BULUT BİLİŞİMLE KAYNAKLAR İHTİYAÇ DUYULDUĞU KADAR KULLANILIYOR
Bilgi ve doküman yönetim sistemlerinin günümüzün teknolojik gelişmelerine hızlıca uyum sağlayıp, eğilim teknolojilerle birlikte oluşan son kullanıcı ihtiyaçlarına yanıt verebilir hale gelmesinin kaçınılmaz olduğunu belirten KoçSistem Yazılım Geliştirme Satış Birim Yöneticisi Faik Peker, “Bulut bilişim gibi, bilgi teknolojileri dünyasına bakış açısını yeniden düzenleyen yeniliklerin, bilgi ve doküman yönetim sistemlerine uygulanabilir olması kaynakların ihtiyaç duyulduğu kadar kullanılmasını sağlamaktadır. Ayrıca iş hayatında da önemi ve yeri gittikçe artan mobil cihazların da bilgiye erişimi ve doküman yönetim sisteminin parçası haline gelebilmektedir. Bu anlamda ilk yatırım maliyetlerinde düşüklük, ihtiyaçlardaki büyüme/küçülmelere karşı esneklik sunulabilmektedir” şeklinde konuştu.
Doküman yönetimi bilgi birikimi yönetimine çevriliyor
Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş’a göre bilginin kaynağı sadece dokümanlar değil. Bir araştırmaya göre kurumdaki bilgi birikiminin yüzde 80’inin kurum çalışanlarının kafasında yer aldığını belirten Aktaş, “Yani kurumsal hafızanın büyük bir bölümü kurumun değil, bireysel olarak çalışanların hafızasında. İşte bu alanda sunulan yeni nesil sistem ve çözümler, doküman yönetimini bilgi birikimi yönetimine çeviriyor ve tüm bu bilgi birikimine ulaşımda resmin içine kurumda çalışan kişiler de dâhil ediliyor” diye konuştu.
Bulut, doküman yönetimi konusundaki eğilimlere de yön veriyor
İnnova’dan İş Çözümleri Yöneticisi Feyza Narlı Güleç’e göre içerik ve doküman yönetimi, bilginin kurumsal belleğe dönüşmesini, dokümanların doküman yaşam döngüsü boyunca tanımlanacak iş akışlarına uygun güvenli olarak yönetilmesini, düzenlenmesini, indekslenerek depolanmasını sağlıyor. Elektronik belgeyi tercih eden kurum ve kuruluşların, işgücü, kırtasiye, postalama (posta ve kargo) masraflarında ve zaman kullanımında büyük tasarruflar elde ettiğini belirten Güleç son yıllarda bu sistemlerin gelişimi konusunda şöyle konuştu: “İş süreçlerinin vazgeçilmezi halini alan doküman yönetim sistemleri, iş dünyasının tüm yeniliklerine karşı cevap verebilen bir yapıya bürünüyor. Sunduğu yenilikler ile bilgi teknolojilerini baştan aşağıya etkileyen bulut, doküman yönetimi konusundaki eğilimlere yön vereceğe benziyor. Bulut ile maliyet ve hız konusunda adeta çağ atlamaya hazırlanan doküman yönetimi, bulutun ve özellikle de mobil sistemlerin getirdiği yenilikler gelecekte şekillenmeye devam edecek.”
Bulut bilişim farklı alternatifler sunuyor
En yeni sistemlerden birinin bulut bilişim mimarisinin kullanımı olduğunu belirten Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, şu değerlendirmelerde bulundu: “Bu sistem sayesinde insanlar ellerindeki akıllı telefonlar yardımı ile her türlü doküman – bilgiye ulaşabilmekte ve gerektiğinde dökümlerini alabilmektedir. Sharp bu konulardaki gelişmeyi çok yakından takip ederek, donanım olarak yeni ürettiği ürünlerin yeni teknolojileri desteklemesini sağlamaktadır. Basit anlamda yazıcı ve tarayıcı olarak doküman yönetiminin olmaz ise olmaz donanım taleplerini yerine getirirken, ileri düzeyde yardımcı yazılımlar ile bulut bilişim ve web hizmetlerini ekranından kullanıma sunmaktadır.”
Farklı çözümlerle değişik uygulamalar sunuluyor
Son zamanlarda bilgi ve doküman yönetim sistemlerinde görülen uygulamalara değinen Elektromak Toshiba Pazarlama Destek ve Ürün Koordinatörü Ali Tikveş de, uygulamalardaki Security Hard Disk Drive (Güvenli Hard Disk Sürücüsü) sayesinde bilgilerin güvenliğinin cihazın üzerindeki Güvenli Hard Disk Sürücüsü tarafından sağlanabildiğini belirterek şöyle devam etti: “Şifreleme bilgileri sabit disk de saklanmaktadır. Bunun avantajı ise bilgilerin saklandığı sabit disk çalınıp başka bir cihaza takılmak veya yüklenmek istediğinde cihaz bunu fark ederek üzerindeki bütün bilgileri güvenli bir şekilde silecektir. Bu bilgilerin sadece saklanması değil, kontrollü olarak erişimi kullanımı için e-Studio sistemler şirketlere çeşitli güvenli erişim metodları sağlamaktadır. Bunlardan biride kartlı sistemlerdir. Kullanıcılar, bu cihazlara ve fonksiyonlarına yetkileri dahilinde erişimi sağlayabilir. Kullanıcıların cihazları ne zaman ve ne kadar kullandıkları raporlanabilir. Bu sayede basılı dokümanların güvenli erişimi kontrol altına alınmış olur.
