Bu Projeyi Niye Yapıyoruz?

BThaber Köşe Yazısı – MUSTAFA DÖNMEZ

Kurumsal hayatta çalışan profesyoneller için kurumlarda yapılan işler temelde iki kategoriden birine girer: operasyon veya proje. Operasyonel işler hemen her gün aynı şekilde yapılan, rutin ve pek az değişiklikle ilerleyen işlerdir: çağrı merkezinde müşterileri arayarak bir ürün pazarlamak, kullanıcı yardım masasında iletilen sorunlara çözüm bulmak, her gün sonunda sunucuların yedeklerinin almak, işletim sistemlerinin yamalarını yüklemek gibi. Proje işleri ise yeni bir ürün, hizmet, servis üretmek için yapılan başı ve sonu belli olan işlerdir. Projenin ne kadar süreceğinin bir tarifi yoktur; bir proje 3 ay da sürebilir 3 sene de. Süresi değişkendir, ortaya çıkardığı ürün farklıdır, ama her projenin bir başlangıcı ve bir bitişi vardır, elbette bir de amacı.

Bu yazımda projeler için önemli olduğunu düşündüğüm bir konuyu gündeme getireceğim; projelerin yapılma amacını… Her proje bir ekip çalışmasına ihtiyaç duyar ve proje ekipleri projenin amacına ulaşmak için bir araya gelir. Peki yapılan projelerde çalışan ekipler bu projenin neyi amaçladığını ve proje tamamlandığında ortaya nasıl bir fayda çıkacağını yeterince bilmekte midir? Yaklaşık 20 yıldır proje yönetimi konusu üzerinde çalışan ve çok sayıda irili ufaklı proje tecrübesi yaşamış biri olarak bence bunun cevabı çoğu zaman “hayır, bilmemekte” veya “kısmen bilmekte” şeklinde. Oysaki bir projede yer alan proje ekibinin tamamının o projeyi ne amaçla yaptığını ve o proje bittiğinde ne fayda sağlayacağını kesin ve net olarak bilmesi gerekiyor.

Bazı projelerin sonucunda ortaya çıkacak olan ürün çok net şekilde tarifli ve bellidir ve bu projeyi yapan ekip çalıştığı proje tamamlandığında ortaya çıkacak olan sonucu projeyi yaparken somut olarak da görür. Örnek vermek gerekirse bir köprü veya tünel inşaatı, bir web sitesi geliştirme projesi, veya bir veri merkezi inşaatı projesinde çalışan proje ekip üyeleri projenin tamamlandığında ortaya çıkacak olan ürünü bilirler ve yaptıkları çalışmalar sonucunda da adım adım görürler. Bir köprü inşaatı yaptığınızı düşünün, köprünün temelinin kazıldığını görür ve yaşarsınız, ayaklarının yükseldiğini görürsünüz, sonrasında iki köprü ayağı arasında tabliyelerin yerleştirildiğini, asfaltın döküldüğünü, çizgilerin çekildiğini zaman ilerledikçe görürsünüz. Tabii ki bu tip projelerde proje sponsorunu ve sahibini gidişatla ilgili yanıltmak da zordur. 2 senede tamamlanacağını söylediğiniz proje, başladıktan 18 ay sonra henüz yarısına gelmedi ise sizin “her şey yolunda” deme imkanınız da olmayacaktır 🙂

Yazılım projelerinde ise çıktıları görmek ve proje ekibini projeyi ne amaçla yaptığı hakkında bilgilendirmek yukarıda anlattığım kadar kolay olmayabiliyor. Sonuçta bir web sitesi veya uygulama üretecekseniz projeyi niye yaptığınızı anlamak ve anlatmak kolay; ama bazı projeler var ki varolan sistem üzerinde birtakım değişiklikler veya düzenlemeler yapıyorsunuz ve ortaya yeni bir ürün de çıkmıyor. Öyleyse bu projeyi niye yapıyoruz? Sebepleri şunlardan biri olabilir:

• Yasal bir zorunluluk (yönetmelik, tebliğ, düzenleme, kanun vb)
• Mimari sadeleştirme, yalınlaştırma
• Süreç iyileştirme
• Tasarruf (insan gücü, malzeme veya techizat tasarrufu)
• Otomasyon (insan gücü ile yapılan bazı işleri otomatize etmek ve sistemsel hale getirmek)

Peki projede görev yapan ekip üyesinin performansını artırmanın yolu nereden geçiyor? Bu konuda farklı motivasyon teorileri var. Başlı başına ayrı bir yazı konusu olan ekip motivasyonu ile ilgili merak edenler linkedin’de bu konuda yazdığım makaleye göz atabilir. En bilinen motivasyon teorisi Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisidir, hani temelde “güvenlik” en üst basamakta ise “kendini gerçekleştirme” olan piramit modeli. Benim en çok beğendiğim ve inandığım motivasyon teorisi ise Victor Vroom’un oldukça basit ancak net olan teorisi. Motivasyon teorisyeni Vroom’un teorisine göre iş hayatında insanlar temelde iki şeyden motive olur :

1. Yaptıkları işin veya projenin başarılı olacağına ve sonunda ortaya gurur duyulacak bir ürün ortaya çıkacağına inanıyorlarsa
2. Yaptıkları işin kendisine bir katkısı olacağına, ödül getireceğine inanıyorlarsa

Profesyonel iş hayatımda çalışmayı en sevdiğim projeler, şirkette gözbebeği olan, üst yönetimin ilgisini çeken, bittiğinde haber değeri olacak olan projeler olmuştur. Geliştirmesinde yer aldığınız bir projenin tamamlanmasının ardından televizyonda reklamının, gazetede tam sayfa ilanının, gezindiğiniz internet video sitesinde müziğinin çıktığını düşünsenize… Heyecanlanmaz mısınız? Veya ailenize ve arkadaşlarınıza “bu projeyi biz yaptık, benim çalıştığım proje” demenin gururunu yaşamaz mısınız? İşte proje başarıyla tamamlandığında yaşayacağınız bu heyecanı ve gururu proje devam ederken de ekibe doğru anlatırsanız ekibin motivasyonu ve verimliliği de mutlaka artacaktır. Deneyin, sonucu göreceksiniz 🙂

Biraz daha zor olan ise, yukarıdaki paragrafta anlatıldığı tarzda “gözde” ve “görünür” olmayan projeler için ekibi bilgilendirmek ve motive etmek. Bu “yıldız proje” kategorisine girmeyen projelerde herhangi bir ekip üyesine “bu projeyi neden yapıyoruz bilgin var mı?” sorusunu sorduğunuzda net bir cevap alamıyorsanız bir problem var demektir. Sebepsiz yere proje yapılmaz, her projenin bir amacı ve sağlayacağı bir fayda vardır. Ama proje ekibi bunu biliyor ve ortak amaca doğru hareket ediyor mu? Projenin ona bir faydası olacak mı? Önemli olan bunları doğru anlamak ve anlatmak…

Hepinize sorunsuz, zamanında biten, çıktıları ile tüm paydaşlarını mutlu eden keyifli projeler diliyorum.

Sevgi ve saygılarımla…