E-fatura, e-defteri bastırdı (mı?)

Kurumsal yönetişim ve merkezi bütçe hedeflerine uygunluk, kayıtdışına karşı önlem gibi adımlar e-defterin öne çıkan faydaları. Önümüzdeki dönemde hem mükellef hem de defter kapsamının genişlemesi öngörülüyor. Ancak mükelleflerin e-faturaya alışma süreci, e-defter hazırlıklarının da biraz ağır ilerlemesine yol açıyor.

E-faturaya geçiş için tanınan süre 1 Nisan 2014 itibariyle sona eriyor. Şirketler bu aşamada ağırlıklı olarak e-fatura uygulamasına geçmek, uygulamayı kullanmaya başlamak, varsa sıkıntılarını gidermek üzerine odaklanmış durumdalar. Bu arada, e-fatura geçişini son güne bırakmadan yapan şirketler e-defter için de hazırlıklarına başladılar. Ancak KoçSistem Ar-Ge ve İş Uygulamaları Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu, genel duruma bakıldığında, mükelleflerin e-defter uygulamasına tabi olduklarının farkında olduklarını, ama henüz bu konuda tam anlamıyla hazırlık yapmaya başlayan şirket sayısının az olduğunu vurguladı. Müşterilerinin kendi yazılımlarını üretmeleri, bu yazılımlarına uyumluluk onayı alma süreçleri ile, hazır yazılımdan faydalanmaları arasında gerek işgücü gerek maliyet gerekse verim anlamında oldukça büyük bir fark olduğunu hatırlatan Çetinoğlu, e-defter mükellefi olan müşterilerin kendi yazılımlarını geliştirmelerinden ziyade, onların ihtiyaçları doğrultusunda ürettikleri yazılımları kullanmaları yönünde teşvik ettiklerini söyledi. “Kendi yazılımlarını geliştirmeyi tercih eden müşterilerimize de destek oluyoruz” eklemesini yapan Çetinoğlu, bu başlıkta beklentilerini şöyle anlattı:
“E-defter uygulamasının hem mükellef hem de defterler yönünden geniş kapsamlı tutulmadığını görüyoruz. Şu an yalnızca tebliğde belirtilen şartları sağlayan anonim ve limited şirketler bu uygulamadan yararlanabilmekte. Ayrıca elektronik ortamda tutulabilecek defterler yalnızca www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan defterler ile sınırlı tutulduğu için sadece yevmiye defteri ve büyük defterler bu uygulamadan yararlanabilmekte. Önümüzdeki dönemde hem mükellef kapsamının hem de defter kapsamının genişleyeceğini öngörüyoruz.”
E-fatura ilgisi ön planda
“Müşterilerimiz yaptığımız bilgilendirme çalışmaları sayesinde kapsam içine girdiklerini bilmekte. Ancak e-faturaya alışma sürecinde olduklarından, e-defter hazırlıkları olması gereken düzeyde değil” saptamasını yapan Soft Yazılım Müdürü Birol Umay’ın verdiği bilgiye göre, e-defter konusunda bundan sonraki adım beratların bir web servisi aracılığı yüklenmesi olacak. Sonrasında e-defterlerin 7 gün 24 saat GİB tarafından elektronik denetime açık bir şekilde tutulması da gündeme gelecek.
“Maalesef ülkemizde kamu tarafından getirilen zorunlu değişikliklerde şirketler lehine vergi veya sigorta primi teşviki gibi bir durum yoksa, iptal veya süre uzatması gelebilir ihtimali ile son ana kadar bekleme eğilimi var” eleştirisini yapan Link Bilgisayar ERP Danışmanı Hazal Gümüş de gündemde olması itibariyle asıl ilginin e-faturaya olduğuna işaret etti. Hatta 67 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirkülerinden sonra e-defterin 2014 yılından 2015 yılına ötelendiği algısı, Gümüş’e göre, e-defteri birçok şirketin gündeminden çıkardı. E-defterde standart olarak benimsenen XBRL, aslında tüm finansal raporların hazırlanmasına olanak sağlıyor. Öte yandan, gerek VUK gerekse TTK’ya göre tutulması gereken defterler Yevmiye ve Defter-i Kebir ile bitmiyor. Gümüş’ün de belirttiği gibi, 1. Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Envanter Defteri, Karar Defteri, İşletme Defteri gibi defterlerin de elektronik olarak tutulabileceği yer alıyor. Gümüş’e göre, GİB’in ilerideki tarihlerde bu defterler için de veri standardını belirlemesi durumunda, bu defterler de elektronik ortamda hazırlanabilecek. Varolan çözümler güven ve tasarruf demek

