Etkin proje portföy yönetimi: Süreç ve araç
İçinde bulunduğumuz dalgalı ekonomik kriz ortamı enterasan bir şekilde PPM pazarına olumlu etki yaptı. 2008’in ikinci yarısında masrafları kısmaya çalışan şirketler, “önceliklendirme ve fokuslandırma” yoluna gitmeye başladılar. Aynı şirketler BT yatırımlarının stratejik ve taktik olarak yönetimin kararlarını desteklemesi gerektiğini düşünüyorlardı. Bu şirketlerin aradıkları süreçler ve teknolojiler de PPM araçlarını üreten şirketlere gün doğmasını sağladı. PPM için pazar krize rağmen büyüdü.
Günümüzün BT şirketleri, pazardan aşağıdaki ihtiyaçlarını karşılamasını beklemeye başladı:
l BT kaynaklarının daha verimli yönetilmesi ve izlenmesi
l Merkezi ve standart bir talep yönetimi sürecinin oluşturulması
l Merkezi ve kolayca izlenebilir bir kaynak yönetimi yapısının oluşturulması
l Kritik kaynakların projelere atanması için optimizasyon ve kontrolün sağlanabilmesi
l İş birimleri ile iletişimin de geliştirilmesi
l Proje durumlarının sadece zaman planına uyum açısından değil, bütçe, risk, kalite vb. açısından da merkezi olarak izlenebilmesi
l Bir üst yönetim konsolunun olması
Yukarıdaki ihtiyaçlara kullanım kolaylığı, raporlama, yönetimin kolay olması gibi her ürün seçiminde dikkat edilmesi gereken klasik maddeleri de ekleyebiliriz. Bu maddelerin çokluğu bile tek başına bu seçimin bir proje disiplini içinde yapılması gerektiğini gösteriyor. Bir başka önemli konu da bu işin sadece bir ürün seçimi değil aynı zamanda organizasyon içinde bir kültür dönüşümü ve süreç çalışması gerektirmesi. Anlayacağınız hocanın dediği gibi marifet kavukta değil! Ürün tek başına yukarıdaki ihtiyaçları karşılayamaz.
Listelere baktığımızda onlarca incelemeye değer ürün var: Artemis, CA, Cardinis, Compuware, Daptive, HP, IBM, ITM-Software, Microsoft, Oracle, Planview, Primavera, SAP, Serena… Ürünün tek başına yeterli olmadığını düşündüğüm için hiçbir özel değerlendirme yapmıyor ve ürünleri sadece isim sırasında vermeye çalışıyorum.
Asıl üzerinde durmak istediğim konu proje portföy yönetimi aracı seçerken içinde bulunduğunuz organizasyonun çok önemli olduğu. Mevcut ihtiyaçlarınız, beklentileriniz neler? Doğru süreçleri nasıl oluşturabilirsiniz ve yaygınlaştırabilirsiniz? Unutmamak gerekiyor ki proje ve portföy yönetimi ürünü ile doğru projeler yaratılmıyor. Doğru projeleri seçen ve o projeleri doğru yöneten sizsiniz!
