‘e-Dönüşüm uygulamalarını sadece yasal sorumluluk olarak görmeyin’
e-Defter, e-Fatura, e-Arşiv gibi başlıklardan oluşan e-dönüşüm uygulamaları, dijital dönüşüm açısından da kurum ve şirketlere önemli avantajlar sağlıyor.
Kurum ve şirketler bir yandan verimlilik ve rekabet güçlerini artırma adına teknoloji yatırımlarını yaparken, bir yandan da yasal zorunluluktan dolayı birtakım uygulamaları hayata geçiriyorlar. E-Dönüşüm olarak adlandırılan e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv gibi uygulamalara ise yasal zorunluluklar çerçevesinde geçiliyor. Bu uygulamaların yasal bir zorunluluk olarak değil, dijital dönüşümün bir parçası olarak görülmesinin firmalara avantaj sağlayacağını vurgulayan Digital Planet Türkiye Genel Müdürü Şerif Beykoz, sorularımızı yanıtladı:
Türkiye’de e-Dönüşüm süreçlerinin gelişimini nasıl değerlendiriyorsunuz?
Türkiye’de e-dönüşümün ilk adımları 2008 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tebliğleriyle EFKS (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi) adı altında atıldı. Özel entegratörlük yetkilendirmeleri ile beraber 2013 yılı sonlarında e-Fatura, 2015 yılı başında e-Defter, 2016 yılı itibarıyla e-Arşiv, sonrasında e-Bilet (havayolu, karayolu ve etkinlik) ve ihracatta e-Fatura ile devam etti. 2018 yılında aktif bir şekilde kullanılacak olan e-İrsaliye ve e-Makbuz (serbest meslek makbuzu ve müstahsil makbuzu) gibi yeni uygulamalar da kurumların hayatına kolaylık, tasarruf ve hız sağlamaya devam ediyor.
Türkiye’de e-Dönüşümün seyrinin, başta GİB düzenlemeleri olmak üzere; özel entegratörler, entegre olunan ERP sistemleri ve bu uygulamaları kullanarak finansal süreçlerde dönüşüme adım atan kurumlar ile bütünlük içerinde daha da hız kazanacağını öngörüyoruz. Türkiye’de 3 milyonun üstünde şirketin olması ve e-Fatura sistemine bugün için sadece 63 bin şirketin dahil olması, önümüzde gidecek daha çok yolun olduğunu gösteriyor.
Bu konuda ne tür yeni regülasyonlara ihtiyaç olduğunu düşünüyorsunuz?
Bunu iki başlıkta değerlendirebiliriz; bunlardan ilki kullanıcı memnuniyetini en üst noktaya çıkarmak ve e-dönüşüm hizmeti veren mevcut özel entegratörlerin hizmet kalitelerini artırabilmeleri adına yazılımdan destek hizmetlerine kadar e-dönüşümün tüm süreçlerine tabi denetimler. İkincisi ise tüm e-Dönüşüm pazarının genişletilmesi. Sadece e-Dönüşüm uygulamalarının değil, ekosisteme dahil olan katma değer zincirinin tüm halkalarının; ERP, genel veya ön muhasebe ve diğer tüm iş yazılımlarının ortak çalışabilmesini sağlayacak düzenlemelerin yapılması ve e-Dönüşümün kullanım yaygınlığını artırabilmek adına gönüllülük esasına dayalı geçişlerin teşvik edilmesini sağlamak. Tabii her iki başlık da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın temel sorumlulukları arasında bulunuyor.
Digital Planet olarak bu alandaki yaklaşımlarınız ve çözümleriniz neler?
e-Dönüşüm yolculuğuna başlamış firmalar, genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın çıkardığı tebliğler sonucunda biraz zoraki yola koyuluyorlar. Öncelikle bunun altını çizmek gerekiyor. Çünkü dijital dönüşüm dalgası hızla ilerlerken, e-dönüşümü zorunluluktan ibaret görmek, firmalarda değişimin, zorunlu görünen bu dönüşümün büyük endişelere de yol açmasına sebep oluyor. Halbuki biz, her zaman gönüllülük esasından yana olduğumuzu bildiriyoruz. Firmaların, zorunlu hale gelmeyi beklemeden e-dönüşüm yolculukları için hazırlık yapmaları, bu süreci en iyi şekilde ilerletmeleri konusunda onlara büyük katkı sağlayacaktır.
Firmalar, e-dönüşüm süreçlerine e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter uygulamalarını hayata geçirerek başlıyorlar. Bu uygulamalar, günlük faturalaşma ve muhasebe süreçlerinin fiziksel ortamdan elektronik ortama taşınmasını ve içeride işleyen tüm muhasebe işlemlerinin, hızlanmasını, eski faturalarını dijital ortamda saklayabilmelerini ve gerektiğinde rahatlıkla ulaşmalarını sağlarken arka planda da kağıt, mürekkep, basım, kargolama gibi süreçlerde ciddi bir maliyet ve zaman tasarrufu sağlıyor.
Elbette kurumların iç yapısını, iş akışını etkileyecek her değişim çok önemlidir. Bu nedenle e-dönüşüme hazırlanan firmalar için de bu dönüşümü, kolay adapte olunabilir, yani en rahat şekilde gerçekleştirecek kriterlere göre hayata geçirmenin faydalı olacağını düşünüyoruz.