“Açıkçası halen e-fatura kapsamına girdiğinin dahi farkında olmayan mükellefler var” eleştirisini yapan İnnova Finansal İşlem Çözümleri Direktörü Murat Kayıhan, e fatura kullanması gerektiğini bilen, ancak e-defter uygulamasına da tabi olduğunu bilmeyen mükellefler olduğuna dikkat çekti. Bu yüzden birçok durumda e-defter konusunda bir planlama yapılmadığı görülüyor. “İrtibatta olduğumuz, görüştüğümüz mükelleflere e fatura ve e deftere geçiş ile ilgili yükümlülüklerine dair bilgilendirme yapıyoruz” diyen Kayıhan’a göre, çok özel ve uzmanlık gerektiren konular olduğu için genel olarak mükelleflerin kendi yazılımlarını geliştirmek yerine, var olan çözümleri tercih etmek yönünde bir eğilim gösterdiğini söylenebilir. Bir mükellefin çözümü kendi içerisinde sıfırdan yazdırması gerek zaman gerekse para açısından daha maliyetli olabiliyor. “Yine de kendi yazılımlarını içeride geliştirmek isteyen kurumlara bu konuda danışmanlık hizmeti sunuyoruz” diyen Kayıhan, beklentilerini ise şöyle sıraladı:
“Şu an GİB, e-defter uygulamasında her bir ERP uygulaması için uyumluluk onayı alınmasını istiyor. Ancak yakın bir gelecekte e-defter uygulaması için uyumluluk onayının ERP bağımsız yapılması ve kılavuzların da buna göre güncellenmesi bekleniyor. Dolayısıyla bu değişiklik, ERP bağımsız ticari e-defter uygulaması geliştirilebilmesinin önünü açıyor, ki halihazırda bizim geliştirmiş olduğumuz bu alanda bir çözümümüz var.”
Artan denetim, güçlenen mali yapı
e-Defter zorunluluğu kapsamının genişleyeceği ve defter sisteminin gelecekte devletin sistemleriyle bütünleşik çalışacağı beklentisini paylaşan Login Bilgisayar Projeler Müdürü Zeynep Gürdal’a göre, bu aşamalar sonrasında denetim kalitesi artacak. Böylece kurumlar daha güçlü mali altyapıya sahip olacaklar. Workcube Başkan Yardımcısı Oğuz Demirkapı ise, e-defter verilerinin bulut üzerinde de arşivlenmesinin bir servis olarak yaygınlaşacağı kanısında. Buna göre, çözüm üreten merkezler genelde servis içerisinde bu servisi de dahil etmeyi planlasa da tüm bu süreçleri tümleşik olarak sunan genel merkezi servis ağlarının oluşacağı düşünülüyor.
E-fatura kapsamındaki şirketler aynı zamanda e-deftere de tabi. Şirketler e-faturaya geçiş aşamasında bu konuda bilgilendirildi. Dolayısı ile e-deftere tabi olduklarını biliyorlar. Ancak şirketlerin bir kısmı da yazılımların güncellenmesi aşamasında zorluklar yaşayabiliyor.
“Mevcut ERP yazılımlarına yatırım yapmak konusunda tereddüde ek olarak, bir kısım şirket ise ek maliyetler nedeniyle sıkıntı yaşamakta” bilgisini veren Veriban Genel Müdürü Nükhet Kocameşe, bu konuda bir çözüm ürettiklerini söyledi. Temel Teknoloji tarafından geliştirilen Freedom Ekspres ERP yazılımı e-fatura kullanıcılarına aylık 200 TL ilave ücretle ve üstelik tüm güncellemeleri ücretsiz olmak şartıyla şirketlerin hizmetine sunuyor. Kocameşe, mükelleflerin mevcut yazılımları ile her türlü uyumluluğu sağladıklarına işaret ediyor. Kocameşe, “Yine de yazılımını geliştirmek isteyenlere Freedom Ekspres ERP ile destek olmaya devam ediyoruz” bilgisini ekledi. Vega Bilgisayar Genel Müdürü Okan Emir, e-deftere konu olan verilerin kaynak bilgi sistemlerinden aktarılıp işlenmesinden, GİB tarafından onaylanan beratların arşivlenmesine kadar olan süreçte, danışmanlık ve rehberlik verdiklerini vurguladı.

BANKALAR İÇİN ÖZEL DÜZENLEME OLABİLİR

E-fatura kullanımında zorunluluk kapsamında bulunan şirketler e-defter uygulamasına da tabi olduklarını biliyorlar ve hazırlıklarını bu yönde yapıyorlar. “Ancak çoğu şirket e-defter uygulamasına dahil olmak için e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğunun kalkmış olmasından habersiz” diyen Digital Planet Genel Müdür Yardımcısı Murat Pekmezyan, bu konuda bilgilendirme yaptıklarını söyledi. Kendi e-defter yazılımını geliştirmek isteyen mükelleflerden ise şimdiye kadar destek talebi gelmediğini, ama talep gelmesi halinde bilgi paylaşımına sıcak bakacaklarını vurgulayan Pekmezyan, e-defter konusunda beklentilerini şöyle anlattı:
“Diğer şirketlere kıyasla çok farklı ürünlere ve çok büyük defter verilerine sahip olan ve şube bazında yasal defter üreten bankalar için özel bir düzenleme yapılabileceğini öngörüyoruz. Ayrıca yevmiye ve kebir defterlerini takiben envanter defterinin de e-defter kapsamına dahil edilmesini bekliyoruz. Düzenleme yapılması muhtemel olan hususlarda hazırlıklarımızı yapıyoruz.”

