ERP SEÇİMİNDE TEHLİKELER VE RİSKLER
Nadiren de olsa bazı şirketler, bu süreci tıpkı uygulama süreci gibi ciddiye alarak, profesyonel yöntemlerle (danışmanlık desteği alarak, işletmenin ERP’ye hazır olma durumunu sorgulayarak, ihtiyaçları ve beklentileri net ortaya çıkartarak) geçirir. Ne ilk yaklaşım başarısız ERP uygulaması için, ne de ikincisi başarılı ERP uygulaması için bir neden olarak görülmemelidir. Doğru ERP çözümüne ulaşmada birçok etken rol oynar.
Birçok şirket ERP projesinin başarıyla gerçekleştirilmesi konusunda endişe duyar. Uzmanlar, başarısızlıktan dolayı ortaya çıkacak büyük ölçüde yatırım kaybı konusunda uyarılarda bulunmaktadır. Yapılan araştırmalar, bu süreci yaşayan şirketlerin yüzde 85’inin hedeflerine ulaşmadığını göstermektedir. (FAZ, 2003). ERP projeleri, yüzde 28 ‘lik oranla, karşılaşılan büyük sorunlar nedeniyle, yarıda bırakılmaktadır. (Standish Group, 2000). Bu durum büyük oranda para kayıplarına da neden olmaktadır. Lisans ve danışmanlık bedeli olarak, orta ölçekli işletmeler için, kullanıcı başına yaklaşık 4.500 avro ve toplamda 100.000 – 250.000 avroluk bir bedel kaybedilmektedir. Daha büyük işletmeler için, bu rakam milyon avro seviyelerine kadar çıkmaktadır. (Grafik I )
Bunun dışında, çoğunlukla gözden kaçan bir diğer maliyet ise, ERP seçim ve uygulama sürecinde, işletme içi kullanılan kaynakların maliyetidir. Bu süre büyük projelerde 40 kişi.ay’ı bulabilmektedir.
ERP seçimindeki görevler
ERP seçim sürecinde, doğru karar için çok fazla sorunun yanında, yapılması gereken görevler nelerdir? ERP seçiminin sonucunda, seçilen ERP tedarikçi ile, yazılımın kullanım hakkı (lisans sözleşmesi), alınacak danışmanlık hizmetleri (uygulama danışmanlık sözleşmesi), yazılımının yeni sürümlerinin ya da güncellemelerin elde edilmesi (bakım anlaşması) ve çalışma şartlarını içeren sözleşme imzalanır. Uygulama danışmanlık sözleşmesinde, proje bütçesi, zaman ve kaynak planı, önemli kilometre taşları gibi bilgiler detaylandırılmalıdır.
Ancak, yukarıda belirtilen görevler yerine getirilse de, şirketlerin uygulamadan tam anlamıyla memnun kalma noktasına ulaşıldığında, yatırım miktarı oldukça yüksek değerlere çıkmaktadır. Çoğu şirket, ERP yazılımı ile, hedeflerine çok kısa sürede ulaşabileceklerini düşünmektedir. Bu anlaşılır bir durumdur. Ancak doğru yaklaşım, ihtiyaçların net ve anlaşılır olması, aşırı beklentilerle süreci tehlikeye atmamak olmalıdır. Aksi takdirde kötü sonuçlar elde edilir.
İhtiyaçların belirlenmesi:
ERP yazılımları, iş süreçlerini destekleyen bir yazılımdır. Proje hedeflerinin karşısında, bilgi sistemleri teknolojisi, iş süreçleri, bilgi ve doküman akışına yönelik ihtiyaçları karşılayacak ERP çözümündeki uygulamalar yer alır. Çoğu ERP projesinde, bu detaylı ve geniş süreç analizi ve ihtiyaç belirleme tabloları ile karşılanır.
ERP pazar analizi:
Özellikle, ERP pazarında, farklı özelliklerde orta ölçekli tedarikçi şirketler mevcuttur. Örneğin, Almanya’da yaklaşık 500’ü aşkın yazılım şirketi, 200’ü aşkın farklı ERP çözümü ile yer alır. Türkiye ise bu rakamlar Almanya ile karşılaştırıldığında yüzde 15-20 seviyelerindedir. Farklı sektörel uygulama çözümleri dikkate alındığında çözüm rakamı daha yukarılara çıkmaktadır. Çok bilinen, sık kullanılan ve daha kurumsal tedarikçilerin sunduğu ERP yazılımlarını düşündüğümüzde, bu sayı 5-10 aralığındadır. Genellikle şirketler kısa listelerini bu tedarikçi şirket ya da yazılımlar üzerinden oluşturur. Bu listede yer alan çözümlerin tercih sebepleri, fuar yada seminerlerdeki tanıtım, pazarlama araçlarının etkin kullanımı, başarı öyküleri ve sektörel referanslardır.
