e-Yazışma pilot uygulama ile başladı

e-Yazışma Projesi'nde birçok kurum yer alıyor.e-Yazışma Projesi Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) Bilgi Toplumu Dairesi, Bilgi Toplumu Stratejisi 73 numaralı “Ortak Hizmetlerin Oluşturulması” eylemine dayanarak 2010 yılı içerisinde başlatıldı. Projede Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve DPT pilot kurumlar olarak yer alıyor.
Şubat 2011’de sözleşmesi imzalanan hizmet alımı kapsamında 6 pilot kurumun katılımıyla sürdürülüyor. Proje süreçlerinin sağlıklı bir biçimde takip edilebilmesi amacıyla www.e-yazisma.gov.tr portalı ise bu kapsamda hayata geçirildi. Projeye Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve TÜBİTAK-Bilgem tarafından da katkı sağlanıyor.
Haziran 2011 içinde pilot uygulamanın ilk çıktılarının elde edilmesi öngörülüyor.
e-Yazışmanın standartları ortaya konacak
Projenin amacı, kamu kurumları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak kurallar setinin geliştirilmesi olacak. Pilot kurumlar e-Yazışma süreçlerinde elde ettikleri deneyimleri hem sektör şirketleri ile paylaşacak hem de “Elektronik Belge Yönetim Sistemleri” konusunda elde edilecek bilgilerle standartlar ortaya konacak.
Proje kurum içi resmi yazışma süreçlerine ilişkin bir kapsam belirlememesine rağmen, kurumlar arası sürece dair elde edilecek birikimlerle kurum içi süreçlerin de yeniden yapılandırılması sağlanabilecek. Bu sayede kurum içi yapılarında farklı e-yazışma süreçleri işleten kurumlar, e-Yazışma Projesi’nde belirlenecek ortak kriterler sayesinde birlikte çalışabilir sistemleri kullanmak için süreçlerini yeniden güncellemeleri gerekecek.
Proje sayesinde elde edilecek veriler aynı zamanda mevzuat üzerindeki engelleri ve yapılması gereken değişiklikleri de ortaya çıkaracak. Bu sayede önümüzdeki dönem tekrar gündeme gelecek olan e-Devlet Torba Yasası’nda da gerekli düzenlemelerin maddelere eklenmesi sağlanabilecek.

e-Yazışma çözüm mimarisi
e-Yazışma projesi belirlenen amaç, kapsam ve hedefler çerçevesinde temel olarak kurumlar arası belge paylaşımının sağlanabilmesini hedefleyecek. Bu kapsamda belgelerin hangi formatta olacağı açık ve net bir biçimde ortaya konması, paylaşılacak belgenin bütünlüğünün, güvenliğinin ve güvenilirliğinin sağlanması, hukuki geçerliliğinin korunması ve doğru kişi ya da birimler tarafından iletildiğinden emin olunması gerekiyor. Proje çıktıları olarak ise ortak belge formatının oluşturulması, e-İmza mekanizmasının işletilmesi, şifreleme mekanizmasının belirlenmesi, mesaj paylaşım platformu ve kayıtlı elektronik posta sisteminin projeye dahil edilmesi hedeflenirken belgeler için oluşturulacak arşiv standartları da ortaya çıkarılmış olacak.

Haziran ayı içinde projenin tamamlanması öngörülüyor
Şubat içerisinde DPT tarafından hizmet alımı gerçekleştirilen projenin kapsamı, kamu kurumları arasında iletilecek resmi yazışmalar ile bunların üstverilerini ve elektronik imzalarını taşıyacak paket yapısı belirlenecek ve belgelerin kurumlar arasında güvenli şekilde iletilmesini sağlayacak şifreleme mekanizması ortaya çıkarılacak.
e-Yazışma Portalı ile pilot uygulamada elde edilen bilgi birikimleri detaylı bir biçimde tanımlanarak e-Yazışma Teknik Spesifikasyon Dokümanı hazırlanacak. Pilot çalışma dahil olmak üzere e-Yazışma Projesi’nin ilk bölümünün Haziran ayı içerisinde tamamlanması öngörülüyor.