Değişimin anahtarı, projeyi hak ettiği şekilde yönetmek
Sadece BT sektörünün değil, kurum bütününün sorumluluğu olan proje yönetimi, hassas bir denge demek. Doğru iş kurgusu, yerinde İK yönetimi ve yetki paylaşımı yatırımların boşa gitmesini de önlüyor.
BT ve telekom uygulamaları gibi tüm kurumsal birimleri bağlayan ‘proje yönetimi’ başlığında küresel bir yapılanma olan Project Management Institute (PMI), yıllık küresel kongresinin EMEA bölgesi ayağını 22-24 Nisan tarihlerinde İstanbul Kongre Merkezi’nde düzenledi. Yerli ve yabancı birçok katılımcıyı buluşturan etkinlik, proje yönetiminde sektörel ve ülke bazlı deneyimleri paylaşmak adına önemli bir fırsat sundu. Moderatör olduğu panelin ardından görüşme fırsatı bulduğumuz PMI Başkanı ve CEO’su Mark A. Langley, her şirketin kendisi için en uygun proje yönetim tarzını konumlandırmasının önemine işaret ederek, “Bir sistemin her şirkete uyacağını düşünmek en büyük hatadır” dedi. Şirketin bütün stratejilerini kapsayan, bunu destekleyen bir proje yönetim kültürünü kurum içinde oturtmak önemli. Ama bunun da bazı şartları var. Langley bunları, “Proje yönetiminde kurum içinde bir yapılanma oluşturmak ilk adım. Kastım; tek proje için tek proje yöneticisi görevlendirmek değil, şirket içinde dinamik bir proje yönetim kültürü oluşturabilmek. Yönetimin desteği yoksa, proje yönetimi de başarılı olamaz. Bu yönüyle proje yönetimi, şirkette tek bir birimin görevi değil. Kurumun bütünü tarafından benimsenmesi gereken bir yapıdan bahsediyoruz. Bu işi sadece BT biriminin görevi sayamazsınız. Şirketlerin büyük bölümü bu tarz işleri BT birimine yıkmaya eğilimlidir. Oysa işin doğrusu, BT birimi bu süreçte operasyonel anlamda görev yüklenir” sözleriyle özetledi.
Küresel bazda bazı sektörler, Langley’e göre, proje yönetiminde fazlasıyla deneyimli. Bunun ilk akla gelen örnekleri havacılık ve savunma sektörleri gibi, sorumlulukları ve sorumlu oldukları taraflar çok fazla olan alanlar. BT sektörü de, yeni uygulamalar ve yeni altyapı projeleri sunarken, bu kapsamda kendi içlerinde de proje yönetimi konusunda yetkin olmaları gerektiğini biliyor. İnşaat ve mühendislik odaklı sektörler kadar, finansal hizmetler sektörü ve sağlık alanında da proje yönetiminde yetkinlik göze çarpıyor.
Kamu ve özel sektör ayrımı söz konusu olduğunda ise,
Langley, özellikle savunma sektörünün, yapısal olarak ülkeden ülkeye farklılık göstermesine rağmen, bu konuya ilgisinin yüksekliğine dikkat çekti. Sağlık sektörü de hizmet kalitesini geliştirmek için proje yönetimi konusunda uygulamaları konumlandırıyor.
Özel sektörle başarı paylaşımı
“İngiltere’de bu konuda yıllardır kapsamlı çalışmalar yapılıyor. Kamu sektörü, özel sektörün başarılı uygulamalarını kendi içinde konumlandırabilmek ve bunlardan fayda etmek için çok istekli” detayını paylaşan Langley, ekledi: “Kamuda en çok gördüğümüz şey, özel sektör deneyimlerini, başarı hikayelerini kendi içlerine katma yönündeki yoğun çalışmaları. PMI olarak proje yönetiminde çerçeve oluşmasını, bu konuda eğitimler ve sertifikalar verilmesini sağlıyor, pazar bazında bu konuda özel çalışmaları hayata geçiriyoruz.”
Proje yönetimi ve bu konuda farkındalığı sorduğumuz Langley’e göre, EMEA bölgesinde ülke bazında farklılıklar kendini gösteriyor. Çünkü hala finansal krizin etkileri altında olan ülkeler olduğu gibi, bu sıkıntılardan sıyrılan ve büyüme fırsatlarını takibe alanlar da var. “Örneğin İngiltere hala durağan bir yapı sergiliyor. Ama Proje Yönetimi Akademisi’ni hayata geçirdiler, proje yöneticilerinin kapsamlı ve onlar için gerekli olan eğitimden geçmesini önemsiyorlar” örneğini paylaşan Langley, Türkiye pazarındaki farkındalığı şöyle yorumladı:
“Proje yönetimi konusunda bakış olumlu ve istikrarlı büyüyor. Geçen 10 yıl içinde hız kazanan bu potansiyel ışığında oluşturduğumuz ‘Türkiye Chapter’ı da gelişimi destekliyor. Türk şirketleri ve Türkiye’de faaliyet gösteren uluslararası şirketler proje yönetimi konusunda yapılanmaların önemine inanıyor. Şirketlerde profesyoneller iyi ve kötü örnekleri çok yakından izliyor.”
Küresel bazda başarısız olan proje oranı çok yüksek, bunun türlü sebebi var ama ortak sonuç aynı: Yitirilen önemli bir yatırım bedeli, bunu takiben yitirilen müşteriler. Langley başarılı proje yönetimi ile doğru önceliklerin belirlenerek ilerlenmesinin önemine dikkat çekti. Proje yönetimi konusunda kurumsal yapılanma, şirket kültüründe, İK politikalarında, departmanlar arası iletişim ve sorumluluklarda da değişim demek. Bu bilinçle hareket ederek bir yapılanma oluşturmak temelde proje yönetiminin temeli. Çünkü Langley’in dikkat çektiği gibi, bu bütünsel transformasyonu kurgulayıp, proje yönetim birimi olarak doğru projeye odaklanarak kurum kaynaklarını doğru değerlendirebilmek önemli.
İş süreçlerinde ‘dönüşüm’ fayda demek
Mark A. Langley’in yönettiği panele katılarak, THY’de proje yönetim kültürünü anlatan THY Kurumsal Gelişim ve Bilgi Teknolojileri Başkanı Adnan Metin’e göre, tüm şirketlerin farklı ölçeklerde iş süreçleri transformasyon programlarına ihtiyacı var. Proje yönetim ofisi oluşturmak ve transformasyon adımlarını bu yapı ile yönetmek gerek şartlardan biri. Görüşmemizde THY’nin büyümesini örnek gösteren Metin, büyümenin sürmesi için iş süreçlerinde kapsamlı dönüşümler yapmanın önemine dikkat çekti. “İş süreçlerinde verimliliği sağlayacak transformasyonu tamamlamak ve bunu sürekli kılmak zorundayız” diyerek 5 yıllık çalışma planının ilk 3 yılını tamamladıkları bilgisini veren Metin, şöyle devam etti: “Havayolu şirketleri düzenlemelere uymaya çalışırken yoğun rekabet ortamında kârlı kalabilmek için çabalıyor. THY olarak yol haritamız var ve bunu hayata geçirmenin yolunun proje yönetim ofisinden geçtiğini biliyoruz.”