Bunlardan ilki, firmanın kullandığı muhasebe sistemiyle tam entegre çalışacak bir dönüşüm yöntemi bulmak. GİB nezdinde yazılı onaylarını almış özel entegratörler bu noktada değerlendirilir. Rahatlık açısından mevcut muhasebe yazılımı ile tam entegre çalışacak, uyumlu bir e-dönüşüm hizmeti bulmak, efektif ve rahat bir dönüşüm için birincil hedef olmalıdır.
Mevcut muhasebe yazılımı ile uyumlu çalışma ortamını size sunan bir özel entegratör firması buldunuz. Sonraki aşamada değerlendirilmesi gereken kriter, özel entegratörden alınacak desteğin boyutu ve niteliği.
Mali mühür başvurusu, özel entegratör ile sözleşme süreci, GİB üzerinden e-Fatura başvurusu, e-Fatura aktivasyon işlemleri gibi dönüşme süreçlerinin tüm adımlarında tam destek sağlayacak bir özel entegratör firma olduğuna emin olunmalı, iş birlikteliğine gidilecek özel entegratör firmanın güvenilirliği, kurumsallığı iyice araştırılmalıdır. Çünkü firma ne kadar güvenilirse, işinize ait tüm finansal veriler de o kadar güvende olacaktır.
Digital Planet, sunduğu çözümlerle nasıl bir farkındalık yaratıyor?
Digital Planet, e-Fatura kavramını Türkiye’ye tanıtan şirketlerden biri. e-Fatura altyapısı henüz yokken, bunu Türk Telekom ile birlikte başlatan, yıllarca sürdüren, Türk Telekom kullanıcılarını e-Fatura’nın nimetlerinden yararlandıran bir şirketiz. Türkiye’de ağırlıklı telekomünikasyon, finans, bilişim, enerji dağıtım, e-ticaret ve tekstil gibi çok çeşitli sektörlerin lider şirketleri bizimle çalışıyor. Özel entegratör kimliğimizle tüm sektörlerden, ayda 20’den 20 milyona kadar değişen sayıda fatura üreten 6 bin 500’ün üzerinde firmaya, kuruma özel yaklaşımla hizmet veriyoruz. Çünkü bizim için fatura sayısından daha önemli olan, bu firmalara her durumda aynı derecede hassasiyet göstermek ve aynı kalitede hizmet sunabilmek.
e-Dönüşüm yolculuğunda Digital Planet ile ilerlemeye karar vermiş müşterilerimize başvuru aşamasındaki tüm süreçlerde gereksinim duyduğu tüm desteği sağlıyoruz. e-Dönüşüm platformlarımız kullanılmaya başlandığı andan itibaren de yine tüm ihtiyaçlarda 7 gün 24 saat uzman destek ekibimiz müşterilerimize hizmet veriyor. Dolayısıyla, Digital Planet’te her müşteri ihtiyaç anında bir yol arkadaşına anında ulaşabiliyor. GİB’in gerçekleştirdiği yenilikleri de hızlı bir şekilde sistemlerimize adapte edebiliyoruz. Kurumsal yaklaşımımızda destek hizmetini oldukça önemsiyoruz
Digital Planet’in geleceğe yönelik hedefleri konusunda bilgi verebilir misiniz?
Güçlü Ar-Ge merkezimizle geliştirmeye devam ettiğimiz çözümlerimiz ile tüm Türkiye'de yaygınlaşırken, Avrupa, Amerika, Rusya ve Ortadoğu ülkelerinden müşterileri portföyümüze katarak globalleşme yolunda hız kesmeden ilerliyoruz.
Sağlam temellerle ilerlediğimiz müşteri memnuniyetini, güvenilir ve kesintisiz hizmet kalitesini ön planda tutarak Türkiye’de e-Dönüşüm pazar payımızı artırmak, tüm Türkiye’de mevcut iş ortaklığı yapımızı daha da genişletecek çalışmalara hız vermek, e-dönüşümün her alanında öncü katkılarda bulunarak Türkiye’de bu dönüşüm yoluna adım atmaya hazırlanan firmalara yol gösterici olmak başlıca hedeflerimiz arasındadır.
Dünya çapındaki iş ortağı sayımızı 10’lardan 100’lere çıkararak en az 30 farklı ülkede kendi çözümlerimizi sunacağız. e-Dönüşümde ise mevcut konumumuzu koruyup müşteri ve fatura adetlerimizi daha da artırarak 20 bin kurumsal müşteriye önümüzdeki 3 ila 5 yıl içinde ulaşacağız. Buna ek olarak, Türkiye’nin en büyük ve kapsamlı fatura platformu olma özelliğimizi katma değerli servislerimizi yeni ürünlerle destekleyerek devam ettireceğiz. Örneğin finansal çözümler platformumuz “Parantez”, mobil ödeme platformumuz “PayAll” ve birçok yeni ürünümüz, pazarı yönlendirici ve yönetici konumumuzu güçlendirecektir. Bunun yanı sıra, Ar-Ge’sini yaptığımız sıkıştırma ve saklama alanlarındaki inovatif teknolojilere de yatırım yapmaya devam edeceğiz.
