E-devlet uygulamaları geliştikçe kamudaki kullanım da artacak
İrili ufaklı tüm kurum ve kuruluşlar artık doküman yönetiminin kurumsal sistemlerin bir parçası olduğunu kabul ediyorlar. Ne var ki buna yapılacak yatırımın ne olacağı ve zamanlaması en büyük tartışma konuları. Geniş yelpazedeki müşteri portföylerine bakarak yatırımların azımsanmayacak boyutlarını gördüklerini ve kullanıcı yaklaşımının olumlu yönde de gelişeceğine inandıklarını belirten Moreum Bilişim Satış Müdürü Mert İnceiplik, şunları kaydetti:
“Farklı araştırma kurumlarının yaptığı incelemeler hem sayısal arşiv hem de doküman yönetim sistemlerinin yararlarını defalarca yayınladılar. Biz verimlilikten ziyade oturmuş bir kurum kültürüne olan katkılarını ön plana almayı tercih ediyoruz. Bilgi sistemleri gibi belge sistemleri de doküman yönetimi çatısı altında standart bir yapıya kavuştuğunda verimlilik zaten sistemin otomatik bir çıktısı haline geliyor. Personelin memnuniyeti de artık müşteri memnuniyeti kadar önemli bir duruma gelmişken belge altyapısının oturması hem müşteri tarafını hem de kurum tarafını olumlu etkileyen en önemli faktör kılıyor.”
Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk de konuyla ilgili olarak, “Hemen her sektörde, doküman ve içerik yönetimi sistemleri kullanılmaya başlandı. Kamu kurumlarında da, operasyonel etkinliğini artırmak amacıyla doküman ve içerik yönetimi sistemlerine yöneliş var. Özellikle e-devlet çözümlerine hız ve kolaylık getirmek amacıyla bu teknoloji tercih ediliyor. KOBİ’lerin ise doküman yönetim sistemleriyle ilgili uygulamalara yeterince ilgi göstermediklerini söyleyebiliriz. Halbuki KOBİ’lere rekabet avantajı getirebilecek konulardan biri onları daha verimli, esnek ve piyasa beklentilerine hızlı cevap verebilir kılmaktır ve doğru bir doküman ve içerik yönetimi ile bu sağlanabilir” dedi.
Arşivist & Dizayn Bilgi Teknolojileri Müdürü Hakan Kaçar’ın görüşleri ise şöyle: “Özel sektörde bu konuda çok hızlı bir gelişim süreci yaşanmaktadır. Birçok kurumun şu an proje aşamasında olduğunu, bazı kurumların da 2011 yılı çalışma programlarına aldıklarını, kamu kurumlarında ise bu süreç biraz daha yavaş işler gibi görünmekte ise de bunun kurumların yapısından kaynaklanan bir eksiklikten çok kurum kültürüne en uygun ve en uzun süreli kullanılabilecek ürünlerin seçimi konusundaki hassasiyetten kaynaklandığını gözlemlemekteyiz. KOBİ’lerde ise orta ve uzun vadede işlevsel ihtiyaçlara bağlı olarak sürecin hızlanacağı düşüncesindeyiz.”
Özel sektörde söz sahibi kuruluşlar, bu sistemlere olan ihtiyacı yıllar öncesinde keşfederek, gerekli yatırımları yaptı. Günümüzde; az sayıda bilinçli alıcının yanında, çoğunluğu teşkil eden kamu kurumları ve KOBİ’lerin konuyu halen tam olarak anlayamadığı, dolayısıyla yanlış yatırımların yapıldığı gözlemleniyor. Geçmiş yıllarda oluşan “Evrak Takip Sistemi” anlayışı ile Doküman, Arşiv ve İçerik Yönetim sistemi kavramının farkları bu sektörlere daha iyi anlatılmalı ve doğru alımların yapılması sağlanmalıdır.
Aksis Satış ve Pazarlama Koordinatörü Burak Müjdeci de, konuyla ilgili olarak görüşlerini şöyle açıkladı: “Kamu tarafından yayımlanan düzenlemeler ve standartlar nedeniyle kurumlarda doküman ve içerik yönetiminde önemli birçok projeye adım atılmıştır.
Özel sektörde ise kamu sektörüne paralel bir şekilde kağıtsız ofis projeleri ve ek modüllerle (Elektronik posta arşivi vb.) doküman ve içerik yönetim sistemi pazarı büyüyor.”
Akfa Birikim Ürün Grup Müdürü Cenk Yurduseven de kurumların doküman yönetim sistemlerine yaklaşımını şöyle değerlendirdi: “Özellikle 2000’li yılların başında özellikle bankaların DYS alımlarıyla sektör hızlı şekilde gelişti. Kamu sektörü ise son 2-3 yıllık süre zarfında elektronik belge yönetim sistemleri kapsamında düzenlenen ihaleler ile ihtiyaçlarını karşılama yoluna gitmekte. KOBİ’ler kamuya göre istedikleri yazılım çözümlerini seçmekte özgür oldukları için hem daha başarılı projeler ortaya çıkartabiliyor hem de kamuya nazaran çok daha fazla sayıda DYS projesi gerçekleştiriyorlar.”
Önümüzdeki beş yıllık dönemde hızlı büyüme yaşanacak
Ülkemizde, tüm dünyada yıllar önce tespit edilmiş bir açık nihayet açıkça görüldü ve tüm kurum ve kuruluşlar doküman tabanlı teknolojiler üzerine yatırım yapmaya başladılar. Moreum Bilişim Satış Müdürü Mert İnceiplik, bu konuda şunları aktardı:
“Bu yatırım hem eski arşivlerin sayısal ortama taşınmasını hem de süreç otomasyonlarını içeren doküman yönetim sistemi yazılımlarını kapsıyor. Beklentimiz önümüzdeki beş yılda sektörün giderek büyüyeceği yönünde. Doküman yönetimi kavramı sadece tek bir amaca hizmet eden uygulamalar olmaktan çıkıp, internet tabanlı, içerik paylaşımı ve etkileşimli iletişim özelliklerini barındıran, tüm kurumsal hafızayı yönetebileceğiniz bir noktaya geldi. Mobil cihaz ve uygulamaların yaygınlaşmasıyla bunun kişisel bir yaklaşıma dönüşeceği de artık kaçınılmaz bir gerçek olarak karşımıza çıkıyor.”
İhtiyaçlar sürekli değişiyor
Softay Satış Müdürü Oğuz Öztürk’ün verdiği bilgilere göre, bundan 10 yıl öncesiyle kıyaslandığında, o dönemde sadece evrak takibinden ibaret olan doküman ve içerik yönetim sistemi anlayışı, sektör içerisinde oturmaya başladı. Artık iş akışı, e-posta belgeleri arşivleme ve ERP, portal gibi sistemlerle bütünleşme yetenekleri bulunmayan ürünlerin doküman ve içerik yönetim kavramına dahil olmadığı anlaşıldı. Bu sistemlere duyulan ihtiyaç her yıl katlanarak artmakta, sektör, doğru ürünlerle elde edebileceği faydanın bir ihtiyaç olduğunu algılamakta. Bundan sonraki 10 yıl içerisinde yardımcı teknolojilerin ve kanuni altyapının olgunlaşmasıyla beraber, pazarın büyük bir ivmelenme yaşayacağı tahmin ediliyor. Kamunun katalizör olacağı bu alanda, kamu kullanımı arttıkça özel işletmelerin de sisteme dahil olmaları sağlanacak.
