Dışarıdan sağlanan kaynak doğru alanda kullanılmalı
Dışkaynağın maliyetleri düşüren ve işgücünden tasarruf edilmesini sağlayan avantajları, ancak doğru bir planlamayla ortaya çıkıyor. Sektör, kurumların dışkaynak stratejilerini buna göre yapılandırması gerektiğini belirtiyor.
Satın alınan her ürün ve hizmet gibi dışkaynak da verimli olabilmek için doğru kullanılmak zorunda. Dışkaynağın gerçekten gerekli noktalarda ve şirket stratejilerine uygun alanlarda kullanılmasının son derece önemli olduğunu hatırlatan Intellica Genel Müdürü Evrim Yetişmiş, özellikle Türkiye’de dışkaynağın mevcut kaynakların yerini alabileceği endişesinin, kaynakların verimli kullanılamadığı durumların oluşmasına neden olduğunu işaret etti. Kaynakların denetlenmesi gerektiğini belirten Yetişmiş, yapılan iş sonrası oluşan bilgi birikiminin şirket içinde kalmasını sağlayacak maddelerin mutlaka sözleşmelerde olması gerektiğini şu sözlerle dile getirdi: “Şirket açısından gizli kalması gereken bilgilerin paylaşılması, bu konudaki kuralların net bir biçimde tanımlanmış olmasını gerektiriyor. Her ne kadar sözleşmelerle bu tür paylaşımların hukuki yaptırımları sağlansa da bu konuya oldukça özen gösterilmesi gerektiği çok açık.”
Dışkaynak uzmanlıktan faydalanmaktır
Şirketlerin bazı hizmetleri kendi bünyelerinde yerine getirmelerinin maliyet, zaman ve dolayısıyla verimlilik kaybıyla sonuçlanan birçok olumsuz sonucu beraberinde getirdiğine değinen Bilge Adam İnsan Kaynakları Hizmetleri Birim Müdürü Yaman Or, dışkaynak kullanımıyla bu risklerden tamamen soyutlanılabildiğine dikkat çekti. Dışkaynak kullanımının şirketlerin ana işlerine odaklanmaları ve maliyetlerini düşürmeleri gibi stratejik ve finansal yararlar sağladığını işaret eden Or, “Getirdiği maliyet avantajının yanı sıra, hizmet alınan şirketin uzmanlığından, bilgi teknolojileri ve süreçlerinden yararlanılması, geniş kaynak havuzundan istenildiği zaman istenildiği kadar kullanılabilmesi yüksek kalite ve esneklik sağlanmasına katkıda bulunuyor” dedi. Or ayrıca, şirketin, aldığı hizmet karşılığında risklerinden gerçekten kurtulup kurtulmadığına bakması ve hizmet avantajlarından ihtiyaçlarını ne oranda karşılayacağını kıyaslaması gerektiğini söyledi.
Grenke Genel Müdürü Mehmet Aslan da dışkaynak kullanımından kurumun avantaj elde edebilmesi için öncelikle kurumun iş süreçlerinin buna uygun hale getirilmesi gerektiğini dile getirdi ve şunları söyledi: “Aksi halde birimler arası çatışma yaşamak kaçınılmaz olur ve verim kaybı yaşanır. Bunun ötesinde doğal olarak maliyet avantajı sağlanması gerekir.”
“Her iş başka şirkete verilmez”
Dışkaynak kullanımına en uygun işleri; çağrı merkezleri, satış ve pazarlama (telesatış, telepazarlama, kampanyalar, anketler, pazar araştırmaları), teknik destek, tamir ve bakım, bilgi sistemleri, eğitim, insan kaynakları, finans ve muhasebe, lojistik, güvenlik olarak özetlenebileceğini dile getiren Teleperformance Türkiye Satış ve Pazarlama Genel Müdür Yardımcısı Tijen Armağan, diğer taraftan dışkaynak kullanımının yaygınlaşmasının her işin bir başka şirkete verilebileceği anlamına gelmediğini belirtti. Bunun için düşünülmesi ve göz önüne alınması gereken önemli birkaç noktanın bulunduğunu söyleyen Armağan, “Yapılacak iş farklı bir uzmanlık gerektiriyor mu? Kaynak yatırımı gerekli mi? İşi bir dışkaynak ile yapmak kendi içinizde yapmaktan daha mı ekonomik? Yapılacak işin sonuçları ana işinizden bağımsız olarak ölçülebiliyor mu? Bu işin kurum stratejinize paralel olarak dışarıda yapılması uygun mu? İşin dışkaynağa verilmesi yasal mevzuatlara uygun mu? Bu sorulardan biri ya da birkaçına hayır diyen kurumlar için zaten işin dışkaynakla yapılması uygun değildir. Yalnız, uygulamada dışkaynakla hizmet almaya elverişli olmasına rağmen tercih edilmediği durumlara da rastlıyoruz” dedi.
“Ya maliyet düşmeli ya da hizmet kalitesi artmalı”
KoçSistem Müşteri İlişkileri Yönetimi Direktörü Cüneyt Özdilek ise bir şirketin dışkaynak hizmeti almadan önce yapması gereken en önemli çalışmanın dışkaynak stratejisini belirlemek olduğunu söyledi. Bu strateji belirleme çalışmasında hangi alanlarda hizmet almak istendiğinin belirlenmesinin ve alınacak hizmetin şirketin hangi vizyonunu destekleyeceğinin netleştirmesinin gerekliliğine dikkat çeken Danış, “Kurum, bu stratejiyi belirledikten sonra alacağı hizmetin mevcut durumdaki maliyetini ve hizmet düzeyini hesaplamalı. Alınacak hizmetin teklifleri değerlendirilirken ya maliyetinin ya da hizmet düzeyinin mevcut durumdan iyi olmasına dikkat edilmeli. En ideal koşul ise her ikisinin de mevcut durumdan iyi olmasıdır” dedi. Dışkaynak hizmeti alınırken dikkat edilmesi gereken bir başka konunun ise alınacak hizmetin ölçüm kriterlerinin açık bir şekilde tanımlanmış olması ve hizmetin nasıl raporlanacağının belirlenmiş olması olduğunu söyleyen Danış, “Ayrıca düzenli olarak iyileşme adımlarının tanımlanmış olması da önemlidir” dedi.
