Doğru teknoloji, doğru kurgu, üst yönetimden hep ve tam destek
İş zekâsı projelerinde başarıya ulaşmak için dikkat edilmesi gereken konular, püf noktaları var. Görüşlerine başvurduğumuz şirket yetkilileri, ihtiyaçlara yönelik teknolojinin seçilmesi, doğru yapı ve kurguların oluşturulması, süreç zarfında deneyimli danışmanlık şirketleriyle çalışılması ve üst yönetimden her daim destek almanın altını özellikle çiziyorlar.
Elsys Genel Müdürü Savaş Komban’a göre, iş zekâsı çözümlerini uygulamak isteyen şirketler, alanında deneyimli danışmanlık şirketleriyle çalışmalı. İş zekâsı çözümünün yapısı ise öncelikle şirketin ana iş süreçlerini raporlayabilecek biçimde olmalı ve tüm ayrıntıları tek bir platformda toplayabilmeli. Yapı kurulurken kurumun hangi verileri bilgi haline getirmek istediği net olarak belirlenmeli ve buna uygun ekranlar hazırlanmalı. Öte yandan, hangi kullanıcıların hangi bilgilere erişebilecekleri, çalışanların yanı sıra sisteme giriş yetkisi bulunan üçüncü kurumlar bazında da belirlenmeli.
“Sadece iş zekâsı projelerinde değil tüm ERP projelerinde başarıya ulaşmak için öncelikle yazılım ve danışmanlık hizmetini sunan şirketin doğru seçilmesi gerekiyor” diyen Netle Yazılım Genel Müdürü Benal Altınok, üst yönetimin projeyi benimsemesi, personele proje hakkında detaylı bilgilendirme yapılması gerektiğini vurguladı. Altınok, “İş zekâsı uygulamalarının şirketin karar destek süreçlerinde etkin rol oynadığını kabul edersek, titizlikle projeyi ele almak çok önemli. Çünkü doğru sonuca ulaşmak için doğru veri gerekli” dedi.
SAS Türkiye Genel Müdürü Gökhan Nalbantoğlu’na göre, iş zekâsı projelerinin sürekliliğini ve proje bazında başarısını sağlayan unsur; öncelikle kurumun ilgili stratejileriyle uyumlu olması. Uygulanan teknolojinin, iş süreçlerinin ve ekiplerin uyumu da büyük önem taşıyor. Proje için en uygun teknolojiyi seçmek, öte yandan da iş süreçlerini doğru kurgulamak gerekiyor. Ayrıca proje ekibinin yapılan işe güvenmesi kadar üst yönetimin de yalnızca proje ile kalmamakla birlikte kurum içerisinde iş zekâsı kültürünü de benimsemesi gerekiyor. Böylelikle projeyi uygulayan kurum ile hizmet sağlayıcı şirketler açısından daha tatmin edici sonuçların ortaya çıkmasına yardımcı oluyor.
İş zekâsı uygulamalarında işletmenin gerçeklerine, operasyonlarına ve kaynaklarına göre temel performans kriterlerini öncelikle belirlemek gerekir.
Workcube Başkan Yardımcısı Özlem Açıkel Turhan’a göre, bunları belirlerken de işletmelerin kendisine sorması gereken sorular var. Bunlardan en öncelikli olanı iş zekâsı çözümünden temel beklentisinin ne olduğu. Pazar payını artırmak mı, her bir ürün başına karlılığı artırmak mı, yeni bir gelir kalemi yaratmak mı, süreçleri ve maliyetleri optimize ederek verimliliği artırmak mı? İş amaçlarımıza ulaşmak için bu veri elde etme veya kayıt merkezlerine neler eklemeliyiz?
Turhan’a göre, bu soruların cevabını doğru vermek iş zekâsı uygulamasının başarısında büyük rol oynuyor. Turhan, “Bir diğer önemli mesele verilerin doğru ve eksiksiz kaydedildiğinden emin olmak. İş zekâsı çözümleri verilerden hareket ederek sonuçlar üreten yazılımlar. Eğer veri doğru kaydedilmezse sonuçları ve maalesef bu sonuçlar üzerinden alınacak kararlar yanlış olacaktır. Bu yüzden veri toplanan yazılım çözümlerinin, donanımın ve bu veriyi kaydedecek iş gücünü etkin biçimde planlanması, yönlendirilmesi ve denetlenmesi gerek. Bu başarı için şart. Diğer yandan iş zekâsı uygulamasının işletmelerde hayata geçirilmesinde önemli problemlerden bir de bu işin sadece BT yöneticilerinin işi gibi algılanması. Oysa iş zekâsı çözümleri işin yönetilmesi ve yönlendirilmesi için büyük önem arz ediyor. Bu yüzden bu çözümden beklenenlerin neler olacağına bir BT yöneticisinden çok bizzat operasyonun başında olan orta ve üst kademe yöneticilerinin karar vermesi ve sürece dahil olması başarı için çok önemli. İş zekâsı uygulamasından elde edilen çıktıların gerçek zamanlı olması faydasını artıracaktır. Yani başarılı bir iş zekâsı uygulamasının en önemli özelliğinin doğru analizi, doğru zamanda doğru kişiye ulaştırma yeteneği olduğunu söylemek mümkün” diyor.
