sahibiz. 3 yıldır kullandığımız veri ve doküman yönetim sistemiyle bütünleşik çalışıyor.”
“İhtiyacımız olan doküman yönetimi yazılımını kendimiz geliştirdik”
Acıbadem Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanı Hülya Karayazı, 1991 yılında Kadıköy’de açılan hastaneyle hizmete başlayan Acıbadem Sağlık Grubu Hastaneleri’ne International Hospital’ın da katılmasıyla değişim yaşadıklarını söyledi.
Karayazı’nın belirttiğine göre, Acıbadem Hastaneler Grubu’nun 5 milyon hastası, 35 milyon fiziksel dosya arşivi ve 105 milyonda dijital belgesi bulunuyor. Tüm bu belgeleri yönetebilmek için Karayazı kendi doküman sistemi yönetimi yazılımlarını yazdıklarını söyledi: “ 2 yıldır kendi yazdığımız Doküman Yönetim Sistemi’ni kullanıyoruz. İnsan kaynakları, mali işlerle ilgili tüm evrakları takip ettiğimiz web tabanlı bu yazılımla 16 bin veriyi sisteme taşıdık. Üst düzey yöneticilere ve başhekimlere e-imza olanağı verdik. Öncelikli hedeflerimiz arasında hekimlerin e-reçeteye geçmesiyle e-imzayı yaymak yer alıyor.”
Karayazı 2007 yılında kurulan ve2009’da bünyesinde Tıp Fakültesi açılan Acıbadem Üniversitesi’nde kullandıkları doküman yönetimi sistemleri ile ilgili şu detayları paylaştı: “Acıbadem Üniversitesi bünyesinde nitelikli sağlık profesyonelleri yetiştirmeyi hedefleyen 11 bölüm bulunuyor. Bu yapı altında 13 bin çalışana sahibiz. Öğrenci otomasyonunu satın alıp kurguladık. Sonrasında öğretim görevlilerinden öğrencilerle doküman paylaşımı için kurumsal bir mecra oluşturmamız talep edildi. Doküman Yönetim Sistemi arayışına girdik. Dokümanların paylaşımı, dokümanlara müdahale yetkisi belirlenebildiği bir portal oluşturduk.
Ar-Ge yapılan ilaç sektöründe veri hızla büyüyor
Panele katılan bir başka sektör temsilcisi ise İsviçre merkezli Novartis Türkiye Bilgi Teknoloji Müdürü Kaan Marangoz’du. İlaç sektöründe çok fazla veri ortaya çıkıyor çünkü Marangoz’un da belirttiği gibi en çok Ar-Ge yapılan sektörlerden birinin ilaç sektörü, dolayısıyla uzun vadeli çalışma gerektiren ilaç Ar-Ge çalışmalarında ortaya çıkan veri ve bilginin yönetiminin oldukça önemli.
Novartis’in BT çalışmalarıyla ilgili Marangoz şu detayları paylaştı: “Bilgi Yönetimi’nin üzerinde son 2 yıldır daha da yoğun çalışıyoruz. Tüm birimlerdeki bilgiyi sınıflandırdık. Hangi bilgiye nasıl ulaşacağız, nasıl saklamalıyız, süresi dolduğunda nasıl yok etmeliyiz üzerine bir ekip çalışması yapıldı. Yan etki bilgilerinin çok kısa sürede bildirilmesi gerekiyor buna yönelik sistemler geliştirdik.”
Marangoz, ayrıca doktorlara yapılan tanıtımlarda ilaç mümessillerinin basılı materyal yerine artık tablet kullanıldığını belirtti.
Bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinin yoğun kullanıldığı bir başka sektör ise sigortacılık. Sigortacılığın hizmet sektörü olarak çok yoğun Bilgi Teknolojileri kullandığını belirten Aksigorta BT Sistem Organizasyon Müdürü Ozan Kaan Karamık, 2009 yılında beri yaşadıkları dönüşümle ilgili şunları söyledi: “Türkiye’de sigortalı olma oranı ABD ve Avrupa’ya göre düşük olduğundan, sigortacılık sektörü büyüme potansiyeline sahip. Biz de teknolojiyi yoğun kullanan bir şirket olarak büyük dönüşüm projeleri üzerine çalışıyoruz. Acente ve banka satışlarını artırmak için projeler yapıyoruz.
2009 yılından itibaren hayata geçirdiğimiz bilgi doküman portalı projesi sigortacılık sektörünün yapısı gereği hasar odaklı olarak temellendi. Sigortacılıkta dokümanın en yoğun olarak kullanıldığı süreç hasar süreci. Kullandığımız doküman yönetim sistemini kendimiz geliştirdik. Fiziksel dokümanların dijitale aktarımını gerçekleştirdik. Fiziksel dokümanlar taranarak ya da portalden alınarak elektronik ortama aktarıldı. Böylelikle hem operasyonel verimlilik sağlandı hem de maliyetlerimiz çok düştü.
Şirketler bulut bilişime temkinli
Farklı sektörlerden uzmanların bulut bilişime bakış açıları ise temkinlilik yönünde benzerlik gösteriyor. Özellikle yerel şirketler buluta temkinli yaklaşıyor ancak Novartis gibi uluslararası şirketler buluta daha sıcak bakıyor.
Geçen hafta başladığımız bir projeyle CRM(müşteri ilişkileri yönetimi) sistemimizi bulutta çalıştıracaklarını belirten İsviçre merkezli Novartis Türkiye Bilgi Teknoloji Müdürü Kaan Marangoz, “Bulut bilişimin çok faydalı tarafları olsa da riskleri olduğunu da düşünüyorum. Büyük şirketlerin daha uzun vadede buluta geçeceğini, küçükler şirketler yapılar daha küçük olduğundan buluttan daha çabuk faydalanacak. Uluslararası bir şirket olduğumuzdan Novartis’in kendi içinde bulut yapısı zaten var” dedi.
