Elektronik ortamda oluşturulan belgeler dijital olarak saklanmalı

Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı, elektronik saklama konusunda kamu kurum ve kuruluşları için bir uyarı yazısı yayımladı. Başkanlık, tüm kamu idarelerine elektronik ortamda üretilen belgelerin fiziki çıktılarının alınmaması, belgelerde e-İmza kullanılması ve söz konusu belgelerin dijital ortamda saklanması konusunda uyarıda bulundu. Resmî belgelere kolayca ulaşılabilmesi, arşivleme işlemlerindeki operasyonel yükün azaltılması ve bürokrasinin hızlandırılması amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarında belgelerin dijital ortamda arşivlenmesi öneriliyor. Kamu kurumlarında görülen bu sorunlar özel şirketlerde de yaşanabiliyor. Benzer sorunların önüne geçmek için özel şirketlerin de elektronik saklama yöntemlerini kullanmaları oldukça önemli bir adım olarak görülüyor.

E-Saklama; resmî, hukuki ve ticari niteliği olan her türlü bilgi ve belgenin, elektronik ortamda güvenli ve yasal olarak uzun süreli saklanmasını sağlıyor. Elektronik saklama; özel şirketlere, kamu kurumlarına ve bireylere resmi evrak arşivleme konusunda maliyet ve zaman tasarrufu sunuyor. E-Saklama ile özel şirketlerin elektronik dosya, doküman, belge, kayıt ve arşivleri her türlü riske karşı kesin bir koruma altına alınıyor. E-Saklama; özel şirketlerin belge yönetimini modernleştirirken, aynı zamanda kâğıt kullanımının önüne geçerek kullanıcılarının çevre dostu bir kimliğe bürünmesini sağlıyor.
Resmi otoritelerce onaylı bir hizmet sağlayıcı tarafından sunulan E-Saklama; standart e-posta sağlayıcılarının depolama alanlarından ya da piyasadaki diğer bulut saklama yöntemlerinden farklı olarak belgelerin %100 yasal değişmezlik garantisi ile 20 yıl süreyle saklanmasına imkân tanıyor. Bu sebeple bireyler ve şirketler güvenli elektronik saklama hizmeti almak için resmi hizmet sağlayıcıları tercih ediyor.

Uzun süre güvenli saklama mümkün oluyor
Geleneksel kâğıt tabanlı saklama yöntemlerinin yerini alan dijital saklama çözümleri sayesinde özel şirketler için e-Saklamanın önemi giderek artıyor. E-Saklama ile belgelerin yangın, deprem, sel gibi doğal afetler ya da hırsızlık gibi insan kaynaklı risklerden etkilenme ihtimali sıfıra inerken veri kaybı riski de ortadan kalkıyor. Elektronik ortamda arşivlenen belgelere zaman ve mekân gözetmeksizin internetin olduğu her yerden erişim sağlanabiliyor. Bu durum iş süreçlerini hızlandırırken verimliliğin artmasına olanak tanıyor. Kâğıt tabanlı belgelerin aksine e-Saklama uygulamasıyla muhafaza edilen veriler fiziksel alan gerektirmiyor. Böylece özel şirketlerdeki ve ticari işletmelerdeki evrak depolama ihtiyaçları ortadan kalkarken maliyetlerde ciddi düşüşler yaşanıyor. Elektronik belgeler uygun şekilde yedeklendiği takdirde uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde korunuyor. E-Saklama uygulamasının özel şirketlere getirdiği avantajlar hakkında bilgiler veren TÜRKKEP Genel Müdürü Olcay Yıldız, şu bilgileri verdi:

“Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı tarafından Resmi Gazete’de yayımlanan uyarıyla kamu kurumlarına elektronik saklamanın önemi bir kez daha hatırlatıldı. Elektronik belgelerin fiziki olarak saklanması sorunu sadece kamu kurumlarında değil, özel sektörde de yaşandığı için TÜRKKEP olarak bu uyarıyı önemsiyoruz. İş süreçlerinin dijitalleşmesi ve Türkiye’nin dijital dönüşümü için kamudan özel sektöre kadar tüm taraflara elektronik saklama yöntemlerinin önemini biz de hatırlatmak isteriz. TÜRKKEP, 2013 yılında Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Hizmet Sağlayıcısı olarak yetkilendirilmiştir. E-dönüşümün Türkiye’deki pazar lideri olarak Türk Ticaret Kanunu’na uygun şekilde verdiğimiz TÜRKKEP e-Saklama hizmetiyle tüm şirketlerimizin yanındayız. TÜRKKEP e-Saklama alanının, standart e-posta sağlayıcılarının ya da piyasadaki diğer bulut saklama sistemlerinin sunduğu saklama yöntemlerinden farklılıkları var. Örneğin biz TÜRKKEP olarak e-Saklama sistemlerimizde yer alan tüm belgeleri %100 yasal değişmezlik garantisiyle saklıyoruz. Yani belge size 20 yıl sonra da lazım olduğunda biz bunun değişmediğini ispatlıyor, hukuki ve ticari verileri yasal, geçerli ve güvenli bir şekilde muhafaza ediyoruz. Saklanan belgelerin silme işlemi sadece hizmeti alan şirketin özel başvurusu ile TÜRKKEP’in uzman çalışanları tarafından yapılıyor. TÜRKKEP e-Saklama’nın; hayatımız boyunca bireysel ve ticari tüm önemli evrak ve dosyalarımızın güvenle saklanması için en doğru yöntem olduğunu düşünüyoruz. Bu hizmetimiz ile ayrıca fiziki arşiv zahmetini ve veri kaybı riskini ortadan kaldırıyoruz. E-Saklama ile arşivlenen tüm verilerin tamamen TÜRKKEP koruması ve güvencesi altında olduğunu söyleyebiliriz. Kullanıcılarımız, diledikleri zaman hızlı bir şekilde elektronik verilerine erişim sağlayabiliyor.
Resmi olsun olmasın evrak ve belgelerin kolay ulaşılabilir olması, dijital olarak korunarak saklanabilmesi günümüzdeki en büyük ihtiyaçlar arasında. Belgelerin zaman içinde tahrip olması, zarar görmesi ya da kaybolması gibi sorunlar her zaman önemli bir konuyken özellikle afet dönemlerinde bu sıkıntılar daha çok karşımıza çıkabiliyor. Uluslararası istatistikler, afet durumlarında veri kaybının kurumlar için yıkıcı boyutlara ulaştığını çok net gösteriyor. Kahramanmaraş merkezli son depremde de bu konunun ne kadar önemli olduğunu bir kez daha görmüş olduk. TÜRKKEP e-Saklama kullanan birçok afetzede firmamız elektronik saklama yöntemini kullandığı için deprem sonrasında da önemli evraklarına kolaylıkla erişip işlerini sürdürebildi. Çünkü afet anlarında resmi evrakların kaybolması ya da tahrip olması ancak e-Saklama yöntemiyle önlenebilir.”