Doküman yönetiminde tamamlayıcı unsurlar da önem kazanıyor
Doküman yönetiminin kurumların bilgiyle çalışırken en kritik ve öncelikli ihtiyaçlarının başında geldiğini vurgulayan Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş’a göre kurum hafızasının önemli bir bölümünü oluşturan dokümanlar, bilginin oluşması, oluşan bilginin yaşaması, kullanılması için vazgeçilmez bir unsur durumunda. Bunun sonucu olarak doküman yönetim sisteminde olması gereken özelliklere değinen Aktaş, “Doküman yönetim sisteminin son kullanıcının uyumunu hızlıca sağlayacak kolaylıkta olması, kurumdaki bilginin boyutu arttıkça paralelde büyümeye elverişli bir şekilde ölçeklendirilmesi ve oluşturulan doküman yığınının belli taksonomi ve meta veri normlarından faydalanarak belli bir standarda kavuşturularak yönetilebilmesi bugünkü önemli ihtiyaçların başında geliyor. Bir sonraki adım ise ‘arama’. Doküman yönetimi sistemi ne kadar kullanıma elverişli olursa olsun, büyük resim üretilen tüm bu içeriğin hızlı bir şekilde bulunabilmesi için gelişmiş ve doküman yönetim sistemi ile bütünleşik çalışan bir arama altyapısı ile tamamlanabiliyor” şeklinde konuştu.
Kağıt temelli iletişim en aza indirgenmek isteniyor
Xerox Türkiye Pazarlama ve Stratejik Teklif ve İhaleler Direktörü Ayşen Şişman’a göre de şirketler bilgi ve doküman yönetiminden kağıt temelli iletişimin en aza indirilmesi, çalışanların ve müşterilerin dokümanların son hallerine ulaşabilmesi, doküman güvenliğinin sağlanması ve tüm bunların en tasarruflu şekilde yapılabilmesini bekliyor. Bu doğrultuda da, bilgi kayıplarını önlemeleri için, dokümanlarını kişilerden bağımsız, herkesin kolayca ulaşabileceği ortak alanlarda saklamalarına ve düzenli aralıklarla kopyalarının alınmasına olanak tanıyan teknolojilere yatırım yapılıyor.
Temel sorun kaybedilen zamanın maliyetinin ölçülmemesi
GGSoft Genel Müdürü Tolga Eşiz’e göre kurumların ağ yapılarını yenilemeleri ve şubelerle bağlantılarını hızlandırmaları, doküman yönetim projelerinin verimliliğini ve başarısını artırıyor. Doküman yönetim sistemlerinde asıl olanın; doğru zamanda, doğru bilgiyi doğru kişilere ulaştırmak olduğunu belirten Eşiz, “Belge temelli yapılan işlemlerde ciddi darboğazlar oluşmakta ve verimlilik olumsuz etkilenmekte. Rekabet artmakta ve kurumlar süreçlerini daha da hızlandırmak zorunda kalmaktadır. Süreçlerin içinde mutlaka belge temelli işlemlerde bulunmaktadır. Temel sorun kimsenin belge ile yapılan işlemde kaybedilen zamanın maliyetini ölçmemesi. Türkiye de bu zamanın kaybedilmesi normal karşılanmakda ve çoğu kurum kaderine razı olmaktadır. Son iki yılda bu konuda kurumlar arasında bir farkındalık oluşmaya başlamıştır. Hızlanan ağ teknolojileri ile doküman yönetim sistemlerinin yatırımı geri döndürme süreleri kısalmaya başlamış durumda. Özellikle dağıtık yapıdaki kurumlar için, birinci öncelik belgelerin şubelerden merkeze sağlıklı bir biçimde gelmesini sağlamak olmuştur” dedi. Kişi yada kuruluşun her türlü bilgi ve dokümana her ortamda ulaşabilmesinin bilgi ve doküman yönetim sistemlerinin ana noktasını oluşturduğunu ifade eden Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti de, bunu sağlama adına üretilen yazılımlar ve donanımların her geçen gün geliştiğini ve geleceğin çözümü olarak duyurulan bulut bilişim sistemlerinin de bu konuda önemli bir yer işgal ettiğine işaret etti.