Tekliflendirme ve karşılaştırma:
Tekliflendirme talebi, tedarikçilere, detaylı bir şekilde hazırlanması istenerek iletilir. Bu talep tedarikçiler tarafından karşılanır. Bu teklifin içerisinde, uygun görülen modüller, lisans, danışmanlık ve bakım bedelleri ile genel çalışma şartları yer alır.
Şartname ve sözleşme
görüşmeleri:
ERP seçim sürecinin sonunda 1-3 arasında tedarikçi şirket ile sözleşme görüşmeleri gerçekleşir. Kompleks projelerde, özellikle ERP uygulamasını kullanacak şirkete özel talepler (genellikle gizli maliyet olarak adlandırılır) ve karşılanma yöntemleri (standart fonksiyonlar ile geliştirme ile ya da iş ortağı çözümü ile) detaylı bir şekilde ele alınmalıdır. Aksi taktirde, uygulama süresi içerisinde, ek danışmanlık ve geliştirme maliyeti olarak projeye yansır. Yine bu süreçte, hukuksal yükümlülükler, ihtilaf halinde başvurular, edinme koşulları (destek fon kullanımı, kiralama opsiyonları gibi) görüşülerek, kararlaştırılır.
ERP seçimini etkileyen faktörler
Farklı durumlar ve gelişmeler dikkate alındığında, ERP seçiminde doğru yolu bulmak her zaman kolay değildir. ERP seçimindeki faktörler:
ERP projelerinin karmaşıklığı (İşletme içerisinde uygulama alanının büyüklüğü, lokasyon ve kullanıcı sayıları)
Karmaşık süreçler ve uygulamalar, genellikler ERP projelerinde yatırım miktarı ve riskini artırır. Yeni yazılımın birden fazla lokasyon ve iş alanlarında çalışması, yazılımdan çok farklı beklentilerin ortaya çıkmasına yol açar. Bu nedenle, ERP seçimindeki sistematik ve detaylı çalışma, bu tarz karmaşık süreçlerdeki ERP uygulamaları için gereklidir.
ERP projelerinde politika faktörü
Projenin farklı lokasyonlarda ya da departmanlarda kullanılacağı düşünüldüğünde, bu alanlardaki profesyoneller, geçmiş tecrübe ya da bilgileri ışığında uygun ERP hakkında fikir, yorum, öneri sunarlar. Bu düşüncelerin sonucunda da, şirketin seçim kararı politik gereçler ile alınabilir. Bu gibi durumlarda karar, ileride ortaya çıkabilecek riskler göz önüne alınarak, bir konsensüs sonucunda alınmalıdır.
ERP projelerinde öncelikler ve sorumluluklar (Yönetim kararlılığı, proje ekibi)
İşletme içerisinde, ERP projeleri, uygulamanın tüm işletmeye genişletilmesi amacıyla belirli bir ya da birden fazla departmanın sorumluluğuna atanabilir. Aynı zamanda, yönetim tarafından, projenin sağlıklı bir şekilde uygulanması amacıyla, kilometre taşları belirlenir. Bu yaklaşımda, en düşük seviyede, süreçlere dayalı uygulama ve kaynak kullanımı yatmaktadır. ERP projelerinde, yanlış önceliklerin belirlenmesi ve yönetim tarafından kararlılığın sürdürülememesi, başarısızlık riskini artıran en önemli unsurlardır.
Sonuç
Çoğu şirket için hedef, doğru çözüme en uygun fiyatla dolayısıyla düşük maliyetle ulaşmaktır. Bu hedefe ulaşmak için yolun başında, ERP seçim süreci gelir. Bu süreçte alınacak profesyonel danışmanlık desteğinin de tabii ki bir maliyeti olacaktır. Bu maliyetin analizi yapılırken, işletme içi kullanılan kaynağın, bilgi ve tecrübe eksikliğinde dolayı daha uzun süre kullanılması sonucu oluşacak kayıplar da göz önünde bulundurulmalıdır.
Diğer taraftan, çözümün ihtiyaçları karşılama derecesini, yazılım tedarikçisinin yaptığı sunum ve görüşmeler sonucunda belirlemektense, bunun daha profesyonel ve kayıt altına alınarak, ileride referans olarak kullanılacak şekilde belgelenmesi ve bu belgenin de sözleşme ekine konulması sonucu, olası riskler en alt seviyeye düşürülmüş olacaktır.
muharrem.gezer@trovarit.com
