Eğilim bütünleştirme ve bulut bilişim yönünde
Doküman yönetiminin kurumlarda kullanılmakta olan ERP ve CRM sistemleri ile bütünleştirilmesi sonucunda, milyonlarca bilgi ve belge içinden doğru bilgi ve belgeye hızlıca ulaşılabilirken, bulut bilişim kaynakların ihtiyaç duyulduğu kadar kullanımını sağlıyor.
Bilgi ve doküman yönetiminde sektör temsilcilerine göre en belirgin eğilimler, başta kurumun diğer sistemleri ile bütünleşme olmak üzere bulut bilişimle yaşanan farklı servislere dönüşüm. Xerox Türkiye Pazarlama ve Stratejik Teklif ve İhaleler Direktörü Ayşen Şişman’a göre de, kurumlar bilgi ve doküman yönetimini, birçok çözümü aynı anda sunan tedarikçiler ile gerçekleştirme eğilimindeler. Şişman’a göre doküman yönetim sistemlerinin kurumun diğer sistemleri ile bütünleştirilmesi önemli. Şişman, doküman yönetiminin kurumlarda kullanılmakta olan ERP ve CRM sistemleri ile bütünleştirilmesi sonucunda, kurum çalışanlarının milyonlarca bilgi ve belge içinden doğru bilgi ve belgeye hızlıca ulaşabildiğine dikkat çekiyor. Navigator İş ve Bilgi Yönetim Hizmetleri Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı da aynı düşünceyi paylaşanlardan. Kurumların genellikle kullandıkları sistem ya da çözümlerin birbirinden bağımsız olmasını istemediğini ve bütünleşik yapılara ihtiyaç duyduğunu belirten Bıçakçı, “Bu sebeple bilgi ve doküman yönetim sisteminin kurumun kullandığı diğer sistemlerle birlikte çalışması önemli bir unsur” diye konuştu.Datamarket Kıdemli Teknik Satış Danışmanı Levent Engin de uygulamalar için kısa dönemdeki beklentilerin ulaşılabilirlik, kullanım kolaylığı ve bu ihtiyaçların altyapısını oluşturan geleneksel veri tabanlı uygulamalarla doküman yönetimi ve iş akış sistemlerin güçlü bütünleştirilmesinin sağlanması gerektiği görüşünde. Engin bunların yanı sıra ise güçlü ağ ve altyapının da, merkezi sistemlerin kullanılmasını teşvik ettiğini de belirtti.
Belgelerim tüm yaşam döngüsü elektronik ortama geçtiğinde e-imza önem kazanıyor
Bilgi ve belgelerin elektronik ortamda oluşturulduğu ve tüm yaşam döngülerini kağıt ortama hiç geçmeden elektronik ortamda sürdürebildiği süreçte doküman yönetiminin bir parçası olarak devreye elektronik imza girdiğini belirten E-Güven Genel Müdürü Can Orhun, elektronik hizmet sağlayıcısı E-Güven olarak kurumsal müşterilere gizlilik gerektiren belgelerin güvenli bir biçimde alışverişini sağlayan bir çözüm ile kurum içi ve kurum dışı iletişimi kolaylaştıran İmzala-Gönder’i sunduklarını belirtti. Orhun şu değerlendirmelerde bulundu: “Elektronik imza ve çözümlerine bütünleştirilen bu çözümler, hem zamandan hem paradan tasarruf sağlıyor ve kurumların üstündeki iş yükünü azaltıyor. Örneğin banka talimatı için İmzala-Gönder ürününü kullanan bir kurum ile bu işlemi hala eski yöntemle halletmeye çalışan bir kurumun iş süreçleri tamamen farklı bir yol izliyor. İmzala-Gönder ile mobil veya elektronik imza ile imzalanan dokümanın başka kişi ve sistemlere aktarılabilmesi ve sistemde tanımlı kullanıcılar arasında dolaşımı sağlanıyor. Böylece banka talimatı için ıslak imzalı klasörün kurum içinde dolaştırılması, bankaya faks çekilmesi, gönderim sonrası bankanın aranarak teyit alınması ve bankayla kurum arasında gerçekleştirilmesi gereken sayısız telefon ve e-posta görüşmesine gerek kalmıyor.”