YÜKSEK MALİYETE KARŞI AVANTAJ

Şu an için mükellef şirketlerin odak noktası fatura. Fakat eFinans Satış Müdürü Aysel Bilay Kahya’nın dikkat çektiği gibi, 2014 Ocak ayı itibari ile de e-defter ürünü için de araştırmalara başladılar. Öngörülerini ‘yılın 3. çeyreğinde daha fazla önem vererek şirketlerin hazırlık yapması’ olarak özetleyen Kahya’ya göre, e-defter ürününün e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırıldıktan sonra fatura mükellefleri haricindeki birçok şirket de bu ürünü kullanmak için talepte bulunuyor. Defter basma süreçlerinin zorluğu ve maliyetlerinin yüksek olmasından kaynaklı olarak şirketler de bu ürünü bir avantaj olarak görüp sistemsel olarak kendilerini hazırlamaya çalışıyorlar. Kahya, e-defter ekseninde ilerleyen süreçte beklentilerini de şöyle detaylandırdı:
“e-Defter konusunda öncelikle GİB tarafından çevrimiçi bütünleştirme çalışmasının yapılmasını bekliyoruz. e-Defter ürününün ERP muhasebe programı bağlılığı olmadan hizmet sağlayabilmesini ve verilerin güvenli ortamda, internet olan her yerden tek bir merkez üzerinden ulaşılabilmesini sağlamak için e-Defter Bulut ürünü üzerinde çalışıyoruz. e-Defter verilerinin XBRL formatta olması raporlama olanağı sağladığı için de şirketlere, şirketler tarafından analizine izin verildiği koşulda finansal raporlar ve ek hizmetler sunacağız.”

ÖZEL GEREKLİLİKLERE TAM DESTEK

E-fatura kapsamına giren mükelleflerde bu konuda oldukça yaygın bir bilinç söz konusu. “Netsis, E-Fatura ile birlikte E-Defter uygulamasında da bütünleştirme izni ilk alan yazılım markası olmuştu” bilgisini paylaşan Netsis Başkan Yardımcısı Medi Ventura, mükelleflerin kendi yazılımlarını kendilerinin geliştirmesi sürecinde bir destek verme yönünde faaliyetleri olmadığını söyledi ama eklemeden geçmedi: “Ancak Netsis kullanıcılarının kendi sektörel gereklilikleri ya da şirket yapılanmalarının özel bir gerekliliği olarak ek bir uygulama geliştirilmesi gerekiyorsa bu konuda destek sağlayabiliyoruz.”

FARKLI FORMATLARA UYUMLU YAPI

E-fatura mükelleflerinin neredeyse tamamı e-deftere geçişin önümüzdeki sene zorunlu olduğunu biliyor. Bu konuda hazırlıklar aslında çok daha erken başladı. Bunun nedeni; birçok şirketin e-defter sistemine geçişin bu sene başında tamamlanması gerektiğini düşünmesi, ancak GİB’in ertelemesinin ardından şirketler tarafında hazırlık sürecinin biraz yavaşlamış olması. Bu yorumu yapan Mebitech Bilişim Yazılım Geliştiricisi Sinan Selimoğlu’nun belirttiği gibi, şu an e-defter dosyasından oluşturulan berat uzantılı dosyaların sisteme yüklenmesi tamamen kullanıcı sorumluluğu altında. Kullanıcı e-defter uyumlu programın verdiği berat dosyasını GİB’in portalına giriş yaptıktan sonra yükleyebilir. “İlerleyen süreçte beklentimiz GİB’in, dosyaların yüklenmesi için bir web servis sağlaması” diyen Selimoğlu, bu sürece kolay uyum için Mebitech E-Defter programını web uygulaması olarak geliştirdiklerini hatırlattı. Selimoğlu ekledi: “Şirketlerin yaşadığı bir sorun, ERP sistemlerinden aldıkları defter dosyasının, görüntülenme sırasında yetersiz kalması ve piyasada bulunan ofis programlarının bu dosyaları açarken format uyumsuzluğu yaşaması. Mebitech E-defter yazılımından farklı birçok formatta çıktı alınabildiği için bu format sorunu ortadan kaldırmayı planlıyoruz.”