Doküman yönetim sistemlerinde farkındalık artıyor
Kurumları, teknoloji kullanımına iten temel faktör olarak karlılığın temel getirisi olan müşteri memnuniyeti yer alıyor. Müşterilerin beklentileri değişken olduğu için eğer kurumlar yeterince çevik değilse müşterileri memnun etmek de mümkün olamıyor. Bu noktada kullanılan teknolojilerde çeviklik yani ‘agility’ teriminin önem kazandığını belirten EMC Intelligence Information Group Satış Müdürü Duygu Yantaç, şunları kaydetti:
“Çeviklik kavramını açarsak; değişikliklere hızla uyum sağlayan, müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilen, gelişmiş teknoloji desteği olan, işbirlikçi ve kompleks proseslerin yönetilebildiği teknolojik çözümler olarak tanımlayabiliriz. Sektörel beklentileri karşılamak üzere ‘Case Management’ yaklaşımı ile çözümler oluşturuyoruz. Amacımız; içerik yönetimi, süreç yönetimi, analiz ve raporlama ile kullanıcı deneyimini biraraya getiren bir platform aracılığı ile çevik bir ortam oluşturarak beklentileri karşılamak. Öte yandan kamu kurumlarına baktığımızda ise yasal zorunluluklara uyum, vatandaş memnuniyetii, bilgi ve belgeye hızlı erişim ve sayısallaştırmaya yönelik teknoloji yatırımları yer alıyor.”
Arşivist & Dizayn Bilgi Teknolojileri Müdürü Hakan Kaçar da şu bilgileri verdi: “Özel sektörde bu konuda çok hızlı bir gelişim süreci yaşanmaktadır. Birçok kurumun şu an ya proje aşamasında olduğunu, bazı kurumların da 2011 yılı çalışma programlarına aldıklarını biliyoruz. Kamu kurumlarında ise bu süreç biraz daha yavaş işler gibi görünmekte ise de bunun kurumların yapısından kaynaklanan bir eksiklikten çok kurum kültürüne en uygun ve en uzun süreli kullanılabilecek ürünlerin seçimi konusundaki hassasiyetten kaynaklandığını gözlemlemekteyiz. KOBİ’lerde ise orta ve uzun vadede işlevsel ihtiyaçlara bağlı olarak sürecin hızlanacağı düşüncesindeyiz.”
Bicom Türkiye Kanal Müdürü Serdar Yücel’in bu konudaki görüşleri ise şöyle: “Elektronik ortamda doküman erişimi ve yönetimi teknolojilerinin realizasyonunda kamuda ve kurumsal özel işletmelerde, genele yayılan bir kullanım ve etkinlik söz konusu iken KOBİ’lerde özellikle belli seviyelerde ve departmanlarda oluşan ve daha düşük bir katılımın gerçekleştiği yatırımlar göze çarpmaktadır. Önümüzdeki yıllarda elektronik ortam kullanım penetrasyonunun KOBİ’lerde daha hızlı artacağını öngörüyoruz.”
Sektörlerin, kamu kurumlarının ve KOBİ’lerin bu teknolojilere yaklaşımı konusunda görüşlerini açıklayan Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu da şunları aktardı:
“Büyük ölçekli şirketlerin ihtiyaçları bu konuda çok daha ön plana çıkıyor. Büyük ölçekli şirketlerin; gerek hacmi, gerek kullanıcı sayıları, bilgiyi yönetme ve merkezileştirme ihtiyaçları KOBİ’lere göre çok daha hızla ön plana çıkmakta. Bu biraz da şirketlerin faaliyette bulundukları sektörlerin kendi dinamikleri, rakipleri, çözüm ortakları ve çalıştıkları müşterileri etken olabiliyor. Bunun yanı sıra KOBİ olmasına rağmen kaynaklarını etkin kullanmak, rakiplerine karşı teknolojiyi avantaja dönüştürmek isteyen vizyonu gelişmiş şirketlerde artık doküman ve içerik yönetimi sistemlerine daha sıcak ve bilinçli bakıyorlar. Özellikle yabancı menşeili çözümlerin lisans ve destek maliyetlerinin yüksek olması, son zamanlarda kurum ve kuruluşların yerli uygulamaları tercih etmesine sebep olmaktadır.”
Sektörlerin, kamu kurumlarının ve KOBİ’lerin hızla gelişmekte olan teknolojiyi ve uygulamaları yakından takip ederek, geçişin ve yaklaşımın da teknoloji hızında gerçekleşmesi gerektiğini düşünen Koda Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk şu bilgileri verdi:
“Ancak her alanda geçmişten beri kullanılan alışagelmiş uygulamalardan, yeni yapılan bu tür uygulamalara geçiş sürecinde elbette birtakım sıkıntılar yaşanmakta. Ülkemizde bu tür teknolojiler yeni yeni yaygınlaşmakta olmasına rağmen sektörler, kamu kurumları ve KOBİ’ler uygulamalara çok kısa süre içinde geçecektir. Özellikle, servis büro hizmeti olarak adlandırdığımız, arşivlerde bulunan milyonlarca sayfa kağıt evrakların ayrıştırılması, taranması, indekslenmesi ve sayısal arşiv sistemine aktarılarak bilgisayar ortamından daha hızlı erişimi sağlamak adına, kamu kurumları ve birçok alanda hizmet veren sektörler bu çalışmayı dışkaynak kullanımı alarak yaptırıyorlar. Bu tür projelerin de başarılı bir şekilde sonuçlanması için de bu tür projeler için en doğru olanı uzman ve deneyimli kadrosu ile bu alanda hizmet veren başarılı şirketler ile çalışarak dışkaynak kullanımının yapılmasıdır. Günlük yapılacak işlemler için de doküman yönetim sistemi olarak adlandırılan uygulama, yapılacak çalışmaların, onaya sunulacak yazışmaların tamamen sayısal ortamdan yapılmasını ve tüm süreçleri takip etme olanağı sağlamaktadır. Bu tür uygulamalar birçok alanda geri dönüşümü olacak faydalar sağlamaktadır. Ancak, konuşmamın başında da belirtmiş olduğum gibi geçiş dönemindeki sıkıntıların yok edilmesi ile birlikte birçok uygulamaların temelini ve tavanını sağlayan, kendilerine sağlayacağı yararın da bir nevi keşfedilmesi ile birlikte bu uygulamalara her alanda geçiş daha hızlı gerçekleşecektir.”
Bütünleştirme önemli bir satın alma kriteri
Uluslararası platformlarda yazılım ve bütünleştirme standartları, yazılımların web tabanlı olması, kullanıcı dostu ekranlar, e-imza, kullanım kolaylığı, kabul görmüş birçok uygulama ile bütünleşik çalışması bu alandaki teknolojik eğilimlerin başlıcalarını oluşturmaktadır. Arşivist & Dizayn Bilgi Teknolojileri Müdürü Hakan Kaçar, bu konuda şunları kaydetti:
“Kurumların kendi bünyelerindeki mevcut uygulamalar ile satın alınması planlanan ürünlerin tam uyumluluğu ve bütünleştirilmesi en önemli tercih unsuru haline gelmiştir. Yaşanan birtakım olumsuz tecrübeler ise kurumların küresel desteği bulunan uluslararası markalara yönelmesine neden olmuştur.”