Temel beklenti öncelikli olarak şirket içi sistematik bir düzen oluşturulması
İşletmelerin bilgi ve doküman yönetim sistemlerinden önemli beklentileri olduğunu belirten Bimsa Çözüm Yöneticisi Hüseyin Ulutürk’e göre bunun başında da şirket içi sistematik bir düzen oluşturmak geliyor. Bilgisayar ve internet teknolojilerinin gelişmesi ve şirketlerin giderek kurumsallaşmasının ofis içi belge akışını değiştirerek doküman sayısının artmasına yol açtığını belirten Ulutürk’ün değerlendirmeleri şöyle: “Şirketler, bu dokümanları ve iş süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmeye ihtiyaç duyuyor. Akış işlemi gerçekleşirken formlardaki onay mekanizmaları nedeni ile e-imza uygulamaları da yaygınlaştı. İşletmelerin bu sistemlerden önemli beklentileri var. Öncelikle şirket içi sistematik bir düzen oluşturmak temel amaç. Bilgi akışını yeniden yapılandırması, iş süreçlerinin kalitesini artırması, maliyetleri düşürmesi, belgelere ulaşımı ve onları yönetmeyi kolaylaştırması bu sistemden beklenen ve doküman yönetiminin sağladığı diğer unsurlar olarak sıralanıyor.”
Doküman yönetim sistemi kullanmamak, kurumların ellerindeki değerlerden yeterli seviyede yararlanamamalarına neden oluyor
Mind2Biz Satış ve Pazarlama Yöneticisi Dilek Soylu’ya göre doküman ve bilgi yönetim sistemleri her sektörde, her ölçekte ve her iş fonksiyonun gereksinimi olan sistemler ve müşteriler çevresinde işleyen tüm süreçlerde daha iyi sonuç için olmazsa olmaz bileşenlerden biri. Şirketler kanadında satış sürecinde müşteri ile iletişimi sağlarken, ürün bilgileri, fiyatlandırma, broşürler, kullanım dokümanları, görseller ve benzer pek çok bilginin devreye girdiğini hatırlatan Soylu, “Uzun satış süreçlerine sahip sektörlerde bu bilgiler değişiyor ve müşterinin bu süreç içerisindeki iletişim tarihçesine de gerek duyuluyor. Süreç içerisinde çalışanların bu tür bilgilerin doğru, geçerli ve güncel hallerine kolaylıkla ulaşması satış başarısı açısından önemli” diye konuştu. Özellikle satış sonrası hizmet sağlayan çalışanlara ne kadar çok bilgi sağlanabilirse o derece etkin bir hizmet sunulmuş ve memnun müşteriler elde edilmiş olacağını vurgulayan Soylu, şu değerlendirmelerde bulundu: “Arka ofis fonksiyonlarına da bakarsak satın alma, insan kaynakları, pazarlama, mali işler gibi fonksiyonlarda da içerik çok fazla ve ne derece sağlıklı yönetilirse o derece verim elde edilebilir. Örneğin, pazarlama süreçlerinde yer alan rakip bilgileri, pazar analizleri, ürün özellikleri ve görselleri, reklam filmleri, kurumsal kimlik çalışmaları gibi pek çok içerik düzenli bir şekilde yönetilmedikçe bu içerikten amaçlanan faydayı elde etmek güçleşecektir. Sonuç olarak kurumun sağlıklı bir durumda olması bilginin doğru olarak doğru zamanda doğru kişi tarafından kullanılabilirliği ile paralellik gösterir. Basılı dokümanı yönetmenin, depolamaya çalışmanın, paylaşmanın zorlukları ve maliyeti belirgindir. Ancak, elektronik dokümanlar da bir yönetim sistemi içerisinde yapılandırılmadıkça, benzer olumsuzluklar benzer seviyelerde onlar için de geçerlidir. Doküman yönetim sistemi kullanmamak, kurumların ellerindeki değerlerden yeterli seviyede yararlanamamalarına ve giderek belirsizliğe doğru itilerek “karanlıkta el yordamı” ile ilerlemelerine neden olmaktadır. Değişik doküman sunucularında kurumsal sistematikler ve zorlayıcı kurallardan yoksun olarak saklanan ya da kişilerin mesaj kutularında paylaşılmadan kalan bilgi kayıp bilgidir. Üstelik bu bilgiler çok hızla arttıkları için kayıplar da aynı oranda artmaktadır.”