IBM Yazılım Satış Müdürü Arzu Gelgeç’e göre, çoğu iş zekâsı çözümü şirketlerin ‘ne durumdayız’, ‘neyi nasıl yapıyoruz’ ve ‘neden’ sorularını sormalarına olanak tanıyor. Oysa artık şirketlerin her yandan giderek artan bilgi yığınlarıyla dolan, birbiriyle bağlı ve cihazlarla donatılmış bir ortamda rekabette öne çıkabilmesi için bu sorulara ek olarak ‘bundan sonra ne yapmalıyım’ diye sorması gerekiyor. Artık şirketlerdeki karar vericilerin iş performanslarını ölçüp izleyebilmesi ve mevcut durumlarını paylaşabilmeleri gerekiyor. Örneğin gelirler önceki yıl yüzde 20 oranında düştüyse bu ilgi gerektiren bir sorun oluşturuyor. Şirketlerin bu durumu raporlayıp analiz ederek, geçmiş verilere bakıp eğilimleri anlayarak bu durumun nedenlerini belirlemeleri de gerekiyor. Çünkü bu gelir düşüşünün neden olduğunun, bu düşüşün daha geniş bir pazardaki sorunlardan mı, yoksa bir bölgedeki ya da bir bölümdeki gerilemeden mi kaynaklandığının belirlenmesi, soruna çözüm bulunabilmesi için büyük önem taşıyor.
İş zekâsı bilgiyi neticeye çevirmek için tasarlandı
ABH Genel Müdürü Tayyar Bacak’a göre, departmanlardan alınan raporların bir ekip tarafından konsolide edildiği, üzerinde saatlerce konuşularak bir karara varılmaya çalışıldığı günler artık geride kaldı, yerini anlık ve doğru olarak bilgiye ulaşabilme ihtiyacı aldı. Bu ihtiyacı iş zekâsı ürünleri karşıladı ve ürün geliştikçe salt raporlama amacını da aşarak karar yetkisine haiz yöneticilerin en büyük destekçisi haline geldi. Bacak, “Her şirketin elde ettiği verileri bilgiye çevirmek için farklı yöntemleri ve bakış açısı vardır. Günlük işlemlerin takip edildiği, ister büyük isme sahip olan bir kurumsal kaynak planlama sistemi olsun isterse çok basit bir çözüm, bunların hiçbiri her şirkete uygun raporlama sağlayamaz. Burada iş zekâsı devreye girer ve şirketin bakış açısına paralel, esnek, kolay yönetilir raporlama olanaklarıyla yönetime destek olur. Raporlama aracı olarak kullanılan iş zekâsı ürünleri gereken olgunluğa Türkiye’deki birçok kullanıcıda henüz ulaşamadı. Farklı bilgi kaynaklarından gelen verileri istenilen şekilde birleştirerek karar mericlerine bilgi sağlayan iş zekası ürünleri son zamanlarda görsellik de içeren kokpit tasarımlarıyla öne çıkıyor” dedi.
Kurumsal bilgi bütünlüğü sağlanmalı
Oytek CRM ve Veri Ambarı Grup Yöneticisi İlkay Öztürk’e göre, elimizdeki veri ne kadar anlamlı ise analizler sonrasında elde edilecek bilgide o derece anlamlı olacak. Bu nedenle veri toplanması ve depolanması sürecinin etkinliği çok kritik, bunun için önce işletmeler, yönetim sürecinde hangi bilgilere, hangi frekansta ve ne ölçüde ihtiyaç duyulduğunu netleştiren çalışmalar yapmalı, kullanılmayacak bilgiler gereksiz yere toplanmamalı. Veri toplanması ve sisteme doğru girilmesi sürecinin önemi tüm şirket çalışanlarına anlatılmalı, çalışanlara bu sürecin sonuçlarının kendi performanslarına etkisi izah edilmelidir, gerekli görülürse performans kriterleri içinde de değerlendirilebilinir. Bunun yanı sıra kurumsal bilgi bütünlüğünün sağlanması çok önemli. Şirket içi uygulamaların bütünleşik çalışması aynı verinin farklı kaynaklarda farklı şekillerde yer almaması gerekmekte. Daha da önemlisi kullanıcıların kişisel bilgisayarlarında duran verilerin kurumsal zekâya katkı sağlamayacağı unutulmamalı. Temel olan bu adımlar aşıldıktan sonra doğru teknolojik çözümler ve deneyimli bir ekip ile eldeki veriler karar vermede kullanılacak anlamlı bilgilere dönüştürülebilir.
