Dijital dünyanın görgü kuralları
Sanal ortamdaki iletişime gereken özeni göstermek, özellikle iş hayatında büyük önem taşıyor. Eğitim danışmanı, eğitmen ve yazar Suna Okur’un Ötekiadam Yayınları’ndan çıkan ‘Suna Okur ile Zarafet, Görgü ve Protokol’ isimli kitabı da yeni dönemin iletişim kurallarını ele alıyor. Buna göre, e-posta güvenilir bir iletişim aracı olmadığı için çok gizli ve çok özel iletilerin elektronik ortamda gönderilmesi de uygun değil. E-postada ‘Başlık’ bilgilerini düzenlerken e-postanın kime gittiğine bir kez daha göz atmakta fayda var. Zira bazen isim benzerliklerinden dolayı e-posta da farklı kişilere gidebilir. Ayrıca ‘Başlık’ bölümünde bulunan bilgi kısmına her e-postada yöneticiyi eklememeye özen göstermek gerek. Yöneticiyi bilgiye koyarken “Bu e-postadaki bilgilerden yöneticim gerçekten haberdar olmalı mı?” sorusunu kendimize sormamız en iyisi. Bcc’ye adres eklemelerde de dikkatli olmak şart.
E-postada öncelikli olarak üst makamların adresini, sonra da kıdem sırasına göre astları listelemek gerek. Konu bölümüne ise ‘hakkında, dair, ait’ ibareleri yazılmaz, çünkü bunları yazmak muhatabın zekâsına hakaret olarak yorumlanabilir. Bunun yerine konu, içeriği özetleyen birkaç kelimeden oluşmalı. Birkaç detayı barından bir konu başlığı, arandığında bulmayı kolaylaştıracağı için daha iyi olur. Ayrıca e-posta metnini oluştururken posta daima hitapla başlar. ‘Sayın’ yerine ‘sn’, ‘saygılar’ yerine ‘syg’ kısaltmalarını kullanmamak bu nedenle önemli. Tamamı büyük harfle yazılan e-postalar ise ‘bağırmak’ anlamında olduğu için kısaltmalar hariç büyük harfle yazmaktan kaçınmak gerekir. Her e-postadan sonra okundu teyidi istenmesi de güvensizlik olarak algılanır ve postanın sonunda iletişim bilgilerinin bulunması gerekir. Özellikle kurum içi e-postalarda, emredici tonlardan uzak durmak, başkasının yüzüne söylenmeyecek şeyleri elektronik ortamda yazmamak gerekir. Toplu e-postalarda gizli karbon kopyayı kullanmadan kişilerin adreslerini gizlememek, kişilerin mahremine saygısızlık olarak değerlendirilir. Bir taraftan da, “Bu e-postayı 10 kişiye gönder, göndermezsen…” gibi e-postaları başkalarına göndermek de görgüsüzlüktür. Gelen e-posta da listelere hiçbir filtre kullanılmadan gönderilmemeli.
